Построение договорной работы на предприятии

Грамотно построенная договорная работа на предприятии – это залог будущего успеха фирмы

Не секрет, что грамотно построенная договорная работа на предприятии – это залог будущего успеха фирмы в разрешении вопросов дебиторской и кредиторской задолженности, возникающих в процессе хозяйственной деятельности. Не редко, новый юрист или руководитель юридического отдела сталкивается с вопросами реорганизации уже сложившейся на предприятии практики заключения договоров, иногда вызывая бурю недовольства как со стороны бухгалтерии или финансового отдела на предприятии, так и со стороны «исполнителей договоров» – менеджеров, ведущих конкретного клиента или их группу. Это естественно, поскольку старое положение дел их вполне устраивало, освобождая от какой-либо ответственности за заключенный договор и предоставляя возможность передать разрешение сложившейся головоломки по нему непосредственно юристу, которому из-за дефектов самого договора не всегда, кстати, удается ее разрешить.

Между тем, необходимо понимать, что договор, заключенный на предприятии это результат совокупных слаженных действий в первую очередь менеджера и юриста. Не стоит, конечно приуменьшать роль бухгалтерии и финансового отдела в данном вопросе т.к. в некоторых моментах она может сыграть просто ключевую роль при подписании договора. Например: согласование финансовым отделом цены контракта или определение бухгалтером первого события в сделке для целей налогового планирования.

Итак, времена меняются, новый юрист на предприятии понимает, что нужно менять старую систему, но внедрение новых реформ, ставит перед ним извечный вопрос: «С чего начать?»

Прежде всего, необходимо определиться с типами договоров, которые заключает предприятие. Условно их можно разделить на «типовые договоры (внутренние)», подготовленные самим предприятием для внешнего использования с контрагентами и «нетиповые (внешние договоры)» – все договоры, которые поступают на предприятие от сторонних организаций.

Далее, необходимо определиться с тем, кто имеет право подписания договоров в организации. Как правило, таким правом наделен руководитель предприятия или уполномоченное им лицо.

Ну и не лишним, конечно, будет для юриста уточнение процедур подписания договора менеджером с контрагентом, а также его дальнейшего хранения на предприятии. Уверен, он сможет найти для себя много интересных вещей.

Эта начальная стадия организации договорно-правовой работы на предприятии необходима в первую очередь для понимания специфики уже сложившихся договорных отношений в организации и подготовки нового Положения о договорной работе с методическими рекомендациями для всех участников данного процесса. Начиная с «исполнителя договора» и заканчивая непосредственно директором предприятия и архивариусом, ответственным за систематизацию и сохранность всех договоров на фирме.

Какова цель нового Положения о договорной работе на предприятии и что необходимо предусмотреть в нем до момента его утверждения?

Целью нового Положения должно стать создание единой системы организации, планирования и контроля над заключаемыми и исполняемыми договорами, оптимизация и унификация процедур подготовки, согласования, регистрации и подписания всех договорных документов, заключаемых предприятием со сторонними организациями.

Далее, целесообразным будет прописать основные понятия, используемые в нем, начиная с определения самого договора как соглашения двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей и заканчивая определением дополнительного соглашения к договору. Не лишним будет внедрение и следующих терминов:

- «Согласование договора» - обязательное предоставление всех договоров, дополнений и изменений к договору в юридический отдел, бухгалтерию и финансовый отдел на согласование;

- «Регистрация договора» – обязательная процедура, проводимая ответственным должностным лицом с организацией хранения и учёта подписанных договоров и листов согласований.

- «Лист согласования» - бланк для внесения замечаний и предложений по тексту договора уполномоченными должностными лицами предприятия.

Остановимся более детально на этом внутреннем документе организации. Практика показала, что наряду с эффективным использованием правок в электронном документе, по прежнему действенным остается и старый, - «дедовский» способ составления замечаний к договору «от руки». При этом он может иметь ряд своих преимуществ: всегда например удобнее читать распечатанный документ, чем документ с монитора или электронный вариант вам еще не прислали, а согласование договора необходимо проводить уже сейчас, плюс, лицо, которое согласовало договор, ставит свою подпись под составленными замечаниями к договору или отсутствием таковых. Именно для таких целей, может служить Лист согласования договора или дополнения к нему. Нередко кстати, его внедрение показывало, что некоторые отделы на предприятии, а чаще всего «менеджеры-исполнители договора», совершенно не заботятся содержанием договора и пытаются как можно скорее «протолкнуть» такой договор через отделы, с единой целью – поскорее его заключить и показать выполнение плана. Такая позиция принципиально является неправильной и недопустимой и не редко «менеджер-исполнитель» или «инициатор договора» потом сам становится заложником казусной ситуации, доказывая, что он совсем не об этом договаривался с контрагентом при подписании договора. Для таких целей Лист согласования договора должен содержать следующие реквизиты:

- Предмет согласования (договор и дополнительное соглашение к нему, редко – протоколы разногласий, протоколы о намерениях и т.п.);

- Наименование контрагента, страну и город его пребывания или регистрации;

- Ответственный сотрудник от предприятия (отдел, инициатор договора, его внутренний телефон, подпись начальника отдела, который осведомлен о подписании такого договора);

- Дата заполнения Листа согласования;

- Даты передачи договора на согласование в конкретные отделы, а также сроки, предоставленные Положением о договорной работе каждому из отделов;

- Дата возврата договора исполнителю;

- Места для подписи начальников ответственных отделов по согласованию договоров.

Далее, в Положении о договорной работе следует прописать процедуру составления и согласования типовых договоров на предприятии, как неотъемлемой части договорного бизнес-процесса в организации. Здесь не мало важным будет наличие такого документа как Техническое задание на договор, на основании которого юридический отдел сможет составить тот или иной проект типового договора для предприятия. Техническое задание должно содержать все существенные условия, которые необходимо отразить в подготавливаемом договоре, а также указание на ответственного сотрудника, который может уточнить возникшие при подготовке договора вопросы. Техническое задание готовится на имя руководителя предприятия на бланке установленной формы с рекомендательной отметкой о дате подготовки документа юридическим отделом и кратким пояснением необходимости разработки данного договора. После согласования всеми отделами, разработанного типового договора он передается на утверждение руководителю предприятия. Утвержденный текст договора должен быть внесен ответственным сотрудником в электронный архив, например в раздел «Типовые договоры» для дальнейшего использования в деятельности предприятия.

Техническое задание на договор может содержать следующие реквизиты:

- Вид договора (предоставление услуг, комиссия, аренды, и т.д.);

Банковские реквизиты предприятия;

- Подписант договора и его полномочия (реквизиты доверенности и т.п.);

- Предмет договора;

- Общая сумма договора, валюта цены и порядок расчетов;

- Обязанности и права предприятий по договору;

- Обязанности и права контрагента по договору;

- Срок выполнения своих обязанностей;

- Срок выполнения своих обязанностей контрагентом;

- Место исполнения своих обязанностей предприятием;

- Место исполнения своих обязанностей контрагентом;

- Способ исполнения своих обязанностей предприятием (порядок действий, их последовательность, сроки);

- Способ исполнения своих обязанностей контрагентом (порядок действий, их последовательность, сроки);

- Ответственность сторон;

- Срок действия договора;

- Иные, дополнительные условия.

Понятное дело, что определить вид и предмет договора иногда не под силу простым менеджерам и в целом это является больше прерогативой юриста. Однако не стоит забывать, что подготовка договора должна включать в себя совместные действия и исполнителя и юриста. Такой тандем позволит максимально быстро определить предмет соглашения и подготовить договор в кратчайшие сроки. Возможно, кто-то будет не согласен с дополнительной нагрузкой менеджера по заполнению Технического задания на договор, но как показывает практика, такая нагрузка не редко предоставляет преимущества менеджеру в процессе ведения переговоров с контрагентом, особенно в части осведомленности с содержанием типового договора предприятия.

Следует отметить, что Технические задания на составление типового договора, успешно может применяться и для составление других, более индивидуальных и нестандартных договоров для определенного вида правоотношений с контрагентом.

После подготовки и утверждения на предприятии типового договора, такой договор при его подписании больше не требует ни каких дальнейших согласований и может свободно использоваться менеджерами при исполнении своих обязанностей. Однако в данном случае предприятие должно предпринять определенные меры безопасности при передаче контрагенту типового договора на согласование и подписание, с целью устранить самостоятельное изменение текста в договоре. В данном случае может быть рассмотрено несколько вариантов. Например: паролирование электронного документа, создание шаблонных электронных документов с графами для заполнения, предоставление документа только для его распечатки и заполнения от руки, в формате, исключающем его редактирование и т.п.

Наряду с вышеуказанными пояснениями, в Положении о договорной работе на предприятии также могут быть прописаны процедура согласования текста договоров внутри предприятия, с указанием сроков и ответственных отделов, процедура согласования договора при его подписании со сторонней организаций, с указанием каким образом контрагент может внести свои замечания в подписываемый договор, процедура непосредственно подписания договора и проверки полномочий контрагента при таком подписании, процедура регистрации уже подписанного договора на предприятии и его хранение, порядок исполнения, подписанного договора и акцептации первичных документов контрагента, процедура расторжения договора и другие способы прекращения обязательств по договору, ответственность лиц, участвующих в договорно-правовой работе на предприятии.

Отдельно хотелось бы остановиться на Методических рекомендациях для сотрудников предприятия, как на внутреннем нормативном документе, содержащем правовую основу работы с контрагентами при заключении договоров. Данный документ может быть как приложением к Положению о договорной работе так и частью самого положения и должен содержать в себе подготовительные мероприятия, которые менеджер должен провести перед подписанием договора.

К таким мероприятиям следует отнести в первую очередь проверку полномочий контрагента на заключение договора. Так, ответственное лицо обязано удостовериться в наличии юридических полномочий или законных прав на подписание договора у представителя контрагента - лица, которое будет подписывать договор. Обычно договор подписывает директор или другой руководитель. Следует помнить, что основная процедура предоставления права подписи договоров на предприятии закреплена в его Уставе (право подписи определенных договоров может быть закреплено за различными должностными лицами, а их полномочия ограничены размером суммы заключаемой сделки). Для этого необходимо ознакомиться с оригиналами учредительных документов контрагента:

- Устав предприятия контрагента. На первой странице проставляются все отметки о внесенных в него изменениях, которые нужно принимать во внимание;

- Протокол об избрании руководителя предприятия или приказ о его назначении на данную должность;

- Паспорт представителя или любое другое официальное удостоверение его личности (с фотографией).

В случае заключения договора через доверенное лицо (как правило, в крупных компаниях первое лицо, обладающее правом подписи договоров, не в состоянии заключать все сделки, ввиду чего договоры подписываются другими специалистами), недостаточно удостоверить по паспорту личность представителя - необходимо получить от него доверенность, которая гарантирует полную юридическую силу его подписи.

Обязательными реквизитами доверенности являются:

- название предприятия;

- точное описание прав и полномочий поверенного;

- фамилия, имя, отчество и подпись руководителя, заверившего доверенность;

- круглая печать организации, содержащая номер ЕГРПОУ;

- дата доверенности.

С оригинала доверенности рекомендуем снять копию и заверить ее (заверение копии проводится с помощью проставления на ней даты, должности заверяющего, печати предприятия и указания на то, что это копия документа). Копию доверенности необходимо оставить при вашем экземпляре договора. Это связано с тем, что впоследствии недобросовестный контрагент может заявить о том, что никакой доверенности в природе не существовало, а должным образом заверенная ксерокопия документа, будет иметь юридическую силу. Следует отметить, что доверенность на получение товарно-материальных ценностей, даже составленная на бланке строгой отчетности, не дает права на заключение договоров.

При подписании договора к нему прикладываются следующие документы:

- Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица или СПД (частного предпринимателя) - физического лица;

- Копия справки Статуправления о внесении данного юридического лица в единый государственный реестр предприятий и организаций Украины (поскольку частное предприятие и дочернее предприятие, являются самостоятельными юридическими лицами, то они должны быть внесены в Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины, с присвоение им соответственно кода ЕГРПОУ и выдачи свидетельства о госрегистрации);

- Копия свидетельства о регистрации юридического лица в качестве плательщика НДС, единого налога.

Обратим Ваше внимание , что описанные выше рекомендации по организации договорной работы на предприятии подойдут не для всех предприятий. Скорее всего, они будут полезны более крупным организациям, где внедрение различных положений и методрекомендаций со всей бюрократизацией процесса заключения договора все же носит в целом характер необходимой контрольной функции за соблюдением интересов компании.