Автоматизація бізнес-процесів: сучасний тренд чи спосіб підвищення ефективності бізнесу?

Світовий тренд діджиталізації і нові економічні реалії спонукають керівників компаній більш активно шукати засоби та способи для підвищення ефективності власного бізнесу.

Так, автоматизація бізнесу може допомогти перенести рутинні завдання та їх облік у сервіси і додатки, аби зробити усі процеси більш прозорими та контрольованими. Якщо на підприємстві великий обсяг інформації, обробляти яку вручну (або наявними засобами автоматизації) стало неможливо (не встигаємо, помиляємося, дорого коштує персонал), то автоматизація — це вихід. Якщо ж потрібної інформації просто немає або вона недостовірна, рішення приймаються без урахування наявних даних, дії не узгоджені, то, швидше за все, не сформована сама система управління і автоматизація тут не допоможе. Тому, оцінивши ситуацію, потрібно зробити висновок, чи вирішить автоматизація виявлені проблеми.  

Далі необхідно розібратися з бізнес-процесами, які протікають у вашій компанії. Щоб їх визначити і описати, досить відповісти на питання: "Що і для чого Ви робите всередині свого бізнесу, щоб він приносив прибуток?" 

Тож пропоную покроково розібратися, як автоматизувати бізнес-процеси у компаніях: 

Крок 1. Моделюємо бізнес-процеси. 

Системне управління бізнесом починається із постановки цілей, формулювання організаційної структури компанії, визначення зон відповідальності кожного співробітника, написання чітких посадових інструкцій та побудови системи комунікації. Для моделювання бізнес-процесів ,зазвичай, використовується система умовних позначень та їх опис - BPMN (Business Process Model and Notation).   

Крок 2. Описуємо бізнес процеси. 

За відсутності опису наявних бізнес-процесів досить складно провести їхню автоматизацію. Опис діяльності підприємства можна зробити самостійно або залучити зовнішніх консультантів. Для полегшення цих робіт слід в деталях розібрати і відобразити всі процеси, що стосуються сфери вашої діяльності. Тут важливо виявити слабкі місця, відкоригувати процеси там, де це можливо, удосконалити діяльність і забезпечити зворотний зв'язок з клієнтами та власними співробітниками, визначати ролі та сформувати KPI, а також довести усі вищезазначені процеси до автоматизму. 

Крок 3. Накладаємо бізнес-процеси на софт.  

Після того, як ми з’ясували, який процес чи його частина потребує автоматизації, обираємо найбільш зручні інструменти, які можуть допомогти на шляху постановки та контролю виконання задач, управління продажами, фіксації показників та вибудовування організаційної структури діяльності у компанії. 

Внутрішні процеси (виробництво, склад, розробку) рекомендовано автоматизувати силами власної команди (у цих сферах потрібно добре знати нюанси бізнесу, аутсорсери можуть не впоратися). Стандартні процеси на кшталт обліку часу персоналу або бухгалтерії можна довірити зовнішнім фахівцям (тут погляд з боку і поради експертів — ключ до оптимізації). 

Так як основа будь-якого бізнесу — продажі, то автоматизувати слід, у першу чергу, їх.  Очевидно, що виставити вручну 10 рахунків і виставити 1000 рахунків одним кліком — не одне й те ж саме. Адже, виставляючи рахунки автоматично, компанія отримує дорогоцінний час для вирішення ряду інших важливих та пріоритетних завдань. Тож, про автоматизацію слід задуматись при масштабуванні бізнесу. На другому місці — бухгалтерський облік, виробничі процеси та питання логістики. В останню чергу, зазвичай, автоматизують творчу та інтелектуальну діяльність, яка потребує особливого підходу та гнучкості. 

Вже після того, як ви визначилися з процесами, і зрозуміли, яким чином це можна зробити, настає відповідальний момент — обрати найбільш зручну систему, яка дозволить реалізувати Ваші бажання по автоматизації. Будь-які діджитал-інструменти можна розділити на декілька видів.  

Системи управління проєктами та задачами. Trello, Asana — сервіси, в яких можна ставити завдання співробітникам і розподіляти їх між членами команди. Або ToDo — допоможе вам у постановці і контролі задач від керівника не тільки для співробітників, але і для себе особисто. 

Продукти 1С та бухгалтерські системи. 1C, Delovod, M.E.Doc — системи управління фінансами і складом. За допомогою таких систем автоматизується виставлення та отримання рахунків, зарплати, розрахунок податків, створення актів та інших документів. 

Системи управління клієнтами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — прості інструменти управління продажами, створені для обліку відносин з клієнтами. Для кожного клієнта заводиться картка, куди записуються його контактні дані та історія спілкування. 

Системи управління робочим часом і персоналом.  PeopleTime, Bamboohr, Hurma — системи, де співробітники можуть залишати заявки на відпустку, стежити за робочим часом, кількістю робочих і вихідних днів.  

ESP-системи. UniSender, MailerLite, Mailchimp — за допомогою ESP можна не просто створити розсилку, але й врахувати всі важливі аспекти (створення контенту, робота з передплатниками,  збільшення доставлених повідомлень тощо), тим самим оптимізуючи маркетингові процеси у компанії. 

CMS-системи. Використовуються для забезпечення і організації спільного процесу створення, редагування і управління контентом. Наприклад, WordPress і Tilda — софт, за допомогою якого можна досить зручно адмініструвати сайт та працювати з його наповненням. 

Системи для побудови оргструктури. Наприклад, xMind — інструмент, який дозволить створити та застосувати інтелект карти і побудувати оргструктуру за 5 хвилин.  

Тож відповідь на питання, навіщо автоматизувати бізнес – досить-таки проста. Впровадження програмного забезпечення і софту допоможе бізнесу контролювати та оптимізувати всі аспекти діяльності компанії. Оскільки так управлінська звітність формується швидко і в зручній формі, а співробітники виконують меншу кількість операцій за одиницю часу. Більше того, таким чином поліпшується якість і швидкість клієнтського обслуговування.

Як бачимо, світ не стоїть на місці і ми всі рухаємося в нову еру в якій діджитал інструменти використовуються дедалі активніше. Тож давайте разом крокувати в ногу з часом!