Как повысить продуктивность персонала в 2 раза

Часто в офисах сотрудники слоняются без дела, ведут светские беседы или сидят в социальных сетях. И если в такой компании увеличить количество сотрудников, то будут расти только затраты, но не результаты. В статье расскажу о способе повышения эффективности, который на протяжении 12 лет применяю в своей компании.

Зачем повышать эффективность

Люди не будут работать эффективно сами по себе. Есть тысячи вещей, которые могут отвлекать от работы: «важные» разговоры, свежие новости, социальные сети. Люди ленятся. Обычно руководители — ребята занятые, им некогда уделять внимание каждому отдельному сотруднику. Из-за этого эффективность падает: большинство людей не могут работать сосредоточенно и с хорошей отдачей весь день. Для этого и нужны инструменты управления.

Что забирает внимание

У сотрудника есть задача: ему необходимо разработать несложную инструкцию. Для этого требуется час времени, если сотрудник сфокусирован. Но тут раздаётся звонок, сотрудник снимает телефонную трубку, и уже в этот момент он расфокусировался. Когда он переключается обратно, потеряно не только время телефонного разговора, но ещё и время на то, чтобы собраться с мыслями и вновь приступить к выполнению задачи. То же самое с сообщениями в соцсетях, походами к кулеру с водой и перекурами с коллегами.

И теперь разработка инструкции занимает уже не один час, а четыре-пять часов. Руководители, пытаясь с этим справиться, усиливают давление на сотрудника. Но не стоит стучать кулаком по столу, кричать, пищать. Такие методы не работают. Как только начальник выходит из офиса, всё возвращается на круги своя.

Как привязать зарплату к результату

Я всегда говорю о том, что зарплата должна быть привязана к результатам. Это правильно, но лишь из-за этого сотрудники не будут сами управлять собой, фокусироваться и давать больше результатов.

Поэтому, если хотите платить больше, сначала добейтесь роста эффективности. Потом вырастет доход или прибыль компании, на оплату будут ресурсы. Просто поставив зарплату в зависимость от KPI, вы ничего не добьётесь, хитрая система не подымет продуктивность.

Как использовать планирование

Добейтесь, чтобы в начале отчётной недели каждый сотрудник самостоятельно составил план. Взял лист бумаги или электронную таблицу и написал список конкретных задач, которые, по его мнению, он должен выполнить для достижения целей. Конечно, для этого он должен знать квоты (количественные цели), необходимый объём производства продукта.

Чем поможет список задач

Список задач — это не просто «Я буду звонить», а конкретика: «Я встречусь с компанией «АБВ», подготовлю документ, сделаю презентацию, соберу данные для отчёта». У каждой задачи должен просматриваться результат. Важно, чтобы сотрудник сам оценил и указал, сколько времени уйдёт на каждую из них. План должен быть реалистичным. Иногда составляют планы, которые не выполнить и за две недели. В результате задачи перекладывают, самые приоритетные проваливают. И сотрудники жалуются на планирование, говоря, что оно не работает. Составляя план самостоятельно, сотрудник учится принимать решения.

Также списки задач помогут вам как руководителю проводить совещания. Ещё вы лучше узнаете сотрудника, поймёте, как он мыслит, чего хочет достичь. Вскоре подчинённый начнёт составлять планы, не требующие корректировок, и вы будете их только одобрять. Времени на контроль будет уходить меньше, достаточно будет узнавать, как идут дела, пару раз в день.

Вывод

Благодаря планам сотрудник работает сосредоточенно, не теряя фокус. Он сам ставит себе задачи, определяет время на их выполнение, и поэтому реализует их более эффективно. И в таком случае, делая инструкцию не один час, а четыре, он нарушает собственный план, самостоятельно принятое решение.

Благодаря планированию производительность и эффективность вырастают двукратно. Планирование — один из инструментов управления, которым должен владеть каждый руководитель. Внедрите планирование, и тогда ваша работа станет проще, предсказуемее и приятнее.