«Безбумажный офис» в 21 веке - миф или реальность?

Трудно даже вообразить, в какой степени структура бизнес-процессов продиктована ограничениями бумажного делопроизводства. 

Майкл Хаммер, Джеймс Чампли

«Реинжиниринг вашего бизнеса»

Что бы там ни говорили, но старинна Билл Гейтс изрекает разумные предложения: «Электронная технология способна полностью изменить как производственные процессы, так и бизнес-процессы компании. В частности они могут избавить сотрудников от медлительной, трудоемкой работы с бумажными документами. Замена бумажных процессов электронными позволяет интеллектуальным работникам заниматься плодотворной работой» - , вот его слова в книге «Бизнес со скоростью мысли».

Полностью электронная рабочая среда обычно называется «безбумажным офисом» - термин этот существует с 1973 года. Тогда это было мечтой. А что же происходит сегодня? Готовы ли компании, особенно государственные службы, отказаться от кипы бумаг, миллиона форм для отчетности и не только и подписи конвертов своим клиентам (партнерам, поставщикам и т.п.) вручную?

В наши дни все необходимое для реализации этой мечты имеется. Технологии, техника, ПО  - современный набор инструментов для автоматизации бизнеса любой компании – все это уже есть. Тем не менее, потребность в бумаге с каждым годом увеличивается, что как минимум неудобно.

Нет, я, конечно, не призываю исключить бумагу из операционной деятельности компании. На сегодняшний день это и невозможно - многие документы необходимо распечатывать все-таки на бумаге согласно нормам нашего законодательства, да и для многих менеджеров отчеты в распечатанном виде более предпочтительны для анализа и восприятия, нежели десятки страниц на экране.

Но считали ли вы какое количество бумажных форм есть в компании  для обязательного заполнения? А сколько Ваши сотрудники тратят времени на их заполнение? (Бухгалтерия, которая подает отчеты в бумажном виде или в электронном, но НА ДИСКЕТАХ!!! не в счет. Кстати, в нашей компании ежемесячно возникает вопрос – где записать информацию на дискету, т.к. уже нет ПК с дисководами для дискет). Ведь сколько возможно сэкономить времени сотрудников компании, направить их энергию и потенциал в нужное русло на решение более глобальных задач, чем заполнение бумаг.

Повышение эффективности труда интеллектуальных работников конечно измерить гораздо труднее, чем прирост производительности труда рабочих на конвейере, но здравый смысл подсказывает, что если освободить их от многочисленных рутинных обязанностей, они будут делать свое дело лучше. Ваши клиенты тоже должны это почувствовать, ибо время, раньше уходившее на копание в бумагах, ваши работники смогут дополнительно посвятить решению их проблем.

Интересно услышать Ваше мнение. В вашей компании бумажных форм больше, чем электронных, или наоборот? Как Вы считаете, сколько необходимо нам (Украине) еще лет, чтобы принципы «безбумажного офиса» были для нас настолько же естественными, насколько чистить зубы по утрам?