Цифровая подпись. Виды и особенности использования

Одно из препятствий, стоящих на пути массового перехода на электронный документооборот — непонимание многими представителями бизнеса некоторых базовых понятий.

Об электронных подписях уже много сказано и написано, но люди продолжают задавать мне вопросы на эту тему. Это понятно, электронная цифровая подпись — то, с чего начинается цифровая трансформация бизнеса. Сегодня я попытаюсь ответить на наиболее часто задаваемые вопросы.

В чем разница между ЕЦП, КЭП и Mobile ID?

Начиная с 2003 года в Украине действовал Закон «Про електронний цифровий підпис» (ЕЦП). В ноябре 2018, на смену ему пришел Закон «Про електронні довірчі послуги», который по-новому регулирует использование электронной подписи в Украине. Также были введены понятия квалифицированная цифровая подпись (КЭП) и усовершенствованная цифровая подпись. 

Файл с ЕЦП можно хранить на обычной флешке. Для КЭП нужен защищенный носитель — токен, скопировать файл с которого невозможно. Новый закон не запрещает юридическим лицам продолжать пользоваться ЕЦП, полученными до его принятия, но учитывая факт, что срок действия такой подписи — два года, в ноябре 2020 КЭП полностью заменит ЕЦП.

В начале марта 2020 года Министерство цифровий трансформации запустило эксперимент по использованию усовершенствованных электронных подписей, которые можно хранить и на простой флешке, но пока это только эксперимент.

Альтернатива (точнее, один из подвидов) КЭП и усовершенствованной цифровой подписи — Mobile ID. Это, пожалуй, самый простой и удобный вид юридически значимой цифровой подписи. Основное отличие от КЭП в том, что храниться Mobile ID на специальной sim-карте смартфона, которая, как и токен, является защищенным носителем. Такую sim-карту с подписью можно получить у оператора мобильной связи. Mobile ID могут спокойно пользоваться как юридические, так и физические лица. Это — удобно и легитимно. Не нужны никакие токены и картридеры. Документы можно подписывать прямо в браузере смартфона.

Будет ли легитимен документ, если срок действия КЭП, которая на него наложена, уже истек? 

Да, будет. Срок легитимности документа и срок действия электронной подписи — это разные понятия. В Законе определено, что подпись должна быть действительна на момент подписания электронного документа. Срок действия такого документа ничем не отличается от срока действия его бумажного аналога.

Как проверить, что человек, подписывающий документ от юридического лица, имеет на это право?

При получении КЭП, человек обязан пройти идентификацию и предоставить документы, подтверждающие его полномочия: устав предприятия или доверенность на право подписи. В полученной КЭП сохранится информация о том, на каких основаниях человек ее получил. И, естественно, данные об этом останутся в системе Аккредитованного центра сертификации ключей (АЦСК). 

Как проверить, что электронная подпись действительна и документ подписан правильно? 

Это можно сделать на сайтах Министерства цифровой трансформации Украины и Государственного предприятия «Национальные информационные системы». На обоих сайтах есть пункт меню «Проверить подпись». Необходимо зайти в соответствующий раздел и загрузить электронный документ с подписью, которые необходимо проверить. После этого система выдаст вам абсолютно всю информацию о документе, в том числе результат проверки подписи.

Может ли человек использовать одну и ту же электронную подпись, если он работает на разных предприятиях? 

Ответ — нет. В электронной подписи есть данные о том, сотруднику какого предприятия и на основании каких документов она выдана. Если, к примеру, бухгалтер, ведет дела нескольких компаний, он обязан будет получить отдельные электронные подписи для каждой из них. Естественно, что при этом необходимо будет предоставить документы от компании, подтверждающие ваши полномочия.

Электронная подпись — это удобно, надежно и не менее легитимно, чем обычная подпись на бумажном документе.