Податкові перевірки. Змінюємо правила гри

Модель поведінки податківців у перевірках майже не змінюється роками – дзвінок у двері, суворий погляд, зосередження на паперах, жодного спілкування. Як то кажуть: “очі були гарні, однак погляд їх був завжди суворий”. Жодного натяку на усмішку. І майже завжди “сюрприз” в акті по результатах перевірки.  Як протистояти прийомам ігор, у які вас намагаються втягнути? 

Відповідь очевидна – треба бути трендсетером, новатором, встановлювати свої правила гри, дивувати відкритістю та відвертістю, проявляти повагу. Правду сказати, для багатьох з нас це вимагатиме, в першу чергу, зміни своєї власної поведінкової моделі – перестати боятися, червоніти як в школі, навчитися слухати, бути готовим почути іншу точку зору (навіть, якщо помилкову), вміти аргументувати та переконувати, вимагати поваги до себе та своєї роботи, тримати емоції під контролем. Змінюємося ми, змінюються люди навколо нас.

Я поділюся з вами простими порадами, як процес перевірки зробити контрольованим, передбачуваним та цілком приємним. Ніяких ноу-хау. Європейський досвід, аудиторські стандарти та особиста практика супроводу податкових перевірок дають мені впевненість переконати вас в тому, що цьому варто вчитися.

Порада 1 “Познайомте з бізнесом”

Перевірка має починатися зі знайомства. Знайомства з вашим бізнесом. Це в Німеччині перевіряючі мають 6 місяців для підготовки до виходу на перевірку та знають абсолютно все про компанію. Наші податківці майже нічого не знають про компанію, коли виходять на перевірку. Часто володіють стереотипним мисленням та завчасно формують негативну думку. Їм бракує часу та ресурсів, не останню чергу грає попередній негативний досвід.

Підготуйте презентацію про компанію, розкажіть історію, покажіть стратегію розвитку бізнесу, комерційну політику, маркетингові інструменти, облікову політику тощо. Наведіть порівняльні показники фінансової звітності, покажіть структуру доходів та витрат, зупиніться на ваших специфічних питаннях бізнесу та обліку. Окремо зупиніться на перевагах саме вашого бізнесу на ринку, спробуйте себе порівняти з конкурентами. Впевнена, кожній компанії є чим пишатися. Чим більше ви будете відкритими та щирими, тим швидше ви сформуєте довіру до вас та впевненість в повазі до законів.

Порада 2 “Документуйте докази”

Документуйте спілкування з перевіряючими, формуйте достатні докази. Зазначте на першій зустрічі, що абсолютно всі запити перевіряючих мають готуватися в письмовій формі та реєструватися у вхідній кореспонденції вашої компанії. Головний бухгалтер є посадовою особою, директор має делегувати завдання та в такий спосіб контролювати процес перевірки як особа, яка по закону відповідає за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві. Жодного разу за багато років перевіряючі не відмовили у представленні письмових запитів.

Письмові пояснення головного бухгалтера мають перевірятися юристом компанії. Просто тому, що не всі вміють писати логічно, лаконічно та структуровано. Відповідь має бути чіткою, з посиланнями на норми законів та первинні документи. Навіть, якщо дискусія мала місце в усній формі, надсилайте в офіційному порядку пояснення з порушеного питання, ви маєте бути впевненими в тому, що надали перевіряючим вичерпані аргументи, інформацію та документи.

Порада 3 “Моніторте перевірку”

Домовтеся з перевіряючими щотижня проводити зустрічі в форматі круглого столу, такий собі моніторинг перевірки. Цікавтеся, які можливі порушення були знайдені, апелюйте, аргументуйте. Чим більше ви дискутуєте, тим менше сюрпризів ви знайдете в акті по результатах перевірки.

Кожна така зустріч має оформлюватися протоколом зустрічі, в якому слід фіксувати домовленості сторін. Я раджу надсилати протоколи зустрічі в офіційний спосіб до ДФС України, це є матеріалами перевірки. Звичайно, протоколи доведеться вам готувати самостійно. Вони мають чітко відображати результати кожної зустрічі та уникати питань, які не обговорювалися. Чесність – це елемент довіри до вас.

Порада 4 “Обговоріть організаційні питання завчасно”

Не може вся компанія працювати, умовно кажучи, на перевіряючих. І перевірка не має зупиняти господарську діяльність компанії. А тому чітко домовтеся про дні та час для спілкування з перевіряючими. Будь-які відносини мають будуватися на повазі один до одного. Якщо ви не маєте можливість підготувати відповіді чи документи до визначеної дати, попередьте про це завчасно та встановіть адекватні для вас терміни.

Не радійте, якщо перевіряючі не виходять до вас на перевірку. Пам’ятайте, що обмеження в часі на перевірку дуже суттєво впливає на її результати. Телефонуйте, пишіть, цікавтеся, чому перевіряючі не приділяють перевірці достатньо часу. Намагайтеся ефективно використати час, відведений на перевірку та проявляйте зацікавленість у всьому.

Порада 5 “Зробіть перевіряючих частиною своєї команди”

Представте перевіряючих всій команді. Скажіть, що на певний час всі мають прийняти нових людей та сприяти перевірці. Запрошуйте на зустрічі з податківцями юриста, маркетолога, економістів, комерційного директора, HR фахівця. Головний бухгалтер не завжди може якісно пояснити ті чи інші питання бізнесу. Врешті решт, за результат перевірки відповідає не лише головний бухгалтер. Успішний результат – це робота всієї команди. 

Disclaimer

Автор статті відмовляється від будь-яких запевнень і гарантій, а також будь-якої відповідальності за результати податкових перевірок. Всі зазначені в статті поради – є авторським винаходом, розрахованим для компаній, які поважають закони та неухильно їх дотримуються.