Контроль не нужен?

В Минобороны продолжают ударными темпами избавляться от макулатуры: 16 мая министр обороны отменил 630 приказов, которые «не имели практического применения в ежедневной деятельности войск и мешали оперативно и качественно выполнять поставленные задачи. В сумме глава оборонного ведомства отменил уже больше 1000 таких документов - и этого, по словам Степана Тимофеевича Полторака, никто из сотрудников министерства не заметил. Пожалуй, вот и все, что нужно знать о документообороте в государственном секторе.

То, что остановка действия такого огромного количества документов, регламентирующих работу Министерства обороны, осталась незамеченной, говорит только об одном: велика вероятность, что об этих приказах даже не знали. Собственно, это подтверждает и формулировка, с которой были отменены приказы. То есть в МОУ ежедневно готовится огромное количество документов, судьбу которых тяжело проследить даже самим сотрудникам.

И дело тут не только в регламентирующих актах! Мы живем в XXI веке – а личные дела военнослужащих все так же хранятся в толстых картонных папках и ездят за служивыми с места на место. Бывает, что не доезжают. В век компьютерных технологий, когда практически любой вопрос можно решить с помощью приложения на смартфоне, бойцы вынуждены часами стоять в очереди, чтобы оформить положенные ему социальные льготы. Огромное количество бойцов не может получить УБД, наградные или «боевые» по той причине, что документы просто где-то теряются, не доходят или отклоняются по формальному признаку

Вся эта история про средневековую канцелярию – она не только про Минобороны. В НГУ, например, я как-то потратил 50 минут на то, чтобы зарегистрировать документ, который был завизирован уже всеми, кем только можно. Если в Грузии паспорт можно получить за 15 минут, не выходя из машины, как кофе на МакДрайве - то у нас фотографию вклеивают неделю. И если введением электронных паспортов ситуация в этой сфере обещает сдвинутся с мертвой точки – то, например, с документами, необходимыми для открытия бизнеса, по-прежнему просвета не видно.

И вновь ответ, вроде бы, очевиден: необходимо введение электронного документооборота и различных баз учета данных. Однако внятно по этому поводу никто ничего не говорит.

Введение электронного документооборота и электронной системы учета личного состава не только позволят сэкономить миллионы просто на закупке бумаги – они существенно повысят эффективность работы системы, сделают ее более прозрачной и, самое главное, выведут сервисные функции министерства на должный уровень. В идеале, грубо говоря, по истечении своего контракта военнослужащий должен просто получать SMS о том, что он уволен в запас и ему оформлены все соответствующие выплаты и льготы.

Более того: введение электронных баз данных даст возможность эффективно распределять ресурсы, осуществлять планирование (в том числе и финансовое), вести нормальный учет. Судите сами: как мы можем говорить о том, что экономим миллионы на закупках, если никто точно не может сказать, что дальше происходит с тем, что закупили?

На данный момент мы с коллегами из Международного проекта «Центр подготовки « PATRIOT » готовим предложение для командующего Национальной гвардии Украины генерал-лейтенанта Юрия Аллерова по внедрению в НГУ электронного документооборота и электронных баз данных. Мы уже подготовили модель базы данных личного состава, а в данный момент ведем переговоры с потенциальными партнерами для создания полноценной IT -среды для Нацгвардии.

Если Юрий Владимирович позитивно воспримет наше предложение, то мы сможем запустить пилотный проект – уже через пару месяцев после старта «пилота» на практике убедиться в эффективности электронного документооборота для госструктур.

Я верю в то, что этот проект удастся реализовать. И очень надеюсь, что Минобороны тоже не останется в стороне. Тем более, что построение единой электронной базы для всех силовых ведомств было бы вполне логичным шагом.