Как организовать прозрачную работу благотворительного фонда. 11 главных проблем и 5 путей их решения.
В условиях полномасштабной войны с рф Украина выступила не только полем боя и щитом на пути российской экспансии в Европу, но и реципиентом огромных объемов внешней помощи. Эта помощь поступала и продолжает поступать по двум направлениям. Первое из них – на уровне государств (перечисления непосредственно в госбюджет или в виде терминирования погашения обязательств по внешнему долгу до конца 2023 года, который на момент начала войны составлял около $90 млрд). Кроме этого – поступления грантовых безвозвратных денег на восстановление разрушенной инфраструктуры страны. Второе направление - гуманитарная и волонтерская помощь от различных иностранных и международных частных фондов, физических лиц и украинской диаспоры из разных стран.
Также, на территории Украины были созданы локальные фонды, которые привлекали деньги внутри страны - начиная от фонда Сергея Притулы, фонда «Повернись живим», U24, и заканчивая целевыми «банками», которые открывали для сбора средств на покупку беспилотников, автомобилей и другого необходимого снаряжения.
Данная помощь Украине и украинцам исчисляется сотнями миллионов, а иногда и миллиардами долларов. Основная «обеспокоенность» со стороны стран-доноров и международных фондов состоит в риске нецелевого расходования отправленных средств. Это вполне объяснимо, ведь у многих фондов и благотворительных украинских организаций - реципиентов довольно плохо выстроены системы контролей по расходованию денег организации, а команда зачастую формируется уже в процессе сбора. Какие нестыковки чаще всего всплывают в работе благотворительных фондов, почему так происходит и как этого избежать, специально для Mind рассказывает Артем Ковбель, аудитор, партнер, Crowe Erfolg ASIS, ACFE, ASCP.
Чем «грешат» благотворительные фонды?
Автору этого материала довелось участвовать в аудите ряда благотворительных украинских фондов. И в процессе выявить ряд проблем:
1. Отсутствие первичной документации (в первую очередь - фискальных чеков), которые бы позволили зафиксировать дату, цену и место покупки определенного товара.
2. Отсутствие фотоотчетов о покупке самой гуманитарной продукции.
3. Не выстроенный учет потраченных денежных средств, отсутствие нормального репортинга о затратах и целевом использовании денег.
4. Хаотичный набор команды, пренебрежение проверкой кадрового состава фонда по процедуре KYC.
5. Отсутствие внутренних регламентных документов в работе фонда.
6. Отсутствие прозрачной процедуры онбординга физлиц – реципиентов денежных средств фонда.
7. Текучка кадров.
8. Неподписание документа NDA с сотрудниками фонда.
9. Большая масса наличных денег в работе.
10. Отсутствие квалифицированного аудитора для подтверждения основной финотчетности.
11. Недобросовестный менеджмент фонда.
Почему не все сборы одинаково полезны?
Наличие всех этих проблем вызывает опасения у стран и организаций-доноров. И, как результат, - определенную степень недоверия и нежелание предоставлять помощь в больших объемах и более оперативно.
Вторым столь же фундаментальным вопросом является то, почему некоторые организации ведут себя недобросовестно - как в условиях войны, так и в целом? Каковы истинные причины таких действий у отдельно взятых участников/сотрудников фонда?
Среди прочих, стоит выделить следующие:
1. Уровень расходов начинает превышать уровень доходов. Другим словами, траты растут более динамично, чем поступления. Например, при увеличении денежных оборотов и разрастании штата возникает «искушение» арендовать представительный офис, обзавестись дополнительными автомобилями или иным образом повысить уровень повседневного комфорта. У конкретного индивида это может быть большая семья с растущими запросами, желание укрепить и продемонстрировать свой статус и т.д.
2. Война как железобетонное оправдание хаотичных финансовых действий. Многие нечистые на руку личности убеждены, что в военной суматохе ни у кого не появится желания и/или возможности перепроверять цифры. Поэтому можно пренебречь такими «формальностями», как предоставление фискальных чеков или отчетов по объемам собранных средств и оказанной помощи.
3. Непредвиденные личные обстоятельства, приводящие к резкому увеличению расходов: болезнь близкого человека, отъезд семьи заграницу, учеба детей в иностранном вузе и т.п.
4. Жажда личной наживы и нездоровая страсть к «энергии денег».
5. Большие объемы чужих денег, проходящих через руки, становятся катализатором личных пороков - шопоголизма, алкоголизма, страсти к азартным играм.
6. Прессинг социальных сетей. Это один из новых факторов эмоционального давления на индивида при совершении неблагонадежных поступков. Ведь в соцсети попадают зачастую самые лучшие моменты жизни людей – т.е. ее праздная сторона. А человеку свойственно модельное мышление - постоянное сравнение себя с окружением. И конечно каждому хочется «быть не хуже, чем остальные» .
7. Фактор времени + лень - нежелание ждать, стремление заработать здесь и сейчас.
8. Наличие благоприятной возможности присвоить себе чужие/общие деньги, пользуясь плохо организованной системой контролей в организации и большим количеством наличных.
Нужно помнить, что жизнь длиннее, чем война. Поэтому рано или поздно придет время платить по счетам. И наоборот – прозрачная деятельность благотворительных организаций по освоению донорских денег не только снимет волнение помогающих стран, но и будут стимулировать активнее помогать нашей стране.
В Украине есть уже примеры фондов, которые нашли методы, как сделать прозрачной работу с пожертвованиями. Среди прочего – путем организации платежей в криптовалюте и выпуска криптовалютных карт.
Как взаимодействовать с благотворительными фондами, чтобы работа была прозрачной и о ее результатах легко было отчитаться?
1. При наличии потребности в чем-то написать «бумажное» письмо-обращение в фонд со стороны реципиента – физического или юридического лица.
2. Параллельно продублировать данное письмо по электронной почте.
3. В обращении перечислить конкретные запросы: номенклатурные позиции в штуках (в идеале – с указанием цен).
4. В заявке указывать именно ту категорию товаров, которыми занимается конкретный фонд. Например, если фонд гуманитарный - указывать продовольственные товары, но никак не ноутбуки либо тактическую одежду, так как заявка может быть отклонена.
Существуют разные фонды, которые помогают как юридическим, так и физическим лицам. Целевые фонды, которые помогают физлицам, также принимают заявки по телефону - и после идентификации отправляют средства на личную карту (РЕЦИПИЕНТА?).
И при этом всегда стоит помнить, что именно прозрачность - то самое экономическое оружие, которое позволит нам выиграть войну против врага, консолидируя силы стран-союзников.
