Кадровий аудит та аудит персоналу: Інь і Ян кадрового контролю

Проблема контролю формальної сторони роботи персоналу та документального оформлення виникає у зв’язку із стрімкою тенденцією виходу людського ресурсу у пріоритети будь якої структури, що має найманих працівників та здійснює соціально-економічну діяльність. Такий контроль є прерогативою держави і носить карально-адміністративний характер. Неупорядоченість кадрової документації, порушення трудового законодавства призводить до фінансових збитків через штрафи та втрати репутації бізнес-структур. Водночас побудова системи управління персоналом  для бізнесу є індивідуальним правом і має за мету максимальне використання потенціалу своїх працівників.

У державній службі інформація про недосконалість кадрового діловодства не виноситься на загал і не є пріоритетом, оскільки не впливає на процес отримання прибутку, як у бізнесі. Державні установи є дітищами державного бюджету і витрати, призначені як штраф, по суті, циркулюють з одного державного органу в інший державний орган, не приносячи суттєвих особистих втрат для розпорядників державних коштів. При цьому для державної служби важливим є  побудова якісної системи управління персоналом. Державні службовці, їх професійне вміння управляти процесами у державі,  сервісно представляти державну службу та надавати послуги громадянам - є головними критеріями ефективності не тільки їх роботи, але й ефективності державного менеджменту у цілому. Тому в державній службі контроль над ефективністю побудови системи управління персоналом у частині саме персоналу, а не формального його оформлення, є важливішим для суспільства.  Існує стереотипна думка, що кадрове діловодство у державних установах має бути ідеальним апріорі і проводити аудит немає потреби. Однак досвід показує, що недосконалість, особливість та неоднозначне тлумачення кадрових питань у законодавстві про державну службу призводить до плутанини та помилок, а отже є необхідність їх вчасно виявляти та виправити. Для цього існує процедура кадрового аудиту.

Водночас, досить часто, особливо серед науковців, проковзує синонімізм у поняттях «кадровий аудит» і «аудит персоналу». Швидше за все, це є наслідком перехідного періоду, коли «кадри» у науці почали заміняти на «персонал» як більш м’яку і персоналізовану форму називання працівників в організації. Адже поняття «кадри» йде ще від радянський часів. «Якщо ми існуємо в демократичній державі, у центрі якої стоїть людина з комплексом своїх прав і свобод, то від визначення «кадри» (від фр. сadre – «рамка, тобто люди в рамці») варто відійти до використання більш адекватного терміна «персонал» (від лат. persona –1) особа, особистість; 2) важлива особа)» - [Атаманчук Г. В.].

З огляду на це варто розмежовувати поняття контролю в системі управління персоналом на «кадровий аудит» та «аудит персоналу».

Кадровий аудит.

Кадровий аудит на підприємствах, в установах і організаціях  - це форма перевірки документації про персонал.

Цитуючи Ірину Римар, кадровий аудит — це певна перевірка внутрішньої кадрової документації підприємства на предмет відповідності вимогам чинного трудового законодавства, кадрового діловодства, створення алгоритмів кадрового документообігу, документальне оформлення прийому, звільнення, переведення працівників підприємства, відображення відпусток.

Звісно реально провести кадровий аудит самотужки. На цей процес потрібно витратити час, спланувати план дій і визначити осіб, здатних продуктивно провести внутріорганізаційний кадровий аудит.

Зазвичай проведення кадрового аудиту на підприємстві проводиться працівниками відділу кадрів чи службою персоналу. Але поширеною практикою стало залучення до проведення кадрового аудиту сторонніх організацій, які спеціалізуються саме на кадровому діловодстві. Такий підхід більш притаманний підприємницьким та бізнес структурам. У державній службі не заведено залучати і оплачувати послуги сторонніх організацій за рахунок бюджетних коштів для проведення кадрового аудиту.

Бізнес же прекрасно співпрацює з незалежними аудиторами чи здійснює аутсорсинг у питаннях перевірки кадрової документації з метою нівелювання претензій із боку державних наглядових органів та уникнення зайвих проблем й істотних штрафів.

Послуги з кадрового аудиту є новим напрямом діяльності на ринку консалтингових послуг аргументом до якого виступає упередженість працівників кадрових служб в процесі перевірки власної професійності. Питання упередженості працівників, а також наявність корупційної складової, коли закривають очі на недоліки у роботі працівників служб персоналу або за гроші, або через те, що «свій» дуже гостро стоїть в державних органах. Але знову ж – для державної служби не передбачено залучення незалежних аудиторів, а також не розроблено механізм контролю за виконанням приписів (рекомендацій) аудиторів керівниками та працівниками державної служби.

Основним аргументом проведення кадрового аудиту визначають необхідність:

- усунення порушень закону шляхом виготовлення відсутніх документів до виникнення спірних ситуацій та конфліктів.

- виявлення випадків недотримання законів з описом ризиків і заходів відповідальності за порушення;

- оцінки фактичного стану кадрового діловодства та правильності його ведення.

У бізнесі вважають, що кадровий аудит необхідний у разі:

- змін у складі керівництва або зміни власника;

- звільнення або перехід на іншу роботу менеджера з персоналу;

- підготовки до планової або позапланової перевірки контролюючих органів;

- оформлення кадрових документів для передачі на архівне зберігання.

 Результатами кадрового аудиту є висновки, що дають фактичне уявлення про:

- стан справ з кадровим діловодством та станом кадрових документів;

- виявлені випадки порушень трудового законодавства з детальним описом потенційних ризиків для посадових осіб і відповідальності за перелічені порушення;

- подальші дії (рекомендації) щодо приведення у відповідність кадрової документації.

Сторонні організації можуть проводити:

Цільовий (вибірковий) кадровий аудит – передбачений як оптимальний для  великих підприємств з чисельністю працівників від 100 осіб. Полягає в перевірці документів щодо 20/50 працівників. Проведення цільового кадрового аудиту дозволяє швидко і якісно оцінити ситуацію в сфері ведення кадрового діловодства і дотримання трудового законодавства.

Вибірковий кадровий аудит  - проведення перевірки документів із зазначенням в експертному висновку виду порушення закону і двох-трьох прикладів такого порушення. За підсумками проведення вибіркового кадрового аудиту організації надається експертний висновок, що містить інформацію щодо видів допущених порушень, без вказівки на їх точну кількість (тобто вказується, наприклад, що в наказах про надання відпусток відсутній підпис працівника і наводиться як приклад посилання на два – три наказа, де немає підпису працівника, без перерахування всіх інших наказів, де містилося таке порушення).

Кадровий аудит в повному обсязі - проводиться із зазначенням всіх допущених порушень в сфері оформлення трудових відносин. Ідеально підходить для підприємств з невеликою чисельністю (до 100 осіб). За підсумками проведення кадрового аудиту в повному обсязі в експертному висновку відбивається не тільки вид порушення, а й усі без винятку документи, в яких таке порушення було виявлено.

Обов’язкові кадрові документи можна поділити на дві складові:

1. Документація, обов’язкова для всіх організацій незалежно від сфери діяльності і ОПФ.

Сюди відносяться всі документи, прописані в трудовому законодавстві. Ці локальні акти розробляються автономно роботодавцем і відображають умови праці конкретно на цьому підприємстві. До них відносяться: інструкції, положення, накази, трудові договори і картки, графіки відпусток, штатний розклад та інше.

2. Документи, що стають обов’язковими при певних умовах.

До певних умов можна віднести специфіку організації або посилання на документ в трудовому договорі або іншому локально-нормативному акті. Тут можна виділити: колективний договір, графік змінності, договір про матеріальну відповідальність, положення про преміювання та інші локальні акти.

Аудитори перевіряють наявність того чи іншого документа, правильність його оформлення і відповідність нормам закону. Увага приділяється і умовам зберігання документації, що включає дотримання термінів зберігання, правильного ведення номенклатури справ, наявність спеціально створеного для зберігання приміщення.

На жаль, роботодавець наразі не може зменшити документальне навантаження на працівників кадрового відділу чи служб персоналу. Звіти, які готують фахівці цього структурного підрозділу до органів державної влади, необхідні для ведення статистики. Заяви на прийом, звільнення, переведення, відпустки також необхідні для формування табеля обліку робочого часу та розрахунку рівня заробітної плати кожному із працівників. Тому ведення кадрової документації є відповідальною і важливою справою.

По завершенні кадрового аудиту власник бізнесу чи директор отримує загальну оцінку діяльності відділу кадрів підприємства (служб персоналу). Керівник одразу розумітиме компетентність працівників цього відділу. У нього на руках буде юридичний аналіз трудових договорів й особистих справ співробітників, аналіз наказів, оцінка системи зберігання й обробки кадрової документації, своєчасності та правильності її оформлення (трудові книжки, журнали та реєстри обліку, реєстри наказів тощо). Власник бізнесу насамперед розумітиме ризики підприємства в разі перевірки органів державної влади.

За будь-яких обставин після проведення кадрового аудиту керівник чітко зрозуміє, у якому напрямі йому рухатися та які процеси далі впроваджувати.

Аудит персоналу.

Аудит персоналу розглядають як поняття більш ширше. Воно має відношення до правильної кадрової політики  та системи управління персоналом - з одного боку та є персоналізованою оцінкою працівників – з іншого боку.

У загальних рисах аудит персоналу дає можливість виявити:

- комплексні та достовірні дані про стан системи управління персоналом;

- рівень кадрового забезпечення і потреб у персоналі;

- оцінка відповідності кандидата вимогам вакансії;

- оцінка готовності співробітника до просування на нову посаду;

- формулювання посадових обов'язків і вимог;

- потреби в професійному розвитку (визначення потреби персоналу в тренінгах і навчанні);

- соціально-психологічних клімат (виявлення сильних і слабких сторін співробітників і кандидатів;

- оцінка сумісності співробітників;

- розподіл персоналу в організації (розробка рекомендацій щодо ефективного управління персоналом; формування ефективної команди).

- основні недоліки, «негнучкі місця» в системі управління персоналом.

Важливим етапом проведення аудиту персоналу є його оцінка  та вироблення рекомендації щодо підвищення ефективності кадрової політики організації. У Державній службі оцінка персоналу з 2018 року набула форми щорічного оцінювання результатів службової діяльності державних службовців. У бізнесі цей процес не формалізований і власники самостійно обирають методи, періодичність об’єктів та суб’єктів оцінювання.

Загалом і у бізнесі і у державній службі намічається тенденція до діджиталізації (перехід інформаційного поля на цифрові технології) формальної сторони роботи персоналу. Відтак, кадровий аудит з часом видозмінюватиметься  і з процесу перевірок архівів і стосів паперу перейде у сферу перевірки формування баз даних.

Персоналізовану  оцінку важко оцифрувати, оскільки у ній присутньо чимало психологічних факторів, які неможливо укласти у бази та програми. Аудит персоналу набуватиме форм особистого спілкування з працівниками та експертного оцінювання професійного та особистісного прогресу.