Как избежать типичных ошибок при подготовке тендерной документации

Со стартом работы системы ProZorro наряду с очевидными позитивными изменениями, в большей степени, связанными с повышением прозрачности тендерных процедур, есть и негативные моменты. В частности, если раньше обязательным требованием при выборе победителя тендера, согласно законодательству, было наличие опыта выполнения аналогичных договоров, а также штатных квалифицированных сотрудников и соответствующей материально-технической базы, то на данный момент в связи с упрощением требований по квалификационным критериям, подрядчику необходимо соответствовать  хотя бы одному критерию. К сожалению, к негативным моментам также следует отнести, участившиеся случаи подделки документов с помощью Photoshop участниками тендеров.

Мой личный опыт общения с клиентами показывает, что сегодня останавливает предпринимателей от участия в тендерах, зачастую, сложная и достаточно затратная по времени процедура подготовки тендерного предложения. Не всегда у компании есть соответствующий опыт и сотрудники, которые могут на должном уровне подготовить весь пакет документов. Да и не всегда рентабельно, отвлекать своего сотрудника на эти вопросы от его профильной деятельности. Поэтому все чаще различные субъекты хозяйствования отдают процесс подготовки тендерной документации на аутсорсинг консалтинговым компаниям, которые специализируясь на этом, хорошо знают типичные ошибки, допускаемые предпринимателями. 

Среди таковых я бы выделил самые типичные:

1. Несоответствие тендерного предложения требованиям тендерной документации.

2. Несоответствие предложенных товаров, работ и услуг технической документации заказчика.

3. Неправильное оформление документов на соответствии статьи 17 Закона Украины "О публичных закупках".

4. Невнимательность при подготовке тендерного предложения: грамматические ошибки, забыли печать поставить, страницы перепутали номерами. 

5. Несоответствие расчетов предоставляемых услуг или выполняемых работ техническому заданию заказчика.

Выбирая консалтинговую компанию для сотрудничества, следует обращать внимание на способность той или иной компании оказать профессиональные услуги. Обращайте внимание на возможность консультантов комплексно подходить к подготовке документов и сопровождать весь процесс на всех этапах тендера. 

I Этап «Подготовки к проведению тендера»:

1.Полный анализ возможностей и задач по участию в конкретных процедурах закупок. Для максимальной эффективности, желательно, чтобы им занималось несколько человек.

2.Разработка концепции взаимодействия и системный подход к решению поставленных задач по каждому тендеру. 

3.Участие в разработке технического задания и разработке тендерной документации до ее согласования. Конструктивный диалог с заказчиком по формированию ожидаемой стоимости тендера, отсутствие дискриминационных условий.

II Этап «Проверка документов и аукцион»:

1.Детальный анализ условий тендерной документации, инициирование внесения туда изменений, получение разъяснений относительно содержания отдельных условий  тендерной документации. Проверка тендерного предложения, срочное получение документов и подготовка рекомендаций. 

2.По результатам анализа предыдущих тендеров заказчика и аналогичных, разработка тактики выбора цены и ее понижение во время аукциона.

3.Увеличение вероятности победы на аукционе, в том числе, за счет анализа потенциальных конкурентов, уровня их ценовых предложений и типичного поведения во время аукциона.

4.Обучение вашего персонала правильно составлять тендерное предложение.

 Постоянная поддержка и предоставление консультаций как перед аукционом, так и непосредственно во время него.

III Этап «Квалификация тендерного предложения»

1.В случае неправомерных действий заказчика относительно отказа от вашего предложения – вам должны оказать комплексную защиту ваших интересов.

2.Исследование тендерных предложений вашего конкурента на предмет их соответствия требованиям тендерной документации и законодательства Украины.

IV Этап «Исполнение условий договора и сопровождение»

1.По результатам тендера вами подписан договор с заказчиком, но необходимо сопровождение сделки до ее полного завершения.

2.Предоставление юридической помощи относительно инициирования изменений к существенным условиям договора по сотрудничеству.

Итак именно от того насколько вы грамотно подойдете к вопросу подготовки тендерной документации зависит и конечный результат. Выигрывайте и расширяйте свои горизонты!