Электронный документооборот: стратегия внедрения в крупной компании
Маленькая компания может подключиться системе внешнего электронного документооборота легко. Другое дело — внедрение на крупном предприятии. В этом случае надо придерживаться особой стратегии.
Одна и та же система внешнего, юридически значимого электронного документооборота от одного разработчика может иметь две версии.
Первая — Online версия. Чтобы воспользоваться ей, необходимо купить лицензию, зарегистрировать организацию в системе, создать профили компании и департаментов (если система позволяет). Затем следует зарегистрировать в системе сотрудников, которые имеют право загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы. И можно сразу приступать к работе в системе.
Вторая — Onsite версия. Это решение больше подходит для крупных и очень крупных предприятий. Компания получает не только возможность внедрить у себя готовое веб-решение, но и развивать его исходя из потребностей предприятия. В этом случае можно адаптировать систему электронного документооборота под свои нужды, добавлять шаблоны новых документов, внедрять собственные решения и даже брендировать систему.
Какую бы версию ни выбрала компания, внедрение должно проходить постепенно и поэтапно.
После того, как компания определилась с системой электронного документооборота, следует провести ее тестовое внедрение в одном из подразделений. Имеет смысл создать группу сотрудников, которые получив квалифицированные электронные подписи (КЭП), будут учиться работать в системе. На первом этапе они могут подписывать и обмениваться документами внутри организации и только после этого начинать работать с внешними контрагентами.
Несмотря на простоту систем внешнего электронного документооборота, вопросы у сотрудников и контрагентов возникают всегда. Поэтому небольшой тестовый период просто необходим, чтобы понять все тонкости работы и разобраться с функционалом системы. После окончания тестового периода именно эта группа сотрудников сможет обучать и консультировать остальную часть персонала компании.
Тест системы пилотной группой необходим еще для того, чтобы понять, какие инструкции, распоряжения и приказы по предприятию надо подготовить. Следует определить, кто из сотрудников и какие документы имеет право подписывать от лица компании. Это надо оформить документально. Соответствующие доверенности впоследствии будут загружены в систему, чтобы контрагенты всегда имели возможность проверить права подписи документов.
Также необходимо четко прописать во внутренних инструкциях компании правила использования и хранения квалифицированных электронных подписей. Это — важно. Электронная подпись не должна храниться просто на столе сотрудника, тем более, с приклеенным к ней стикером с паролем (были и такие прецеденты). Всем сотрудникам надо точно знать, как хранить электронные подписи, какие документы ими подписывать, что делать в случае потери и так далее.
Следующий этап — получение квалифицированных электронных подписей для остальной части сотрудников. И не важно, что, к примеру, у вашего нового бухгалтера уже есть личная электронная подпись. КЭП выдается конкретному сотруднику для подписания определенного типа документов предприятия. Подпись отзывается в случае увольнения или перехода на другую должность.
Только после этого этапа стоит начинать внедрение системы документооборота на всем предприятии и приступать к процессу обучения персонала компании тонкостям работы. Проводить его будут представители провайдера или даже сотрудники из тестовой группы, которые уже досконально разобрались во всем. По большому счету, обучение работе в системе электронного документооборота занимает минут 40, но в процессе эксплуатации вопросы будут возникать неизбежно.
Следующий этап — рассылка контрагентам электронных писем с подробными инструкциями о том, как зарегистрироваться в системе, как в ней работать и так далее. Контрагентам следует сообщить контактные данные ответственных лиц в компании, которые смогут дать ответы на вопросы о работе в системе.
Если придерживаться подобной стратегии, внедрение пройдет легко и безболезненно для самой компании и для контрагентов.
- Тримай стрій. Бо за спиною – Україна Дана Ярова вчора о 11:07
- Як керувати бізнесом за тисячі кілометрів і залишатися лідеркою: мій особистий досвід Наталія Павлючок вчора о 09:48
- Как уменьшить долги за коммуналку, если вы были за границей или не жили дома Віра Тарасенко 23.06.2025 19:28
- Бухгалтерські документи як доказ: як працює судова експертиза Олексій Ільченко 23.06.2025 16:45
- Енергетична автономія бізнесу: як встановити й підключити власну електростанцію у 2025 Ростислав Никітенко 23.06.2025 13:51
- Розмежування судових економічних експертиз: спеціальності 11.1, 11.2, 11.3 Юрій Григоренко 23.06.2025 12:00
- Коли держава робить вигляд, що не чує, ми вчимося кричати Дана Ярова 23.06.2025 11:35
- Банкрутство компанії: покрокова процедура Альона Пагер 22.06.2025 23:16
- Невидима межа між формальністю і правом: коли уважність важить більше, ніж доступ до суду Світлана Приймак 22.06.2025 20:11
- Дискреція не без меж: перші рішення на користь кандидатів до апеляцій Тетяна Огнев'юк 22.06.2025 18:13
- Право на освіту і обов’язок захищати державу: як знайти баланс? Анна Даніель 21.06.2025 10:22
- Велике крадiвництво № 4 Володимир Стус 20.06.2025 19:53
- Наша війна надовго.... Володимир Горковенко 20.06.2025 14:03
- Мезонінне інвестування в девелопмент: як не стати власником недобудови Роман Бєлік 19.06.2025 21:04
- Реформа ДПП як шанс залучити приватний капітал до відбудови Галина Янченко 19.06.2025 16:22
- Дискреція не без меж: перші рішення на користь кандидатів до апеляцій 1535
- Множинне громадянство: що змінює новий закон і які ризики він несе Україні 266
- Мезонінне інвестування в девелопмент: як не стати власником недобудови 160
- Як керувати бізнесом за тисячі кілометрів і залишатися лідеркою: мій особистий досвід 156
- Право на освіту і обов’язок захищати державу: як знайти баланс? 105
-
Фізична втома ні до чого – "правило п’яти хвилин" допоможе впоратися з ментальним виснаженням
Життя 9547
-
Трансжири, "Е-шки" і фальшива екопродукція: як читати етикетки на продуктах
Життя 7681
-
Що буде з Україною без зброї США. Три сценарії та нова роль Європи
5609
-
Шпаргалка молодості: як визначити свій тип старіння шкіри та відстрочити дедлайн вікових змін
Життя 4462
-
Ядерна точка біфуркації: завдання для України
Думка 4332