ТОП-3 помилки управління фінансами в кризу та шляхи їх вирішення

Майже кожна компанія рано чи пізно зустрічалася з витратами, які перевищували доходи, позаплановими фінансовими обставинами, і невдоволенням співробітників про видачу зарплати.

Все це значно загострюється в кризу. Проблема полягає в тому, що керівники часто самі приймають всі рішення щодо фінансів і намагаються тримати їх під контролем, тим самим відрізаючи співробітників від можливості управляти грошима.

3 помилки в управлінні фінансами

Побоюючись можливих помилок, керівники намагаються убезпечитися, і піти від нераціонального використання доходів. Але не даючи співробітникам витрачати гроші на придбання необхідних речей для їх роботи, недоцільно вимагати від них відповідальності за результат. Відповідно, якщо працівник не може впливати на витрати компанії у ввіреній йому області, він і відрізаний від можливості отримувати результати.

Якщо подивитися на поширену практику поводження з грошима, то ми виявимо три типові помилки.

Помилка №1. Співробітники часто не отримують те, що їм необхідно для роботи внаслідок того, що вони відрізані від можливості оперативно розпоряджатися фінансовими ресурсами.

Помилка №2. Вони не знають доходів і витрат компанії, і знаходяться в невіданні на які суми їм розраховувати. 

За власним досвідом можу сказати, що коли власник, або топменеджмент приховує інформацію про фінансові показники в компанії — співробітники менш відповідально ставляться до своєї роботи, оскільки думають, що власник в “золотих горах купається”. 

Помилка №3. Коли вони виявляють ініціативу з придбання необхідних для їх роботи речей, то відчувають себе «жебраками». Що є психологічною проблемою, оскільки сильні люди не люблять просити милостиню.

Фінансова відповідальність колективу

Формування відповідальності співробітників в управлінні фінансами можна показати на прикладі рівнобедреного трикутника «знання-відповідальність-контроль» або іншими словами «трикутника компетентності»

 Створення компетентності починається з вершини «знання». Щоб людина могла бути компетентною щодо своєї роботи, йому потрібно знати значний обсяг профільної інформації, яку він зможе використовувати в роботі і вона перетворюється в знання.

Компетентний продавець добре знає товар, основні прийоми продажу, як працювати з документами, а також які результати продажу - заплатив зрештою клієнт чи ні.

Друга вершина трикутника - «відповідальність». Відповідальність в основі своїй - рішення людини про те, чи буде він впливати на щось або стане наслідком впливу. Наприклад, продавець провалив угоду, клієнт відмовився купувати, і настає момент істини - співробітник або прийме в цьому випадку рішення про те, що він виявився винуватцем провалу, або постарається спихнути це на когось іншого. У першому випадку він прийме відповідальність на себе, у другому - відмовиться від неї. У першому випадку він, швидше за все, зробить аналіз своїх дій, знайде помилку, а в другому - все життя його будуть переслідувати "не такі" клієнти.

Третя вершина - «контроль». Це слово в українській мові зазвичай розуміють як нагляд. Але в менеджменті контроль - це здатність керувати об'єктом, чинити на нього певний вплив і, звичайно, змінювати його стан. Продавець може впливати на клієнтів, спілкуватися з ними. Якщо у нього не буде такої можливості, то знання йому просто не знадобляться, і, попри відповідальність, результатів не буде.

Всі три вершини взаємопов'язані, неможливо підняти одну, не піднімаючи інші. Щоб компетентність продавця росла, він повинен поступово поповнювати багаж знань. Це дасть йому можливість побачити те, на що ще він може впливати в процесі продажу і потім зможе підняти рівень контролю. Якщо впаде одна з вершин, обваляться і всі інші. Ви, напевно, бачили, що відбувалося з продавцем після того, як якийсь злий клієнт з піною у рота доводив йому, що той ошуканець чи щось таке. Часто продавець втрачає впевненість у своїх силах, а ця впевненість по суті й є відповідальність, він перестає контролювати процеси продажу і навіть відмовляється від знань, просто стверджуючи, що все це не працює.

Повернімось до фінансів і подивимося на те, що відбувається в області розпорядження грошима. Ми хочемо, щоб кожен керівник компанії відчував відповідальність за загальний дохід і прибуток. З точки зору вершини «знання» для цього необхідно, щоб він знав стан справ у фінансах. Керівник повинен володіти відомостями про те, якими є доходи і витрати компанії, а також знати правила, відповідно до яких може отримати схвалення витрат свого підрозділу. Для того щоб була «відповідальність», він повинен бути впевнений в тому, що може впливати на розподіл грошей. А щоб у нього був «контроль», йому необхідно брати участь в їх розподілі. Тільки при наявності цих трьох складових з'являються компетентність, відповідальне і дбайливе ставлення до грошей.

Інструменти фінансового планування

Формування компетентності та відповідальності членів команди щодо витрат компанії відбувається за тим же принципом йдучи від одного пункту до іншого. І застосовуючи такі інструменти як:

1. Правила.

Установка точних і зрозумілих кожному правил за розпорядженням грошима, і що немало важливо планувати витрати виходячи із наявних грошей. Бажано робити це раз на тиждень, що дозволить розподіляти гроші більш раціонально і з мінімальною затратою часу.

2. Резерви.

Створення фінансових резервів компанії, і робити відрахування постійною і обов'язковою витратою для компанії, на рівні заробітної плати або податків. 

Досвід впровадження системи фінансового менеджменту в різних компаніях каже, що відсоток щотижневих відрахувань на Резервний рахунок в різних компаніях може значно відрізнятися і становити від 3% до 10% в тиждень, в більшості випадків він становить близько 5%. На перший погляд може здатися, що це - надто багато. Але задумайтеся про те, який обсяг грошових резервів ви могли б вважати достатнім, щоб компанія могла пережити будь-яку халепу? Особисто мій досвід власника компанії говорить, що як власник компанії я можу спати спокійно, тільки якщо знаю, що компанія зможе існувати без доходу хоча-б три місяці. З урахуванням того, що час від часу трапляються кризи, які призводять до значного зниження попиту і можуть виникнути інші неприємності, три місяці - не так вже й багато. І якщо торгова компанія з 18% середньої валового прибутку буде відраховувати в резерви 5% щотижня, їй знадобиться близько п'яти років щотижневих відрахувань, щоб накопичити гроші тільки на те, щоб вона могла протриматися без доходу три місяці! Компанії, які відкладали резервні гроші по такій схемі залишилися у виграші під час пандемії та жорстоких карантинних обмежень.

Якщо ж говорити про використання грошових резервів, то часто мені ставлять питання про те, чи варто ці резерви вкладати в нерухомість, акції або якісь інші активи. Тому варто розібратися в тому, як їх можна використовувати. Перше, про що варто сказати, зберігати грошові резерви має сенс тільки в грошовій формі. Бажано в такій валюті, щоб локальні фінансові кризи не призвели до значних втрат. Ще один момент, це як зберігати ці гроші: на банківських депозитах або готівкою в банківському сейфі. Банківські депозити гарні тільки в дуже надійних банках, які в розумних межах розпоряджаються грошима і не використовують їх для інвестиційних проектів. Зазвичай такі банки пропонують низькі відсотки по депозитах, але проте це має сенс, тому що призначення цих коштів не полягає в тому, що вони повинні заробляти. Головне в даному випадку надійність. На жаль, неодноразово стикався з тим, що в момент фінансової кризи виникають складнощі з тим, щоб отримати гроші з депозитних рахунків. Тому можу рекомендувати як мінімум частина грошей зберігати просто у вигляді готівки в банківському сейфі. Акції, цінні папери, хоч вони і дозволяють заробити, можуть швидко знецінитися і тому для зберігання грошових резервів не підходять. Про нерухомість і говорити нема чого, мало того, що в моменти криз вона може сильно знецінитися, але головне - в разі небезпеки продати нерухомість не так то просто. А грошові резерви гарні тільки тоді, коли власник може швидко отримати до них доступ в разі небезпеки.

3. Фонд засновника.

Ввести відрахування засновнику, або співзасновникам компанії. Адже вони інвестували сили і засоби при її створенні, і повинні за це отримувати в обмін. Найкраще щоб відрахування становили 3-10% за тиждень залежно від виду бізнесу. Для власника такі відрахування створять великий стимул для подальшого розвитку компанії, що вигідно і співробітникам. До того ж, подібні відрахування дозволяють уникнути непередбачувано взятих власником грошей з компанії, що може перешкодити фінансового планування в цілому.

4. Рекламний фонд.

І ще одне з важливих пунктів - мінімальні витрати на просування, в які входять: витрати на рекламу, друк буклетів, організацію презентацій і т.д., що необхідно для постійного припливу клієнтів і підвищення доходу. Мінімальний резерв таких витрат має становити 5-15%, в залежності від виду діяльності.

Точка зору при розприділенні фінансів

Які б витрати ви не робили, перше, про що повинен думати співробітник - яку віддачу від цього він отримає. 

І знаєте, що ще цікаво - люди зазвичай замислюються про пріоритети у витратах і інтуїтивно використовують інвестиційний підхід, тільки коли грошей на все не вистачає. 

Зміна споживчих переваг під час кризи - яскраве свідчення цього. Зверніть увагу, в кризу починають швидко розширюватися мовні школи, зростає попит на недорогі фітнес-послуги, інтерес до здорового харчування і предметів, пов'язаних зі здоровим способом життя. Це дивно, в кожну з криз відбувається одне й те саме. Як тільки у людей стає менше грошей, вони починають набагато розумніше до них ставитися. Це не можна пояснити просто тим, що у споживача стає менше грошей, немає, він починає мислити по-іншому, більш раціонально. 

Те ж саме відбувається в бізнесі. Як тільки грошей не вистачає на все, керівники тут же починають задавати собі і іншим питання: «А що ми отримаємо, якщо виділимо на це ресурси?». Чесно кажучи, це - єдино правильна точка зору, тільки вона повинна бути такою не тільки під час кризи, а й в моменти достатку. 

Тому єдиним правильним положенням справ в компанії має бути стан, коли заявок на виділення коштів значно більше, ніж грошей для розподілу. Тільки в цьому випадку можна буде добитися, щоб керівники застосовували інвестиційний підхід, а не «схвалювали списком» всі витрати по департаментах. І якщо хтось із моїх клієнтів говорить, що у нього в компанії грошей вистачає на всі написані заявки, я настійно рекомендую йому зайнятися плануванням. Адже такий стан - очевидна ознака того, що у нього занадто маленькі амбіції щодо розвитку компанії. В такому випадку потрібні більш сміливі і масштабні плани, які, природно, вимагають і більших ресурсів і, відповідно, великих витрат.

З чого почати фінансове планування

Зазвичай при впровадженні фінансового планування починають з першого проведення аналізу відповідних і фактичних статей витрат за останній рік.

Для цього необхідно розрахувати середні відрахування дивідендів, витрати на просування, зарплату співробітникам, і інші статті, а потім вивести середній відсоток в тиждень на все в цілому. Дану інформацію можна використовувати надалі для грамотного розподілу коштів, і щоб уникнути можливих фінансових помилок.

Завдяки цим правилам гроші компанії будуть витрачатися тільки так, щоб це приносило більше доходу і розвитку. І пам'ятати, що будь-яка витрата - це інвестиція в діяльність, яка повинна принести певну віддачу.

Важливо щотижня виходячи з узгоджених планів:

1. Вивчати дані про дохід і витрати компанії на тиждень

2. Обговорювати заявки по кожному з підрозділів, і приймати рішення виходячи з їх планів що схвалювати, а що ні.

І на завершення скажу, що наявність планів і статистик дозволяє уникнути відсутності інформації по витратах та дозволяє приймати правильні рішення виходячи з даних. А чим більше у керівників досвід проведення фінансового планування, тим більше вони, як члени команди, беруть відповідальність за результати своєї команди.