Посадові інструкції: 7 правил, які допоможуть використати їх на максимум
Все, що ви повинні знати про посадові інструкції, – в одній статті.
Ділюсь простими правилами, які допоможуть використовувати цей інструмент ефективно, отримувати максимум результату від ваших співробітників та від праці, яку ви вклали у написання інструкцій.
Правило №1
Напишіть, яку проблему вирішує інструкція
Люди ніколи не дотримуватимуться інструкції, якщо не розуміють, навіщо вона потрібна. Починайте документ саме з постановки проблеми.
Співробітники відділу продажів постійно роблять помилки, коли розраховують ціни або дають знижки — і ви хочете написати інструкцію, щоби це врегулювати. При написанні інструкції почніть саме з цього: перерахуйте, які помилки роблять співробітники відділу продажу, до яких втрат часу й сум грошей це призводить. Це допоможе людям зрозуміти, навіщо взагалі читати інструкції та дотримуватися їх.
Правило №2
Вкажіть, які працівники мають вивчити інструкцію
Ви написали інструкцію по роботі з клієнтами: її повинні знати співробітники відділу продажу, керівник та комерційний директор. Обов'язково вказуйте список посад, до яких вона належить.
Правило №3
Пишіть про те, як робити правильно
Я бачив багато внутрішніх документів компаній, де на трьох сторінках було розписано, як не потрібно робити. Але це не працює: в інструкції пишіть, як правильно діяти, вказуйте конкретні кроки та приклади.
Правило №4
Пишіть простою мовою
Інструкція — не наукова робота. Не використовуйте складних термінів, а пояснюйте простою мовою. Не намагайтеся вразити когось своєю грамотністю, словниковим запасом та знанням спеціальних термінів. Чим простіше ви напишете інструкцію, тим легше співробітникам буде її вивчати та виконувати.
Правило №5
Робіть інструкції короткими
Я бачив багато інструкцій та регламентів, у яких збирали безліч різних правил. Від такого документа будь-якому співробітнику стане погано, адже він розуміє, скільки сил потрібно, щоб прочитати цей талмуд.
Пам'ятайте: одна проблема — одна інструкція. У результаті в посадовій теці співробітника буде не товстелезний конспект, а 10 маленьких інструкцій, з якими працювати набагато легше.
Правило №6
Тримайте інструкції під рукою
Що означає «під рукою»: витративши 10-20 секунд, співробітник повинен отримати доступ до будь-якої інструкції. Тоді це буде справді робочим інструментом. Якщо потрібно йти до іншого кабінету, шукати та запитувати доступи — співробітники не користуватимуться інструкціями.
Правило №7
Вибирайте прості назви для інструкцій
«Знижки для оптових клієнтів» — гарна назва інструкції. «Корпоративні правила щодо клієнтів» — погана. Не потрібні довгі назви, які потім неможливо вимовити.
Підсумок
Інструкції — інструмент, про який керівники мають нагадувати співробітникам. Тому він має бути легким у використанні. Назви, стислість, доступність — ось що зробить інструкції популярними у вашій компанії. Дотримуйтесь семи правил, щоб працювати ефективніше.
- Рішенням суду з працівника (водія) стягнуто упущену вигоду Артур Кір’яков вчора о 18:25
- Чому корпоративний стиль – це більше, ніж просто форма Павло Астахов вчора о 12:09
- От трансфера технологий к инновационному инжинирингу Вільям Задорський 18.04.2025 21:33
- Начинается фаза глобального разгона инфляции и масштабных валютных войн Володимир Стус 18.04.2025 18:53
- Омріяна Перемога: яким українці бачать закінчення війни? Дмитро Пульмановський 18.04.2025 18:12
- Баланс між обставинами злочину та розміром застави Богдан Глядик 18.04.2025 17:09
- Люди в центрі змін: як Франковий університет створює сучасне академічне середовище Віталій Кухарський 18.04.2025 16:32
- Інноваційні виклики та турбулентність операційної моделі "Укрзалізниці" в агрологістиці Юрій Щуклін 18.04.2025 14:16
- Тіньова пластична хірургія в Україні: чому це небезпечно і як врегулювати ринок Дмитро Березовський 18.04.2025 11:30
- Модель нової індустріалізації України Денис Корольов 17.04.2025 20:15
- Історія з "хеппі ендом" або як вдалося зберегти ветеранський бізнес на київському вокзалі Галина Янченко 17.04.2025 16:18
- Ілюзія захисту: чим загрожують несертифіковані мотошоломи Оксана Левицька 17.04.2025 15:23
- Як комплаєнс допомагає громадським організаціям зміцнити довіру та уникнути ризиків Акім Кібновський 17.04.2025 15:17
- Топ криптофрендлі юрисдикцій: де найкраще розвивати криптобізнес? Дарина Халатьян 17.04.2025 14:18
- Червоні прапорці контрагентів у бізнесі Сергій Пагер 17.04.2025 08:44
-
Угода про надра не визнаватиме допомогу США боргом України – Качка
Бізнес 11591
-
"Будуть змішувати, хто як може". Вміст спирту в бензині перевищуватиме 5% – власник АЗС
Бізнес 5933
-
Водогін до Миколаєва будують цілодобово у дві зміни – фото
Бізнес
4564 -
Де шукають музу Баффет, Безос і Цукерберг: екстравагантні звички відомих людей
Життя 3364
-
Фільм "Квір" з Денієлом Крейґом у головній ролі: красива самотність і трохи скандалу
Життя 3221