Хто повинен бути першим помічником керівника на підприємстві

Коли я відвідувала знаменитий Римський Колізей, мені запам’яталася фраза гіда, який на запитання чи в наші часи змогли б побудувати таку споруду (мовляв немає вже таких людей), відповів, що люди є, немає таких організаторів.

Саме від організаторських здібностей і організації усієї діяльності у значній мірі залежить успішність і стабільність бізнесу.

Далеко не кожен успішний бізнесмен є добрим організатором, або має на це час. Але якщо він приділяє цьому належну увагу і розуміє значення, то обов’язково винайме менеджера, який володіє такими здібностями, для налагодження роботи компанії чи підприємства, як єдиного механізму. Злагодженість в роботі є запорукою успіху. 

Усі знають байку про лебедя, рака і щуку, які тягли віз у різні боки. Так буває  і в підприємстві чи компанії, коли кожен керівник намагається вирішити своє завдання не звертаючи уваги на те, як це вплине на інші напрямки і на загальний результат в цілому. Наприклад, в рослинництві агроном буде намагатися використати природні умови і якомога швидше посіяти чи зібрати урожай, і особливо не переймається скільки техніки чи автотранспорту при цьому буде задіяно, для нього чим більше, тим краще – швидше виконає свою задачу. А що при цьому техніка недовантажена, виконує незначні обсяги, втрачає на переїздах і простоях, неефективно використовується і приносить додаткові витрати для бізнесу, його особливо не турбує, бо це вже не його зона відповідальності. Тільки менеджер, який відповідає за загальну організацію роботи в компанії, може поєднати  усі ці  процеси в один і примусити усіх учасників виробництва будувати свою роботу таким чином, щоб на виході отримати максимально можливий результат.  

Для успішної організації роботи керівнику потрібно постійно мати  усіляку інформацію, аналізи роботи, економічні показники кожного напрямку діяльності чи кожного підрозділу. Тому першим помічником в організації роботи для керівника повинен стати економічний відділ.  Він надає керівнику як звітні дані, так і оперативні, як натуральні, так і вартісні показники, як на свій розсуд важливі звіти, так і за вимогою керівника з питань, які його цікавлять додатково.

На практиці трапляється, що керівник не приділяє належної уваги наданій йому інформації: або не розібравшись у показниках, або не довіряючи отриманій інформації, бо по його відчуттям показники повинні бути інші. При цьому, нехтуючи власними даними, користується інформацією отриманою від конкурентів, або аналогічних виробників. Але,  будь який показник, та ж собівартість, на різних підприємствах може бути абсолютно різною, і якщо на сторонньому підприємстві вона 3 гривні, а економісти показують на вашому  5 гривень, то це ніяк не означає, що економісти порахували не правильно.  

Великою управлінською помилкою є нехтування керівником інформацією, отриманою від фахівців свого підприємства, ґрунтуючись тільки на тому, що такого не може бути. Залишені без  уваги такі  факти в подальшому можуть привести до великих проблем. Можливо, на іншому підприємстві з організацією виробництва все добре, керівник контролює усі витрати, собівартість, максимально знизивши непродуктивні втрати він досяг такого результату. А керівник підприємства, який скористався чужою інформацією, не надаючи належного значення контролю за усіма етапами діяльності свого підприємства, перебуває в ілюзії, що в нього все добре, а бухгалтерія (яка вносить до обліку кожен документ) і економісти (які ґрунтуються на конкретних цифрах, а не емоціях) все роблять не правильно.

 Звичайно, потрібно критично відноситися до усілякої інформації, яку надають відповідні служби, бо можуть бути помилки, не достовірні або перекручені факти, не повні дані, і для цього є багато причин:

- Відповідальні особи не надали усі документи до бухгалтерії;

- Бухгалтера не проконтролювали і не вжили заходів для того, щоб документи своєчасно потрапили до обліку;

- Економісти своєчасно не отримали інформацію про зміни в організації чи технології, впровадженні нових виробництв чи виробів для того, щоб налаштувати  управлінський облік і мати можливість в подальшому аналізувати економічні показники будь якої діяльності  підприємства;

- І, звичайно, людський фактор - халатність, некомпетентність, відображення в обліку витрат, доходів та інших операцій із запізненням або віднесення не на ті об’єкти і багато іншого.

Тільки затребувавши додаткове обґрунтування, розшифровку окремих показників, керівник може встановити достовірність даних. Якщо при цьому виявлені невідповідності, то встановлюються причини, визначається «слабка ланка», де відбувається збій, та вживаються заходи для подальшого запобігання таким фактам. З кожним наступним разом якість звітів і аналізів буде підвищуватися і довіра до них зростатиме.

Керівник, навчившись працювати з отриманою від економічного підрозділу інформацією, в подальшому вже сам вносить корективи до змісту, форми, наповненості, регулярності  такої інформації, постійно її затребує і використовує для прийняття рішень та здійснення ефективного управління.