1. Разработать служебную инструкцию для всех работников фирмы . В ней должно быть прописано поведение каждого сотрудника на предприятии, правила общения между собой, а также инструктаж при внезапной проверке. Для охраны и менеджеров, начальников отделов такая инструкция должна быть разработана в отдельном частном порядке с помощью юриста по трудовым вопросам.
2. Для всех сотрудников необходимо ввести разные уровни доступа к документации фирмы . В таком случае, скажем при проверке или обыске, ни один сотрудник не сможет (не понимая этого) навредить фирме своими показаниями.
3. Следует завести журнал проверки предприятия . Тогда можно требовать составить пояснение прав и обязанностей проверяющих, а также вести определённую фиксацию проверки. Должен быть определен перечень всех документов, которые могут потребовать проверяющие, а также должностные лица, которые эти документы предоставят.
4. В обязательном порядке следует провести инструктаж с сотрудниками предприятия . Следует объяснить сотрудникам все моменты, которые попадают в разряд тайны (есть так сказать, - «конфиденциальными» или носят коммерческую тайну), а также озвучить стандартные вопросы проверяющих, проработать ответы на них. Также следует проверить знание сотрудниками своих прав и обязанностей.
5. Организовать современное и безопасное хранение индивидуальной и первичной информации . Для этого её следует шифровать, а доступ к ней предоставить лишь ответственным за её хранение лицам. Можно заключить договор с адвокатом о хранении особо важных документов.
Наведённый перечень 5-ти мероприятий по улучшению качества работы предприятия не исчерпывающий. Но, соблюдения этих простых правил даст возможность нанятому персоналу не раздражаться в сложных непредвиденных ситуациях, производительность не будет падать, а престиж предприятия в глазах контрагентов только возрастёт.