Юридичний чекап бізнесу

Як підприємцю тримати руку на пульсі: поради адвоката

Існує стереотип про те, що юрист потрібен бізнесу лише на етапі відкриття юридичної особи чи ФОП. Сплата податків, подання декларацій, дотримання законодавства про працю, корпоративне управління – відповідальність керівника.

І через це більшість підприємців боїться пропустити важливі оновлення законодавства чи забути про дедлайни по звітності. А ще остерігається податкових перевірок та позовів від незадоволених працівників.

Юридичній особі чи ФОПу потрібен аудит бізнес-процесів, так само як кожній людині чекап здоров’я. Самостійне та своєчасне виявлення порушень у бізнесі обійдеться дешевше, ніж значні штрафи після перевірок та репутаційні ризики. Тож з’ясуймо, як проводити юридичний аудит компанії та яких частих помилок припускаються підприємці в процесі діяльності.

Що має контролювати кожен власник бізнесу?

Перевірка відповідності діяльності

На жаль, при масштабуванні підприємці забувають проконсультуватися з юристом. І замість омріяних прибутків отримують штрафи чи судові перспективи порушень. Тут, як зі станом здоров’я: перевіряйте вчасно, щоб не було пізно. Адже, ігноруючи вимоги закону, ви можете втратити бізнес.

Нині бізнеси хочуть допомагати армії, виробляти та постачати зброю, однак не задумуються про те, що потрібно додати новий КВЕД чи отримати ліцензію.

Наприклад, онлайн-школа, ФОП 2 групи, хоче запустити англомовний курс та набирає групу з іноземців. Якщо вона вчасно не перейде з 2 групи на 3 та прийматиме оплати в валюті, то матиме податкові ризики та може злетіти з єдиного податку. І платитиме податок на доходи за вищою ставкою – 18% та військовий збір за ставкою 5% на загальній системі.

Консультація юриста перед будь-яким сумнівним рішенням – це найкращий захист бізнесу від санкцій.

Аудит договорів

Домовленості “на словах” призводять до непорозумінь із партнерами та втрачених грошей. Крім того, податкові органи при документальних перевірках просять надати докази підтвердження операцій: контракти, інвойси, акти наданих послуг, рахунки та інше. І набагато краще робити їх завчасно, ніж в прискореному режимі та заднім числом.

Також часто власники бізнесу не перечитують договори, складені раніше, та забувають їх оновити. В результаті підприємець не має документа, на який можна послатися, щоб захистити свої права, бо не помітив, що, наприклад, строк договору сплив.

Наполегливо раджу переглянути положення старих контрактів про форс-мажорні обставини, адже під час повномасштабного вторгнення є підвищений ризик їх настання (ракетні обстріли, проблеми з електропостачанням, бойові дії тощо). Важливо передбачити чіткий порядок підтвердження виникнення форс-мажорної обставини та порядок повідомлення контрагента про неї.

Аналіз документів – це гостра потреба. Адже договори, які, на вашу думку, суто формальність, з часом зіграють проти вас.

Контроль за внутрішніми процесами, у тому числі домовленостями з підрядниками, постачальниками, партнерами – це ваш спокій та мінімізація юридичних ризиків.

Сплата податків і подача звітності

Найбільш поширене питання з-поміж підприємців, як уникнути перевірок? Від них не застрахований жоден бізнес. Однак якщо працювати офіційно, не допускати порушень податкового законодавства та виникнення заборгованостей, вірогідність призначення перевірки менша. Також органи ДПС можуть ініціювати перевірку у разі подання будь-ким скарги на ваш бізнес.

Податки та декларації – також правова відповідальність бізнесу. Якщо ви працюєте без оформлення ФОП – ризикуєте отримати штраф від 17 до 34 тисяч гривень і зобов’язання сплатити податки за минулий час. А в разі неправильних розрахунків сум податків і недоплат передбачений штраф від 5 до 10% від суми заборгованості та пеня. Тож якщо не контролювати стан кабінету платника податків, штрафні санкції збільшуватимуться, як небезпечні пухлини в організмі. А ще ви ризикуєте отримати судовий позов, коли щось виправляти буде запізно.

Найбільш поширена помилка магазинів – робота без РРО чи ПРРО та невидача чеків покупцям у паперовій чи електронній формі. Відсутність касового апарату може тягнути за собою штраф від 100 до 150% від вартості проданого товару.

Варто також пам’ятати, що роботодавець є податковим агентом та має сплачувати податки та подавати декларації за своїх працівників. І від цього залежить нарахування їхнього стажу.

Постійний моніторинг податків, звітності та оновлень законодавства в цій сфері – це юридична безпека бізнесу. А щоб нічого не пропустити, заручіться підтримкою правника.

Дотримання норм трудового законодавства

Будь-який керівник несе відповідальність за правильне оформлення працівників, внутрішній контроль компанії та виконання вимог законодавства про охорону праці.

Одне із найпоширеніших порушень – приховані трудові відносини: коли людина працює неофіційно чи за договором надання послуг. За таке порушення роботодавцеві загрожуватиме штраф у розмірі 80 тисяч гривень.

Перевірка кадрової документації – це найкращий шлях запобігання порушень. Директор має вести трудові книжки працівників та здійснювати їх облік на підприємстві, а також вчасно видавати накази про звільнення, переведення на іншу посаду і так далі. Ще власник бізнесу повинен знати норми законодавства про відпустки, лікарняні та проводити інструктажі з техніки безпеки.

Варто постійно тримати руку на пульсі та мати контакт правника, тоді юридичні ризики для бізнесу не страшні.

Чому варто скористатися юридичним супроводом бізнесу?

Дешевше та спокійніше робити аудит бізнес-процесів та виправляти минулі недопрацювання завчасно, а не в прискореному режимі перед перевіркою. Тоді ви не боятиметеся податкових перевірок і штрафів.

А щоб не розпорошуватися на купу функцій, найкращий варіант – обрати послугу юридичний супровід підприємства. Відтак вас завчасно повідомлятимуть про будь-які оновлення законодавства, ви оберете найефективніші превентивні заходи для бізнесу та вестимете діяльність без мандражу. Тож слідкуйте за юридичними процесами так само ретельно, як за своїм здоров’ям.