Щодо видачі працівникам довідки про роботу та заробітну плату

Відповідно до ст. 49 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на даному підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальност

Відповіднодо ст. 49 Кодексу законівпро працю України (далі – КЗпП) власник абоуповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові на його вимогу довідкупро його роботу на даному підприємстві, в установі, організації із зазначеннямспеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати. 

Форма довідки про заробітну плату(грошове забезпечення, винагороду за цивільно-правовим договором) затвердженаПорядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення)для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням (далі -Порядок), який затверджений постановою КМУвід 26.09.2001 № 1266 (в редакції постанови КМУ від 26.06.2015 № 439).

Термін видачі довідки (документів)

Оскільки в КЗпП не визначено термінущодо видачі довідки про роботу, тому слід керуватися ст. 20ЗУ «Прозвернення громадян». Так, звернення розглядаються і вирішуються у термін небільше 1 місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додатковоговивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

 Якщо в місячнийтермін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу,підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний терміндля його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьомузагальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати45 днів.

На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термінрозгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.

 Зверненнягромадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються упершочерговому порядку. Органи державної влади, місцевого самоврядування,підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, об'єднаннягромадян, посадові особи розглядають звернення громадян, не стягуючи плати.

Відповідальність за ненадання довідки (документів)

За ненаданнядовідки (документів) на підставі звернення громадян передбачена адміністративнавідповідальність згідно ст. 41 Кодексу України про адміністративніправопорушення.

Так,порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати,виплата їх не в повному обсязі, терміну надання посадовими особами підприємств,установ, організацій незалежно від форми власності та фізичними особами -підприємцями працівникам, у тому числі колишнім, на їхню вимогу документівстосовно їх трудової діяльності на даному підприємстві, в установі, організаціїчи у фізичної особи - підприємця, необхідних для призначення пенсії (про стаж,заробітну плату тощо), визначеного Законом України "Про зверненнягромадян", або надання зазначених документів, що містять недостовірнідані, порушення терміну проведення атестації робочих місць за умовами праці тапорядку її проведення, а також інші порушення вимог законодавства про працю -або надання зазначених документів, що містять недостовірні дані, порушеннятерміну проведення атестації робочих місць за умовами праці та порядку їїпроведення, а також інші порушення вимог законодавства про працю – тягнутьза собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організаційнезалежно від форми власності та громадян - суб'єктів підприємницькоїдіяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.).

Крім того, у разі ненадання підприємством довідки про роботу та заробітну плату громадянин має право звертатися, до відповідних контролюючих органів (Держпраці), правоохоронних органів (з відповідниминаслідками реагування), а також до суду.

Щодо необхідності архівного зберігання документів

Необхідність архівного зберігання документів для підприємства зумовленонабранням чинності наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року №578/5 (далі — Наказ № 578/5) яким затверджено перелік типових документів, щостворюються підчас діяльності органів державної влади тамісцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, іззазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік).

Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всімауста­новами, підприємствами і організаціями (далі — організація) незалежно від їхфункціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, формивласності тощо при визначенні строків зберігання документів, їх відборі напостійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення. До того ж Перелік можуть використовувати й фізичніособи — підприємці.

Перелік включає лишетипові документи, що створюються під час документування однотипних (загальнихдля всіх) управлінських функцій, виконуваних організаціями, зокрема такі: зпитань організації системи управління, планування, фінансування, обліку тазвітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговуваннятощо, а також документацію, що створюється в результаті виробничої танауково-технічної діяльності організацій.

Щодо строку зберігання архівних документів

Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) заслуговуютьна особливу увагу, адже залежно від строків зберігання їх поділено на двікатегорії: довготривалого строку зберігання — 75 років; тимчасового строкузберігання — 5 років.

До першої категорії наказів (строк зберігання — 75 років) віднесено ті,які можуть бути використані для підтвердження законних прав громадян, зокремана нарахування пенсій, різних видів матеріальної допомоги та компенсацій, іншихвиплат і пільг.

Це накази про:

• прийняття на роботу, переміщення за посадою,переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення;
• атестацію, підвищення кваліфікації, стажування,щорічне оцінювання державних службовців, продовження строку перебування надержавній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці;
• присвоєння звань (підвищення рангу, категорії,розряду);
• зміну біографічних даних; - заохочення(нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування надбавок, доплат,матеріальної допомоги;
• усі види відпусток працівників з важкими,шкідливими та небезпечними умовами праці, відпустки для догляду за дитиною,відпустки за власний рахунок;
• довгострокові відрядження у межах України та закордон, а також відрядження для працівників з важкими, шкідливими танебезпечними умовами праці. 

До другої категорії наказів (строк зберігання — 5 років) належать наказипро:

• короткострокові відрядження в межах України таза кордон;
• стягнення;
• надання щорічних оплачуваних відпусток тавідпусток у зв’язку з навчанням.

Особливу увагу варто звернути на те, що відповідно до Переліку особовісправи і особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих засумісництвом); розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників;протоколи, витяги з протоколів та документи до них (списки праць, звіти,відгуки) конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посади;документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведенняатестацій і встановлення кваліфікації, що увійшли до особових справ; документи (довідки,огляди) про надання грошової допомоги по безробіттю відтепер зберігатимуться 75років без урахування віку працівника на момент його звільнення. 

Звернутиувагу

Строкизберігання документів, визначені у Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати.А от продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цимПереліком, допускається, але лише тоді, коли ця потреба спричинена специфічнимиособливостями роботи конкретної організації.

Видача інших документів працівнику

Питаннями видачі працівникам довідок про роботу на іншому підприємстві ірозмір заробітної плати не вичерпується вся сукупність документів, в одержанніяких від власника зацікавлений працівник.

Однак ні Кодекс законів про працю, ні Закон "Про інформацію" немістять щодо цього докладних положень. У зв'язку з цим варто визнати, що вУкраїні зберіг чинність Указ Президії Верховної Ради СРСР "Про порядоквидачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копійдокументів, що стосуються прав громадян" (далі в межах коментарю до даноїстатті - Указ).

Указ поширюється на державні і громадські підприємства, установи,організації (з урахуванням історичного фактора варто вважати, що це стосуєтьсявсіх юридичних осіб) покладено обов'язок видавати громадянам за заявами копіїдокументів, що виходять від цих підприємств, якщо такі копії необхідні длявирішення питань, які стосуються законних прав та інтересів громадян.

Хоча трудова книжка, яка містить багаторічні записи, і не може вважатисятакою, що виходить тільки від даного підприємства, усе-таки підприємствоналежить визнати зобов'язаним видавати і виписки з трудових книжок або їхкопії.

Достовірність копій документів, що видаються підприємствами, засвідчуєтьсяпідписом керівника або уповноваженої на те посадової особи і печаткою. На копіїзазначається дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документазнаходиться на даному підприємстві. На підприємства покладається обов'язокзасвідчувати вірність копій документів, які подаються на ці підприємства, якщочинне законодавство не передбачає обов'язкового нотаріального засвідчення такихкопій. Не допускається засвідчення копій паспорта або документа, що йогозаміняє, депутатського чи службового посвідчення, а також інших документів,щодо яких встановлена заборона на засвідчення підприємствами їх копій.

Висновки

Зобов'язання щодо видачі підприємством довідки про роботу та заробітну платупрацівнику передбачена ст. 49 КЗпП. Так, на запит працівниказазначена довідка має бути видана безкоштовно у термін передбачений ст.20 ЗУ «Про звернення громадян», що як правило має бути виконанопротягом 1 місяця.

У разі ж ненадання довідки про роботу тазаробітну плату працівнику, на підприємство може бути накладенийштраф  у розмірі від 510 до 1700 грн., водночаспрацівник має право зобов’язати підприємство видати зазначені документи черезсуд.

Варто такожнаголосити, що відповідно до Наказу № 578/5 на підприємство покладаєтьсяобов’язок зберігання архівнихдокументів, які можуть бути використані для підтвердження законних правгромадян, зокрема на нарахування пенсій, різних видів матеріальної допомоги такомпенсацій, інших виплат і пільг – терміном у 75 років, а отже, працівникможе звернутись до підприємства з вимогою щодо видачі довідкипро роботу та заробітну плату протягом вказаного періоду.