Электронный документооборот: стратегия внедрения в крупной компании

Одна и та же система внешнего, юридически значимого электронного документооборота от одного разработчика может иметь две версии.

Первая — Online версия. Чтобы воспользоваться ей, необходимо купить лицензию, зарегистрировать организацию в системе, создать профили компании и департаментов (если система позволяет). Затем следует зарегистрировать в системе сотрудников, которые имеют право загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы. И можно сразу приступать к работе в системе.

Вторая — Onsite версия. Это решение больше подходит для крупных и очень крупных предприятий. Компания получает не только возможность внедрить у себя готовое веб-решение, но и развивать его исходя из потребностей предприятия. В этом случае можно адаптировать систему электронного документооборота под свои нужды, добавлять шаблоны новых документов, внедрять собственные решения и даже брендировать систему.

Какую бы версию ни выбрала компания, внедрение должно проходить постепенно и поэтапно.

После того, как компания определилась с системой электронного документооборота, следует провести ее тестовое внедрение в одном из подразделений. Имеет смысл создать группу сотрудников, которые получив квалифицированные электронные подписи (КЭП), будут учиться работать в системе. На первом этапе они могут подписывать и обмениваться документами внутри организации и только после этого начинать работать с внешними контрагентами.

Несмотря на простоту систем внешнего электронного документооборота, вопросы у сотрудников и контрагентов возникают всегда. Поэтому небольшой тестовый период просто необходим, чтобы понять все тонкости работы и разобраться с функционалом системы. После окончания тестового периода именно эта группа сотрудников сможет обучать и консультировать остальную часть персонала компании.

Тест системы пилотной группой необходим еще для того, чтобы понять, какие инструкции, распоряжения и приказы по предприятию надо подготовить. Следует определить, кто из сотрудников и какие документы имеет право подписывать от лица компании. Это надо оформить документально. Соответствующие доверенности впоследствии будут загружены в систему, чтобы контрагенты всегда имели возможность проверить права подписи документов.

Также необходимо четко прописать во внутренних инструкциях компании правила использования и хранения квалифицированных электронных подписей. Это — важно. Электронная подпись не должна храниться просто на столе сотрудника, тем более, с приклеенным к ней стикером с паролем (были и такие прецеденты). Всем сотрудникам надо точно знать, как хранить электронные подписи, какие документы ими подписывать, что делать в случае потери и так далее.

Следующий этап — получение квалифицированных электронных подписей для остальной части сотрудников. И не важно, что, к примеру, у вашего нового бухгалтера уже есть личная электронная подпись. КЭП выдается конкретному сотруднику для подписания определенного типа документов предприятия. Подпись отзывается в случае увольнения или перехода на другую должность.

Только после этого этапа стоит начинать внедрение системы документооборота на всем предприятии и приступать к процессу обучения персонала компании тонкостям работы. Проводить его будут представители провайдера или даже сотрудники из тестовой группы, которые уже досконально разобрались во всем. По большому счету, обучение работе в системе электронного документооборота занимает минут 40, но в процессе эксплуатации вопросы будут возникать неизбежно.

Следующий этап — рассылка контрагентам электронных писем с подробными инструкциями о том, как зарегистрироваться в системе, как в ней работать и так далее. Контрагентам следует сообщить контактные данные ответственных лиц в компании, которые смогут дать ответы на вопросы о работе в системе.

Если придерживаться подобной стратегии, внедрение пройдет легко и безболезненно для самой компании и для контрагентов.