Платное участие агентства в тендере? А пуркуа бы и не па?*

С оживлением рынка  маркетинговых коммуникаций в 2011 году, начало расти количество тендеров на PR-услуги. И это хорошо. Но стало ли больше взаимопонимания между организаторами и участниками? Стали ли тендеры более цивилизованными и прозрачными? Оставим эти вопросы пока без ответа, и перейдем к небольшому анализу весьма интересной    стороны , о которой у нас обычно молчат - платные тендеры.

Тех, кто думает, что платить должен участник, сразу разочарую - нет, речь идет об оплате разработки тендерного предложения, подготовленного агентством, со стороны компании-организатора. Сегодня сама постановка вопроса таким образом вызывает у некоторых нервный смех, а то и возмущение: "Мы, ВЕЛИКИЕ и ИЗВЕСТНЫЕ, обратили на Вас внимание, а Вы деньги выставляете?.. Да как же Вы могли?  Да что ж это делается? ... "

Итак , агентство пригласили в тендер.

Давайте сразу договоримся, что речь идет о профессиональном агентстве, которое имеет определенный уровень известности, хорошую репутацию, имеет  нормальное порфолио, подкрепеленное отзывами и рекомендациями клиентов и уважает себя.  Ведь именно с таким агентством Вы бы хотели работать?

И еще: давайте примем, что участие в тендере - это ПРАВО, а не обязанность. Агентство (то самое - профессиональное, известное и т.д.) обычно  решает этот вопрос индивидуально,  исходя из ряда факторов - оно не обязано участвовать во всех тендерах, куда его зовут, оно тоже делает свой выбор и ОЦЕНИВАЕТ и бриф, и условия тендера, и компанию-организатора..

В каких случаях  агентство обычно отвечает "да"? По опыту, это происходит, если:

- Тендер проводится в стиле "лайт", то есть предполагается знакомство с агентствами, их презентационными материалами, портфолио (кейсами), рекомендациями клиентов  и т.д. Поскольку подобные материалы у нормального агентства "всегда готовы", а познакомиться с новыми людьми никогда не помешает  - на такое участие агентства согласны практически всегда.

- В качестве тендерного предложения от агентства ожидают  более-менее стандартную калькуляцию/смету услуг или общее виденье направлений продвижения без деталировки, плюс опять же примерную стоимость услуг. Подготовка этих документов  не займет много времени и может стать шагом к сотрудничеству, поэтому  - тоже "да".

- Компания-организатор тендера, объект продвижения, отрасль или же задача, которую ставит заказчик по каким-либо причинам особо интересны для данного агентства. В этом случае, решение участвовать в тендере может быть принято,  даже если надо подготовить индивидуальное предложение или заполнить немалое количество анкет, согласно процедуре или сделать все это в сжатые сроки .

Что может остановить агентство участвовать  в тендере?  На первом месте, пожалуй - несерьезный или непрофессиональный подход к организации тендера и нелояльность к  участнику.  Если у компании нет даже брифа, если задача ставится нечетко, если на вопросы агентства никто не отвечает - зачем  тратить время на участие в подобном тендере?

 Например, в Украине широко распространены так называемые тендеры "вслепую" - когда участнику не сообщают, кто еще в нем участвует. Представьте, что Вас пригласили на  вечеринку, а Вы не знаете кто там еще будет. Пойдете, не задумываясь? Такая "закрытость" настораживает, тем более, она дает повод агентству сомневаться в объективности проведения и результатов. Ведь когда никто из участников ничего толком не знает - открывается широкое поле для манипуляций. Да и чем оправдана подобная "таинственность"? Агентство узнает, что в тендере участвует его конкурент? Ну и что?  Обычно это стимулирует подготовиться лучше. Зная об участии в одном тендере, агентства каким-либо образом договорятся  о ценах или о чем-то другом? Это вобще мифическая угроза - у нас на рынке никто ни с кем договориться не может по умолчанию:)

Типичной ситуацией в тендерах, проводимых в Украине, является желание организатора получить на выходе готовый продукт -  креативный (сценарий мероприятия, статью, акцию или конкурс ит д)  или стратегический  (концепция пиар-продвижения на год, концепция продвижения в Интернет, комплексный коммуникационный план и т.д.). 

Чтобы разработать подобный продукт на тендер, агентству нужно приложить немало усилий и потратить рабочее время. Или Вы хотите получить какой-нибудь давнишний, заготовленный для кого-то другого шаблон?  Каждая компания хочет, чтобы ей предложили индивидуальное решение, подходящее именно ей, с учетом ее целей и задач. 

Кто будет работать над подготовкой этого предложения - специалисты с опытом или новички, ассистенты? К слову, даже сетевые агентства частенько привлекают к разработке тендерных предложений стажеров - пусть, мол, учатся, экспериментируют. Вы бы хотели, чтобы учились НА ВАС?

Но время специалистов стоит определенных денег. Это работа, а всякий труд должен быть оплачен. Вот почему платные тендеры - это нормально. И, кстати, такая практика широко распространена в мире, при проведении тендеров на самых различных рынках. Назвать стоимость своих услуг - не стыдно. Стыдно стремление получить что-то "на халяву", особенно будучи известной компанией, которая "обладает устойчивой позитивной репутацией на рынке".

Поэтому, если агентство (напоминаю - профессиональное) в ответ на предложение поучаствовать в тендере, сообщит Вам стоимость разработки своего предложения  - воспринимайте это адекватно.

Во-первых, это свидетельствует о том, что агентство серьезно подходит к Вашей задаче. Во-вторых, такое агентство явно востребовано на рынке, раз  у его специалистов  нет излишков свободного времени. Ну и в-третьих, видимо, Ваша задача не является такой уж простой и стандартной, или же условия проводимого тендера  являются достаточно жесткими (например, по срокам,  по объему информации, которую необходимо проанализировать и подготовить, по количеству/уровню участников...).

Кстати, приглашайте в тендер агентства одного уровня. Нет ничего хуже для профессионала, чем соседство с молодыми-неопытными, непрофильными или одиозными коллегами. Участие в таком тендере - это уже антиреклама.  Как определить уровеньо агентств? Ну,  тут придется малость изучить рынок - помониторить интернет и соцсети, почитать интервью и  обзоры, ознакомиться с рейтингами, даже зайти на сайт искомых агентств и почитать их новости за последние полгода-год...Но оно того стоит, поверьте.

Платить или не платить - это решение организатора. Но не надо воспринимать сам факт озвучивания агентством стоимости своей работы,  как отказ. Наоборот - данное агентство готово участвовать в Вашем тендере. Просто по ряду причин считает необходимым сделать это взамен на некоторую сумму денег. Возможно, при других обстоятельствах или для другой компании, это же агентство будет готово участвовать в тендере бесплатно. Но, опять же, это решение агентства и будьте добры его уважать...

Между прочим, случаи оплаты подготовки тендерного предложения на нашем рынке тоже есть. Уверена, что по здравому размышлению, многие компании предпочтут  оплатить и получить одно хорошее предложение,  чем пять, но шаблонных и поверхностных. Тем более, что сумма обычно  доступна.

Ведь ради чего, в конце концов, проводится тендер? (если, конечно  он не является формальным или фиктивным)? Ради получения наиболее оптимального и эффективного предложения и для выбора наиболее профессионального партнера. Так давайте не забывать об этой, главной, цели, и идти к ней цивилизованным путем.

________

 *pourquoi pas? (фр)  - почему бы и нет?