Про виконання службових обов’язків та додаткове навантаження держслужбовцям

"Доброго дня! Можливо Ви мені допоможете, у мене виникло запитання: на спеціаліста покладено виконання обов'язків завідувача (посада завідувача не передбачена штатним розписом) тому обов'язки покладено не кадровим наказом, а внутрішнім, чи має бути доплата за виконання ?"

 Це, доволі просте питання підняло два пласти проблем у державній службі.

Перший пласт – це некомпетентність державних службовців стосовно трудового законодавства та, власне, їх прав, обов’язків та відповідальності щодо трудового процесу у відповідності до букви закону. Здебільшого, питання кадрової процедури вирішуються інформуванням через «сарафанне радіо», або механізму «хтось комусь колись сказав». Працівники вдаються до вивчення трудового законодавства виключно у ситуаціях, що є спірними чи конфліктними. Та й то не завжди знаходять самостійно рішення, оскільки трудове законодавство та кадрове діловодство ведуться за документами дуже давньої чинності, які не кадровику доволі складно знайти у вільному доступі і визначити їх важливість і пріоритетність. Тобто існує кадрова неосвіченість працівників. Одним із заходів зниження такої неосвіченості є – проведення навчання з кадрового законодавства не лише для працівників служб управління персоналом, але й для самих державних службовців.

Другий пласт – самовільність керівників і зловживання своїм становищем у відношенні до працівників. Останнім часом в українському суспільному середовищі набуває поширення нове поняття, що описує давнє явище - булінг. Згідно опитування, проведеного Генеральним департаментом з питань управління персоналом на державній службі НАДС щодо булінгу на державній службі, 66,1% державних службовців стикалися по відношенню до себе з випадками булінгу на державній службі. Зокрема у першу п’ятірку проблем увійшли навмисне надмірне завантаження роботою у порівнянні з іншими працівниками та/або доручення завдань, які не відповідають рівню компетенції (38,9%).

Відтак, спостерігаємо незахищеність державних службовців та не ефективне витрачання власного трудового потенціалу на подолання негативних емоцій, фізичного та психологічного стресу.

Ця стаття призначена заповнити прогалину у знанні трудового законодавства у конкретній ситуації, однак не претендує заклик до дії, а носить інформаційний характер.

Про виконання службових обов’язків

Однією з основних умов трудового договору є трудова функція працівника, яка визначається відповідно до його конкретної роботи, кваліфікації, професії. За працівником, призначеним на посаду, визначають і закріплюють конкретні завдання та обов’язки, обумовлюють права, відповідальність. Державний службовець повинен бути проінформований про обсяг роботи та критерії, за якими оцінюватимуть результати його праці, а також про орієнтири для підвищення рівня кваліфікації в межах своєї професії. Для нього повинні бути доступні та зрозумілі правила застосування заходів впливу. У частині відповідальності державні службовці та їх керівники зобов’язані керуватися законодавством про державну службу, антикорупційним законодавством, методичними рекомендаціями та роз’ясненнями профільного центрального органу  - Національного агентства з питань державної служби. Інша частина – завдання, обов’язки, права за окремо взятою посадою визначаються посадовою інструкцією.

У частині друга статті 7 Закону України «Про державну службу» від 10 грудня 2015 року № 889-VIII (далі – Закон)  визначено, що державні службовці, окрім зазначених у Законі, реалізують інші права, визначені у положеннях про структурні підрозділи державних органів та посадових інструкціях, затверджених керівниками державної служби в цих органах. Тобто маємо твердження про обов’язковість посадових інструкцій для посад державної служби.

У свій час  питанню наявності посадових інструкцій та особливостей їх формування на основі типових було висвітлено у ряді нормативних документів з державного законодавства. Однак вони втратили свою чинність після вступу у дію нового Закону України «Про державну службу». У цьому є доцільність за умови докорінного реформування системи державної служби, зміни структури та функціональних обов’язків. Але з огляду на те, що таких докорінних змін не відбулося, державні службовці або працюють за старими посадовими інструкціями, затвердженими ще до 2015-2016 років, або ж у створенні та формуванні посадових інструкцій керуються загальним трудовим законодавством.

У Кодексі законів про працю (далі – КЗпП) не вказано чіткої вимоги наявності посадових інструкцій на підприємствах чи установах.

У статті 29 КЗпП встановлено обов’язок власника або уповноваженого ним органу проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце до початку роботи:

1) роз'яснити працівникові його права і обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

2) ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

3) визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

4) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Однак, посадову інструкцію вважають обов’язковим кадровим документом з огляду на  вказівку Міністерства соціальної політики у наказі «Про затвердження Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників» від 29.12.2004 № 336 (далі – Наказ) та у Роз’ясненні у листі від 03.10.2005 № 36-508, що, у якійсь мірі, дублює Наказ. Відсутність посадової інструкції визнається інспекторами з праці серйозним порушенням законодавства про працю. Хоча підкреслимо - конкретної вимоги, окрім Наказу Міністерства соціальної політики щодо наявності інструкції законом не визначено.Зокрема у Наказі (пункт 6) зазначено, що конкретний перелік посадових обов'язків визначається посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі Довідника роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації. Під час розроблення посадових інструкцій забезпечується єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту розділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов'язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни - чіткі визначення.

З практичної точки зору у системі управління персоналом наявність посадових інструкцій є алгоритмом і планом дій працівника, розумінням його зони відповідальності і кола обов’язків, водночас підставою для вирішення трудових спорів у частині відповідності чи виявленої невідповідності працівника займаній посаді при розірванні трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу (частина друга статті 40 КЗпП).

Посадова інструкція вважається первинним кадровим документом, що має юридичну силу та сприяє правовому захисту на пiдприємствi, в установi, органiзацiї.

Посадова iнструкцiя дозволяє попередити довiльне трактування працiвниками їхнiх функцiй та повноважень, допомагає керiвникам уникнути потреби постiйно роз’яснювати працiвникам їхнi обов’язки, а також заощадити час кожного нового працiвника пiд час ознайомлення його з посадовими (професiйними) обов’язками.

Зауважимо, що посадові інструкції розробляються для посад, що введені до штатного розпису.

У нашому випадку на державного службовця покладено обов’язки, що виходять за межі посадової інструкції і довільно визначені керівником «внутрішнім наказом». Слід звернути увагу, що поняття «внутрішній наказ» це вільне тлумачення працівника форми передачі завдання від керівника, адже дослівно такого  поняття у трудовому законодавстві не існує. Всі питання, що  пов’язані із трудовим процесом закріплюються відповідно оформленими, підписаними і зареєстрованими кадровими наказами, мають юридичну силу і виступають аргументом чи доказом у трудових спорах. Всі інші «накази», прохання, вимоги, усні домовленості не мають юридичної сили, а є методами психологічного впливу на працівника. При цьому державний службовець не зобов’язаний виконувати такі вимоги. Або може у будь-який час відмовитися виконувати такі вимоги.

Про обов’язки державного службовця зазначено у статті 8  Закону. Зокрема у частині восьмій статті 8 Закону сказано, що державні службовці  зобов’язані виконувати доручення керівників, надані на підставі та у межах повноважень, передбачених Конституцією та законами України. А відповідно до абзацу 2 пункту 1 статті 8 Закону державні службовці виконують також інші обов’язки, визначені у положеннях про структурні підрозділи державних органів та посадових інструкціях, затверджених керівниками державної служби в цих органах. Тобто ніяких самовільно покладених на працівника завдань, без відповідного оформлення, не повинно бути.

Державний службовець зобов’язаний виконувати накази (розпорядження), доручення керівника, видані в межах його повноважень (пункт 2 статті 9 Закону). У разі виникнення у нього сумніву щодо законності виданого керівником наказу (розпорядження), доручення повинен вимагати його письмового підтвердження, після отримання якого зобов’язаний виконати такий наказ (розпорядження), доручення (пункт 6 статті 9 Закону).

У цілому у статті 9 Закону України «Про державну службу» описаний механізм підпорядкування та виконання наказу (розпорядження), доручення, якого слід дотримуватися державним службовцям та вважати на це їх керівникам.

 Випадки розширення кола обов’язків працівників та компенсація за це

Для початку потрібно пам’ятати, що: у статті 31 КЗпП закріплена заборона для власника або уповноваженого ним органу вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Однак законодавством передбачено випадки розширення кола обов’язків працівника, що виходять за межі його посадової інструкції. 

Це:

- суміщення професій (посад);

- розширення зон обслуговування, або  збільшення обсягу виконуваних робіт;

- виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;

- тимчасове заступництво.

Для того, щоб розширити коло обов’язків працівника порівняно з його посадовою (робочою) інструкцією необхідно отримати згоду працівника, або використовувати порядок, установлений частина третя статті 32 КЗпП - зміна істотних умов праці у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці (за наявності підстав). Про таку зміну ви зобов’язані повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці.

Суміщення професій (посад) — це виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією, посадою (у межах робочого часу за основною роботою). Суміщення професій (посад) передбачає, що суміщувана посада (робоче місце за відповідною професією) є у штатному розкладі, але не заповнена, залишається вакантною. При відсутності вакансії встановити доплату за суміщення неможливо.

Розширення зон обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт визначається як виконання поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією і тією самою професією чи посадою.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення працівника від своєї основної роботи - це заміна працівника, який відсутній через відпустку, хворобу та інші причини, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається місце роботи (посада). Порядок і умови суміщення професій (посад) застосовуються також щодо розширення зон обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт.

Тимчасовим заступництвом вважається виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює в тій же установі, організації. На відміну від виконувача обов’язків тимчасово відсутнього працівника, тимчасовий заступник виконує виключно чужі обов’язки, тобто на період заступництва він звільняється від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором. Тимчасовому заступнику виплачується доплата у розмірі різниці між його фактичним посадовим окладом і посадовим окладом працівника, якого він заміщує.

У статті 105 КЗпП зафіксовано доплату працівникам за суміщення професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Розміри доплат за суміщення професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі.

Якщо посадовою інструкцією передбачене виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу та без доплати. В інших випадках виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається тільки за згодою працівника та за умови видання відповідного наказу.

 Виплати за додаткове навантаження держслужбовцям:

1. Тимчасова відсутність працівника

Виплата за додаткове навантаження у зв’язку з виконанням обов’язків тимчасово відсутнього державного службовця встановлюється керівником державної служби державному службовцю за поданням його безпосереднього керівника у розмірі 50 % посадового окладу тимчасово відсутнього державного службовця (частина третя статті 52 Закону «Про державну службу» - далі Закону).

Виплата за додаткове навантаження державному службовцю у зв’язку з виконанням обов’язків тимчасово відсутнього державного службовця може бути встановлена керівником державної служби за поданням його безпосереднього керівника у разі, якщо виконувана ним робота не передбачена його посадовими обов’язками.

2. Якщо посада вакантна

Частиною четвертою статті 52 Закону визначено, що виплата за додаткове навантаження у зв’язку з виконанням обов’язків за вакантною посадою державної служби встановлюється керівником державної служби за поданням безпосереднього керівника державним службовцям, між якими здійснено розподіл обов’язків за вакантною посадою, пропорційно додатковому навантаженню за рахунок економії фонду посадового окладу за відповідною посадою.

Крім того, частиною шостою статті 31 цього Закону передбачено, що з метою безперебійного функціонування державного органу одночасно з прийняттям рішення про оголошення конкурсу на зайняття вакантної посади державної служби до призначення особи на таку посаду суб’єкт призначення може прийняти рішення:

- про тимчасове покладення виконання обов’язків за вакантною посадою державної служби категорії «А» на одного із заступників або на одного з керівників самостійних структурних підрозділів цього державного органу;

- про тимчасове покладення виконання обов’язків за вакантною посадою керівника самостійного структурного підрозділу на одного із державних службовців, які працюють у відповідному структурному підрозділі державного органу;

- про тимчасовий розподіл обов’язків за іншими вакантними посадами державної служби між державними службовцями, які працюють у відповідному структурному підрозділі державного органу.

Рішення, передбачене пунктом 2 цієї частини, може бути прийнято за умови відсутності посади заступника керівника самостійного структурного підрозділу у державному органі або якщо така посада є вакантною.

У разі прийняття рішення, передбаченого пунктами 1-3 частини шостої статті 31 Закону, відповідним працівникам встановлюється виплата, передбачена частиною четвертою статті 52 Закону.

У разі виконання керівником структурного підрозділу (заступником керівника) обов'язків за вакантною посадою державного службовця цього структурного підрозділу або на період його тимчасової відсутності виплати за додаткове навантаження не провадяться.

 Висновок:

1. У нашій конкретній ситуації державний службовець не зобов’язаний виконувати додаткове навантаження, оскільки воно відповідно не оформлене кадровим наказом.

2. За умови оформлення кадровим наказом за підписом керівника, у цьому документі має бути зафіксовано обґрунтування розширення кола обовязків та форма додаткового навантаження від якої залежить доплата. У нашому випадку це відноситься до категорії суміщення професій (посад) згідно загального трудового законодавства або до форми «додаткове навантаження у зв’язку з виконанням обов’язків за вакантною посадою державної служби». При цьому розмір доплати встановлюється керівником державної служби за поданням безпосереднього керівника.

3. Допоки посада завідувача не буде уведена до штатного розпису, правомірно оформити додаткове навантаження для державного службовця, а, відтак, виплатити йому доплату, неможливо.