Зміни в реєстрі польської фірми: чому все так довго?

Довго чекаєте на зміни в реєстрі по польській фірмі? Коментарі адвоката про те, як пришвидшити реєстрацію в KRS.

Зміни в реєстрі польської фірми: чому все так довго?

Наші підприємці в Польщі зазвичай з великим подивом сприймають інформацію про те, скільки треба чекати на реєстрацію фірми в Польщі, або внесення змін до реєстру по польському підприємству.

Так, первинна реєстрація ТОВ в Польщі може тривати від кількох днів до 3-4 тижнів, а внесення змін до реєстру – зазвичай в межах 3-4 місяців.

Чому так? І на що слід звернути увагу, щоб проведення реєстраційних дій по Вашій польській фірмі відбувалися якомога швидше?

Варто зауважити, що в Польщі є два реєстри суб’єктів господарювання.

1) CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) – реєстр для суб’єктів індивідуальної підприємницької діяльності, простіше кажучи – реєстр польських ФОПів.

2) KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) – реєстр юридичних осіб, зокрема польських ТОВ, АТ, Командитних товариств, громадських організацій тощо.

Проблем з роботою першого реєстру – немає. ФОПи в Польщі реєструються фактично за один-два робочих дні. Так само швидко відбувається внесення змін до реєстру CEIDG.

Читайте також: «Як відкрити в Польщі ФОП?».

Однак, в переважній своїй більшості, іноземний бізнес в Польщі працює у формі товариств з обмеженою відповідальністю (Sp. z o.o.) та має справу з KRS.

Реєстрація та ліквідація фірми, зміна адреси, складу правління, власників, видів діяльності, реєстрація річної фінансової звітності – все це проходить через KRS. За законом, всі істотні зміни в польському товаристві повинні подаватися до KRS впродовж 7 днів з моменту їх прийняття.

Важливо розуміти, KRS – це судовий реєстр. Рішення про ту чи іншу реєстраційну дію приймає суд.

На строки прийняття рішення істотно впливає спосіб реєстрації товариства. Їх є два: через інтернет (за допомогою сервісу S24) та традиційний – через оформлення документів у нотаріуса та подання їх реєстратору в паперовому вигляді.

Детальніше читайте: «Як дистанційно зареєструвати фірму в Польщі?».

Якщо реєструвати фірму через Інтернет, первина реєстрація, при правильному заповненні документів, триватиме 1-2 робочих дні. В подальшому, зміни до реєстру також можна буде оперативно вносити за допомогою Інтернет-сервісу, однак в межах того функціоналу, який передбачає програма S24.

З практики роботи KRS прослідковується негласне правило: документи, які подані через Інтернет розглядаються судом в першу чергу.

В традиційній реєстрації все по-іншому. Як і для первинної реєстрації так і для внесення змін по польській фірмі Ви готуєте спочатку документи в паперовій формі. Підписуєте їх, в окремих випадках посвідчуєте нотаріально. Далі заповнюєте паперові реєстраційні картки та оплачуєте реєстраційний збір. Увесь пакет документів подається в KRS безпосередньо (наручно), або поштою.

Як відбувається розгляд справи в KRS?

Коли Ваші документи вже в суді, справі надається номер (сигнатура) та призначається виконавець (референт).

На початковому етапі здійснюється попереднє формальне дослідження поданих документів. Реєстратор з’ясовує:

1. Чи є правові підстави для початку провадження у справі?

2. Чи документи подані до вірної інстанції?

3. Чи подані документи відповідають формальним вимогам?

Якщо з першими двома питаннями більш-менш все просто, то по третьому – виявляється найбільша кількість «проколів».

Реєстраційні картки для фірм в Польщі – специфічні, треба розуміти як їх правильно заповнювати. Вони не є складнішими наприклад за ті, що використовуються в Україні. Однак ціна помилки в польській реєстраційній картці вищою, бо на усунення помилок йде багато часу. Неправильно проставлена позначка чи літера, або ж залишене порожнє поле картки – може бути кваліфіковане як помилка.

Якщо на попередньому етапі реєстратор виявив формальні помилки, то він може:

1. Надіслати Вам вимогу усунути недоліки;

2. Відхилити подання;

3. Повернути документи без розгляду.

Все залежить від змісту допущеного недоліку. В будь-якому випадку KRS надсилає фірмі письмове повідомлення.

Відтак, якщо Ви проводите реєстраційні зміни по польському ТОВ, поштова адреса фірми повинна бути активною, а всі листи мають потрапляти до Вас в найкоротші терміни.

Якщо Ви лише реєструєте фірму, то одразу після підписання установчого договору подбайте про дійсність її адреси.

Детальніше про це читайте: «Реєстрація фірми в Польщі: що потрібно врахувати?»

Часто так буває, що лист від KRS з вимогою усунути недоліки не отримується заявником вчасно і реєстратор повертає документи без розгляду. Доводиться починати спочатку цю і без того довгу процедуру.

Важливий момент: якщо Вам повертають документи на попередній стадії – Ви маєте право повернути собі суму сплаченого реєстраційного збору. Як правило ставка реєстраційного збору стандартна – 350 злотих (близько 75 євро).

Якщо Ваші документи пройшли першу формальну оцінку, реєстратор переходить до наступного етапу – дослідження поданих матеріалів по-суті.

На цій стадії перевіряється зміст поданих документів: чи правильно скликано загальні збори, чи уповноважений орган прийняв рішення, чи належно оформлено довіреність, чи правильно сформульовані рішення та багато іншого.

Якщо реєстратор виявить помилки та дійде висновку, що вони можуть бути усунені заявником – Вам направлять відповідну вимогу про усунення недоліків та дадуть певний час для подання правильного документа.

Якщо ж реєстратор дійде до висновку, що недоліки не підлягають виправленню, а товариство при прийнятті рішення діяло всупереч положенням закону чи статуту – суд приймає рішення про відмову в реєстраційній дії. В такому випадку – реєстраційний збір вже не підлягає поверненню.

Що цікаво: при оцінці документів, суд керується принципом незалежності суддів. В Польщі немає єдиної практики оцінки тих чи інших документів реєстратором KRS. Тому інколи трапляються випадки, що в одному воєводстві суд реєструє зміни в KRS, а в іншому – повертає аналогічний пакет документів чи відмовляє в реєстрації.

Що робити коли Ви отримуєте відмову KRS в реєстрації змін по польській фірмі?

Варіанти є два: 1) Рішення реєстратора можна оскаржити в суді, якщо Ви бачите, що таке рішення є неправомірним, або 2) Подати документи повторно з врахуванням висловлених реєстратором недоліків.

Якщо з Вашими документами все добре – отримуєте позитивне судове рішення. Далі справа чекає поки референт вручну внесе нову інформацію до реєстру по фірмі.

Які ще фактори сповільнюють реєстрацію в польському KRS?

1. В 2018 році внесено зміни до закону про KRS і зобов’язано референтів вимагати від учасників та керівників польських фірм інформацію про поштові адреси на території Польщі. Якщо, до прикладу, фірма, яка зареєстрована до 2018 року не подавала до KRS такої інформації, в процесі внесення змін – це потрібно буде зробити. Навіть якщо у Вас все в порядку з документами – референт вишле запит донести документи з Вашими адресами на території Польщі.

2. Порядок документообігу в KRS передбачає закріплення за справою одного конкретного референта. Якщо він, до прикладу, захворів чи пішов у відпустку – справа «чекає» на його повернення. Треба періодично телефонувати в суд та перевіряти як проходить розгляд Вашої справи.

3. Довідка про не судимість для керівника фірми в Польщі, що є іноземцем. Якщо Ви реєструєте фірму де керівником є іноземець, або ж змінюєте керівництво в фірмі на нерезидента – велика ймовірність що KRS запитає у Вас польську довідку про несудимість іноземця.

Що робити для того, щоб пришвидшити реєстрацію фірми в Польщі або зміни до KRS?

1. Намагатися не допускати помилок при підготовці документів. Від цього звичайно ніхто не застрахований. Тим паче суди в Польщі по-різному підходять до оцінки одних і тих самих документів. Однак правильно заповнені документи як правило реєструються без проблем. Якщо не маєте певності в правильності оформлення змін – порадьтеся з фахівцями.

2. Слідкуйте за кореспонденцією. Вчасно отримане повідомлення з KRS – дасть Вам можливість швидко на нього зреагувати. І навпаки – не прийнятий лист з суду може спричинити залишення документів без розгляду або відмову в реєстрації.

3. Періодично перевіряйте в суді інформацію щодо стану розгляду Вашої справи. Можна телефоном, або ж особисто в канцелярії суду.

4. Разом з пакетом документів по реєстрації ТОВ в Польщі чи внесення змін до реєстру, подавайте інформацію про поштові адреси учасників та керівників фірми на території Польщі.

5. Якщо в керівництві Вашої фірми має бути іноземець – зробіть для такого керівника довідку про відсутність судимості в Польщі та подайте її одразу з іншими документами до KRS.