Чи є електронне листування доказом в суді?

Навіть серед професійних юристів складно знайти однозначну відповідь на дане питання. Справа в тому, що законодавством України не визначено чітке поле застосування і використання електронних листів в господарській діяльності. Через це, судді починають користуватися своїм «безмежним» правом самостійно вирішувати, чи визнавати в конкретній справі електронну переписку (e-mail) – доказом, чи ні.

Пропоную розібратися в даному питанні.

1. Що про «e-mail» говорять нормативно-правові акти України.

Нормативно-правові акти (НПА) України не забороняють використання електронного листування в господарській діяльності, однак, і не дають йому чіткої правової позиції.

Так, в ст.207 ЦК України зазначено, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку.

Паралельно з ЦК України, ст.181 ГК України допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо.

Законодавством України також передбачені спеціальні НПА, які регулюють листування електронною поштою, а саме ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» та ЗУ «Про електронний цифровий підпис». Першим передбачено визначення електронного документа (це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа) а також те, що електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора. Другий НПА, безпосередньо, визначає правовий статус електронного цифрового підпису (ЕЦП) та регулює відносини, що виникають при використанні ЕЦП.

Власне, це всі основні НПА, які регулюють так звані «офіційні e-mail», які потім можна використовувати як доказ в суді.

2. Ідеальний варіант використання «e-mail» переписки в господарській діяльності.

Електронні документи з ЕЦП є ідеальним доказом вашої переписки з контрагентом. Чому? По-перше, законодавство України чітко регламентує застосування ЕЦП для листування електронною поштою. По-друге, ЕЦП використовує сама держава, зокрема, податкові органи добровільно-примусово перевели всі звіти в електронну форму, і вимагають підписувати їх ЕЦП. Враховуючи все це, судді без особливих труднощів визнають таку електронну переписку доказом у справі.

Однак, є тут і мінуси. ЕЦП майже не використовується в повсякденній діяльності суб’єктами господарювання. Працюючи зі своїм клієнтом ви навряд чи відправляєте йому електронні листи з ЕЦП, та й саме електронна переписка може вестися не з офіційної пошти компанії.

І хоч наявність ЕЦП в електронній переписці є ідеальним доказом в суді, через свою незначну популярність і не використання в господарській діяльності він є більш щасливим випадком ніж постійним захистом.

3. Проблеми, які виникають під час визнання «e-mail» переписки доказом в суді.

Невизнання. Перше, що зробить ваш опонент в суді (якщо він не бажає програти справу) так це те, що він не визнає отримання від вашої компанії електронних листів, які, наприклад, підтверджують направлення звітів, актів, тощо (підтверджують виконання робіт).

Відсутність чіткої форми доказу. В суд ви зможете подати лише роздруківки з сайту, які ваш опонент, скоріш за все, буде називати підробкою та недопустимим доказом.

Представник без належних повноважень. Також, ви можете зіштовхнутися з проблемою, коли ваш опонент зазначить, що електронну переписку ваша компанія вела не з уповноваженим представником, а, наприклад, з якимось паном Петровим, який, в кращому випадку, просто не має повноважень на укладання договорів, а в гіршому, взагалі офіційно не влаштований в компанії з якою ви переписувались.

Підтвердження отримання електронного листа. Крім того, вам буде важко довести суду той факт, що ваш контрагент дійсно отримав від вас «e-mail». Справа в тому, що відправлений вами «e-mail» міг бути визначений поштовим агентом як спам, і ваш контрагент дійсно міг його не отримати, або ви просто не зможете довести те, що такого не могло статися.

4. Ставлення суддів до електронних листів як доказів в судовому процесі.

Ставлення суддів щодо даного питання неоднозначне, і залежить від багатьох факторів в конкретній справі. Однак, можна зазначити загальноприйняті позиції.

Пленумом Вищого господарського суду України №18 від 26.12.2011, передбачено, зокрема п.2.5., що будь-які подані учасниками процесу докази (зокрема, стосовно інформації у мережі Інтернет) підлягають оцінці судом на предмет належності і допустимості. Вирішуючи питання щодо доказів, господарські суди повинні враховувати інститут допустимості засобів доказування, згідно з яким обставини справи, що відповідно до законодавства повинні бути підтверджені певними засобами доказування, не можуть підтверджуватись іншими засобами доказування. Подані докази не можуть бути відхилені судом з тих мотивів, що вони не передбачені процесуальним законом.

Якщо брати практику, то, наприклад, Київський апеляційний господарський суд у своїй постанові від 13.07.2011 (справа №35/409) прийняв як належний доказ електронну переписку між сторонами, яка не мала ЕЦП. Так, суд зазначив наступне: «Доводи скаржника про те, що електронні листи не можуть бути належним доказом у справі з посиланням на положення Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» спростовується наступним. У відповідності до абзацу 2 частини 1 статті 207 Цивільного кодексу України під час здійснення правочину воля сторін може бути виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку. Спірний договір не містить положень щодо електронного документу, а лише визначає форму надсилання звіту. Позивачем за первісним позовом були дотримані вимоги додатку №1 до договору, звіт відповідачеві за первісним позовом був направлений як в електронній так і в паперовій формі.»

Суди, за клопотанням сторін, можуть призначити експертизу, висновок якої може підтвердити відправлення електронного листа. Наприклад, можна провести дослідження комп'ютера, де експерт зможе підтвердити, що на ньому містяться певні записи такого-от змісту, зроблені такого-то числом, що зміни в них не вносилися та ін. Якщо поштовий сервіс чи хостинг здійснювалось через українську контору, можна звернутися до них за підтвердженням фактів листування, та потім за допомогою інших доказів спробувати порівняти зміст листування з тими подіями які відбувалися на виконання умов, які були досягнуті в листуванні. Можна призначити судову інженерно-технічну експертизу, на якій поставити, наприклад, наступні питання: - Коли був зареєстрований обліковий запис електронної пошти?; - Чи зареєстрований обліковий запис електронної пошти за конкретною особою?; - Яким чином можливо ідентифікувати користувача облікового запису електронної пошти; - Чи можливо в результаті аналізу змісту текстових повідомлень, що містяться в архіві електронної пошти стверджувати, що конкретна особа є користувачем облікового запису даної електронної пошти?; - Який зміст текстових повідомлень, що містяться в архіві електронної пошти, отриманих з іншої конкретної електронної пошти (з зазначенням дати та часу отримання кожного повідомлення)?; - Який зміст текстових повідомлень, що містяться в архіві електронної пошти, відправлених на електронну пошту за певною адресою (з зазначенням дати та часу відправлення кожного повідомлення)?;- Чи можливо ідентифікувати автора зазначених текстових повідомлень?

В будь-якому випадку, загальна вимога судів така – сторони повинні заздалегідь у договорі обумовити, що листування за таким договором буде вестися саме за допомогою відповідних технічних засобів, вказати свої електронні адреси.

5. Поради, які збільшать ваші шанси в суді щодо визнання електронних листів доказами.

Одним із способом легалізації електронного листування є вказівка на можливість його використання в самому тексті угоди між сторонами. Наприклад, в договорі можна зазначити, що за відсутності доказів фальсифікації електронне листування визнається сторонами договору нарівні з паперових носіях. Зокрема, в договорі можна зазначити наступне: «Документи, відправлені факсом або електронною поштою, мають повну юридичну силу до моменту обміну оригіналами, породжують права та обов’язки для сторін, можуть бути подані до судових інстанцій в якості належних доказів і не можуть спростовуватися стороною, від імені якої вони були відправлені».

Спеціалістами встановлено, що технічно цілком можливо визначити, з якого саме комп'ютера був відправлений той чи інший документ, проте вельми скрутно персоніфікувати його відправника. Крім того, слід знати й іншу сторону медалі. Не так складно підробити відправлення електронного листа. Так, можна відправити лист хоч з офіційного сайту Білого дому. Отже, краще використовувати інший прийом, який може допомогти довести факти, викладені в електронному листуванні. Так, можна підтвердити зміст електронних листів шляхом посилань на них у подальшій кореспонденції. Якщо ж інша сторона дасть відповідь на подальшу кореспонденцію, вона, фактично, визнає отримання попередніх листів.