Автоматизований безлад. Чому незрілий бізнес не може побудувати систему управління
“Це як прибирати сніг під час снігопаду” – приблизно такі відчуття час від часу мають всі власники бізнесу в спробах побудувати систему управління.
“Це як прибирати сніг під час снігопаду” – приблизно такі відчуття час від часу мають всі власники бізнесу в спробах побудувати систему управління. А бізнесом-то займатися і ніколи. Процеси, люди, конфлікти, помилки. Стійке відчуття мишачої метушні навколо – всі бігають, призначають зустрічі, але це все без будь-якого змісту. І ось ще один день наближається до кінця, а важливі для розвитку завдання так і залишилися в резерві… Бізнес нерішуче переминається з ноги на ногу, і… стоїть на місці.
Перша криза
Усвідомлення марності спроб просунутися вперед приходить, коли починається перша криза зростання. Власник не може її прийняти, він ще не вийшов з кризи становлення – боротьба за клієнтів, нестача ресурсів, нестабільний грошовий потік, – вся його оптика налаштована на зовнішній світ. А тим часом всередині організму прогресує небезпечне для життя аутоімунне захворювання – свої ж люди починають боротися один з одним.
Перша автоматизація
Ну і далі, як за підручником, – заперечення, гнів, торг, депресія, прийняття. Власник мріє побудувати систему управління. Він вислуховує біль ниючих департаментів і приходить до висновку: потрібна автоматизація. На що щедро виділяються кошти – невеликі за мірками ERP систем, але величезні за мірками бізнесу.
Кожен відділ готує порівняльний аналіз SaaS платформ за наявністю необхідного (на цьому етапі та цим людям) функціоналу. Отримавши кинуте наспіх в коридорі погодження, з ентузіазмом впроваджує рішення. Відділи заспокоюються, тепер вони зосереджені на важливому – впорядкувати та залити дані. Excel таблички більше не будуть губитися у довгих переписках і версіях під назвою Draft 1.2, Draft 1.3.1 і далі. Хоча імпорт легко дозволить повернутися до старих методів. Але це станеться трохи пізніше. А зараз завдання закрито і згадані Excel таблички трансформувалися у більш репрезентативний вигляд.
Симптоми стихли – кожен орган – печінка, нирки, серце, – отримав свою дозу знеболювального. Але хвороба нікуди не зникла – вона перейшла в хронічну форму.
Повернення до ручного управління
Компанія зростає, змінюється і намагається зберегти гнучкість. Гнучкість допомагає їй виживати та якісно відокремлюватися від більших конкурентів. Щоб відповідати новим запитам бізнесу, відділи збільшуються в розмірах, розмножуються поділом і незабаром стають важливими, як окремі феодальні володіння.
До того часу, коли у власника закрадається враження, що як мінімум 50% персоналу просто приходять посидіти на робочому місці, функціонал раніше впроваджених систем вже обвішаний поліпшеннями, костилями і хайповими трендами, як новорічна ялинка. Шукати істину доводиться наступальним рухом і автоматизований безлад повертається до ручного управління. Звіти робляться вручну – інакше, щоб подивитися на ті ж дані під іншим кутом, знадобиться тиждень розробки. Додати новий крок у процесі – означає переписати кілька модулів. А ієрархічні зміни в оргструктурі взагалі викликають збій сервера і масові панічні атаки в ІТ відділі.
Жорстка імунна реакція виштовхує будь-кого, хто хоче щось поліпшити – технічні, людські, процесні блокери сиплються на ентузіастів систематизації як стара штукатурка зі стін покинутого НДІ. Прості дії залежать вже не від одного відділу, кожне завдання – конфлікт і вторгнення. Ніхто не знає, де початок і де кінець.
Ходіння по колу закінчується екстреним викликом консультантів. Як бригада швидкої допомоги, вони реанімують життєво важливі функції, але порятунок пацієнта залежить тільки від запущеності хвороби і бажання усувати її першопричину.
Як побудувати систему управління. Першопричина
Першопричина в зрілості процесів і готовності компанії до систематизації. Спочатку повинна еволюціонувати культура. Якщо в компанії побудовані процеси, де нові люди розуміють, куди йти і що робити, то можна говорити про систему.
Система починається з розуміння, що функціонал вторинний, як змінна мода, а гнучка архітектура, що дозволяє впровадити будь-які зміни, наявність можливостей до інтеграції, єдиний вхід інформації – первинні, як базовий гардероб з вічною класикою. Від цього залежить, чи отримає бізнес цілісний механізм, здатний до еволюції або ще один велосипед з квадратним колесом.
Не менш важливо сформувати правильні очікування. Люди не стануть менше працювати, чому будуть дуже здивовані. Навпаки, їм доведеться змінювати звички, чому вони будуть всіляко опиратися. Користувачі в пошуках обхідних шляхів будуть настільки винахідливі, що деякий дуже потрібний функціонал ніколи не буде використаний. Деякі (незрілі) процеси ніколи не будуть автоматизовані, а інші (звичні) будуть виглядати так убого, що їх доведеться переписувати одразу після впровадження. Дані деякий час будуть спотворені, доведеться продумувати механізми щодо усунення людського фактора (багато).
Діяти по-іншому
Щоб побудувати систему управління, краще рухатися по можливості ітеративно, починаючи з найпростіших процесів, і немає сенсу самостійно писати детальне технічне завдання. Той, хто зможе закласти одноклітинну структуру і вдихнути в неї життя, зветься бізнес-аналітиком. Говорить він мало, більше слухає, записує в зошит і красиво малює на дошці. Зустрічі з ним повинні стати рутинним і обов’язковим ритуалом. Як психолог, він годинами вникає у суть і спокійним голосом задає дуже правильні і часом незручні питання, намагаючись вибудувати потік і спрямувати інформацію в потрібні русла. До кінця розмови клієнт отримує легку втому і раптове осяяння і десь починає діяти по-іншому. А діяти по-іншому – більш ефективно, системно і спираючись на дані – це саме те, до чого повинно привести впровадження системи управління.
А чи потрібно?
Подивіться на свою систему управління:
Скільки часу йде у вас на отримання запитуваних даних або звіту?
А скільки часу проходить від ідеї до її впровадження?
Задоволені ви швидкістю надання послуг вашою компанією?
Є ідеї, як скоротити час очікування і які перші кроки ви б зробили?
- Дзеркальні кроки – основа переговорного процесу Сергій Пєтков 07:28
- Післяплата через Нову пошту та NovaPay: чи потрібен фіскальний чек? Арсен Маринушкін 00:43
- ТЦК проти позову: розбираю відзив на позов, коментую, відповіді Павло Васильєв вчора о 21:39
- Очікування vs реальність: правда про старт кар’єри в IT Сергій Немчинський вчора о 10:36
- З чого починати описувати бізнес-процеси? Жанна Кудрицька 24.04.2025 23:46
- Неустойка за неповернення майна з оренди: між штрафом та пенею Дмитро Шаповал 24.04.2025 13:56
- Стягнення шкоди з закладу освіти та батьків внаслідок пошкодження ока дитині Артур Кір’яков 24.04.2025 13:11
- СЗЧ – вихід з ситуації є Сергій Пєтков 24.04.2025 10:18
- Декілька ФОП: оптимізація податків чи дроблення бізнесу? Сергій Пагер 24.04.2025 09:07
- Захист дітей від насильства: як працює модель Барнахус в Україні та Польщі Галина Скіпальська 23.04.2025 17:02
- ПРРО як шлях до детенізації бізнесу та збільшення надхожень у бюджет Андрій Сухов 23.04.2025 11:59
- Cпеціальні військові операції – міжнародна політика кремля Сергій Пєтков 23.04.2025 10:18
- 100 днів, які не повернули мир в Україну Дмитро Пульмановський 23.04.2025 10:15
- За фасадом новобудови: як виявити ризики перед купівлею Юрій Бабенко 22.04.2025 15:32
- Як енергетичні компанії оптимізують КІК: досвід ЄС та українські реалії Ростислав Никітенко 22.04.2025 11:46
- Стажування і підвищення кваліфікації: сенси та підходи 140
- ТЦК – треш, хайп, фейк або соціальна допомога військовим та їх сім’ям 104
- Китай закручує "рідкоземельну гайку". Як Україні скористатися своїм шансом? 95
- Захист дітей від насильства: як працює модель Барнахус в Україні та Польщі 93
- 100 днів, які не повернули мир в Україну 86
-
Виробництво шоколаду та ковбас під загрозою через блокування імпорту ароматизаторів
Бізнес 17131
-
У Вашингтоні вже розуміють, що не зможуть лише самотужки домогтися миру
Думка 12434
-
А що ж Україна — де її винагорода за жертви і героїчний спротив
Думка 9788
-
По грошах їх пізнаєте їх: аналіз "гробових" виплат натякає на масштаби втрат РФ
Думка 7734
-
Гормональні підказки після 30: коли втома, дратівливість і зайва вага — це не випадковість
Життя 7636