Наявність системи комплаєнс допомагає регламентувати процеси, адже існує таке правило: що не заборонено — те дозволено. Тому система комплаєнс — це збір правил, що регламентують бізнес-процеси в компанії, наприклад, тендерні закупівлі, вибір підрядника, порядок прийому та звільнення працівників тощо.
Тобто, ця система надає працівнику конкретний план дій, який він повинен виконувати протягом вирішення тих чи інших задач, щоб не приймати рішення виключно самостійно с притаманним йому суб’єктивізмом.
Система комплаєнс має вибудовуватись в кооперації з юристами, котрі можуть цю систему адаптувати під норми чинного законодавства в кожній компанії, адже правила повинні відповідати нормам локального законодавства та інколи якщо ми говоримо про транснаціональні компанії, то процедури повинні відповідати міжнародному законодавству.
Наприклад, Foreign Corruption Practices Act (FCPA) — це федеральний Закон в US щодо боротьби з корупцією в міжнародній діяльності що має екстериторіальну дію, та згідно з яким людина повідомляється про те, що за різноманітні дії, пов’язані з хабарями, будуть каратися незалежно від того, де у світі знаходиться представник компанії. Тому що компанія, в якій регламентується FCPA (це, як правило законодавство US), повинна попередити свого працівника про те, щоб той не займався корупцією, і це саме його персональна відповідальність.
За кордоном часто є така практика коли розділяють кримінальну відповідальність компанії та окремо відповідальність найманого менеджера.
Тобто, якщо менеджер сповіщений про FCPA, підписав відповідні документи в рамках системи комплаєнс про те, що корупція — це недобросовісні дії і якщо він буде впійманий на таких діях, то саме він буде нести відповідальність, а не компанія.
Це якраз і є складові частини системи комплаєнс, які мають міжнародний характер.
Тому, якщо казати що таке комплаєнс-система — це (від англ. бути in comply with something - чомусь відповідати), це збірка правил, які регламентують внутрішні процеси в компаніях.
Я колись брав участь в адаптуванні системи комплаєнс в міжнародній компанії щодо умов чинного законодавства України.
Досить часто транснаціональні корпорації розробляють єдине правило поведінки у себе в компаніях по всьому світу на виконання системи комплаєнс та забезпечують наявність комплаєнс-офіцера в кожній з країн для того, щоб проконтролювати, що всі діють згідно з затвердженими бізнес-процесами.
Система комплаєнс — це must have.
І тому посада комплаєнс-офіцера в міжнародних компаніях, як правило, наявна в 90% випадків.
На відміну від міжнародних компаній, в українських вона досить часто відсутня.
В українських компаніях система комплаєнс досить часто взагалі не запроваджується або ігнорується, на жаль.
Моя мета — попередити власників про те, що не потрібно відкладати запровадження такої важливої складової системі внутрішніх контролів як комплаєнс у себе в компанії на завтра, чи післязавтра, тому що посмертний діагноз - це часто втрачені мільйони та десятки мільйонів коштів компаній.
А, а зараз, пару слів про напрям форензик як елемент системи контролів Вашого бізнесу.
Форензик = викриття шахрайських схем у Вас в компанії.
Процедуру форензик необхідно проводити щорічно, в ідеалі — раптово.
Вважаю, що крім фінансового аудиту, варто також проводити процедуру Форензик неочікувано.
Як правило, інвентаризацію основних засобів та фінансовий аудит проводять в кінці року і всі до нього готуються.
Менеджери розуміють, коли буде інвентаризація і тому у потенційних зловмисників є час, щоб підготуватися і все підігнати та підчистити;
Щоб кількість запасів в наявності та перелік основних засобів відповідала кількості в обліковій базі.
При проведенні зненадської процедури Форензік існує фактор раптовості.
Це означає, що шахраї можуть попастися на гарячому.
Тому, поряд з регламентним фінаносвим аудитом краще проводити раптову процедуру Форензик, для того, щоб мінімізувати недобросовісні дії в компанії.
Одне з правил Форензик стверджує, що компанія повинна вистроїти таку кількість бар’єрів, щоб з однієї сторони понизити фактор матеріальності недобросовісних дій, а з іншої зробити шахрайство дорогою забавою.
Проводьте спонтанні перевірки у себе в компанії, адже тоді компанія буде «в тонусі» увесь рік.
Пам‘ятайте, що форензик - це (англ. helicopter view- вид зверху) Вашого бізнесу - незаангажований погляд професіоналів на фінансову безпеку Вашого бізнесу.
