Роботикс: Новый взгляд на электронный документооборот
Вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса.
Автоматизация бизнес-процессов и внедрение систем электронного документооборота уже давно стали нашей повседневностью. Утихли даже дискуссии на тему целесообразно или нецелесообразно их внедрять, особенно когда речь идёт о крупных предприятиях, где документы продуцируются в больших количествах ежедневно. Те компании, которые ввели у себя электронный документооборот, уже имели возможность ощутить все неоспоримые преимущества и удобства этого способа обмена документами и вряд ли согласились бы сегодня вернуться к традиционным бумажным носителям. В тех же организациях, которые еще только решаются перейти на СЭД, сомнения появляются преимущественно на этапе выбора наиболее подходящей для них системы среди имеющихся на рынке.
Функционал многих современных СЭД выверен многолетней практикой шлифовки и совершенствования в соответствии с конкретными потребностями конечных потребителей. Практически все системы имеют свою устоявшуюся структуру, набор шаблонов и функциональных возможностей, равно как и свои преимущества и недостатки. Казалось бы, сейчас СЭД достигли верхней границы своих возможностей и обречены только на совершенствование удобства и простоты для пользователей.
Однако с появлением в информационном мире таких новых технологий, как роботизация бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA), машинное обучение (Machine Learning, ML), применения в программировании элементов искусственного интеллекта (Artificial Intelligence, AI) и совершенствования технологий OCR (Optical Character Recognition) даже старый добрый электронный документооборот имеет все шансы получить «второе дыхание» и кардинально новый виток развития. Современные технологии вполне позволяют интегрировать программного работа в СЭД с тем, чтобы последний принял на себя часть рутинных механических действий с документом, которые до этого выполнял человек.
Каким же образом технология роботизации бизнес-процессов может усилить и улучшить имеющуюся функциональность систем электронного документооборота, можно наглядно проиллюстрировать на одном простом примере – обработке входящей документации, её утверждении и архивировании.
Как выглядит процесс использования человеческого ресурса в классической схеме СЭД?
Действия сотрудника-человека определённого структурного подразделения:
Получает по электронной почте данные в виде сканированного документа.
Обрабатывает входящие электронные сообщения, сохраняя документы в соответствующих (временных) электронных каталогах.
Открывает поочерёдно документы и вносит данные из них во внутренние системы для дальнейшей обработки документов или данных из них в СЭД.
Автоматизированные действия в СЭД:
Инициированные сотрудником документы автоматически рассылаются на согласование, утверждение и проверку соответствующим уполномоченным лицам с наложением необходимых резолюций.
После обработки и утверждения документы размещаются в соответствии с заданными регламентами в архиве.
Во время обработки документов нередко возникают случаи, когда в документах отсутствуют данные или любая другая ключевая информация, без которой невозможна их дальнейшая обработка. Поэтому на этом этапе сотрудник идентифицирует, какой информации не хватает, и выполняет соответствующий запрос путем направления электронного почтового сообщения на контрагента / клиента / партнера с целью получения необходимой информации, чтобы завершить инициированный процесс.
Как же может выглядеть такой процесс без привлечения человеческого ресурса, только с использованием технологии роботизации бизнес-процессов и СЭД?
Все очень просто. Конфигурируется программный робот, интегрированный в СЭД, который способен выполнить вышеперечисленные действия, совершаемые сотрудником за пределами системы электронного документооборота.
Таким образом, вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса, которые сегодня открывают современные технологии роботизации. На СЭД нужно взглянуть сейчас под несколько иным ракурсом – с точки зрения неоспоримых и даже двойных выгод от их интеграции с возможностями программных роботов. По сравнению с классическими версиями электронного документооборота такие роботизированные СЭД имеют сегодня неоспоримые конкурентные преимущества.
- Як організувати аналітику для бізнесу, коли продажі йдуть з кількох каналів Ерік Клюєв вчора о 17:00
- Україна має шанс інтегруватися у водневу економіку ЄС Олексій Гнатенко вчора о 16:21
- Залученість чи саботаж Олександр Висоцький вчора о 11:14
- Фінанси: зовнішня чи внутрішня опора? Інна Бєлянська вчора о 11:11
- Сірий інтернет-бізнес під час війни: виклик для держави та суспільства Андрій Лотиш вчора о 11:01
- Що відбувається з будівельними ліцензіями на ринку України? Олеся Романенко вчора о 10:46
- Gen Z і освіта: як запалити інтерес до знань у покоління швидких змін Олександра Нікітіна вчора о 08:19
- Якості українських підприємців, що допомагають масштабуватися за кордон Віктор Андрухів вчора о 07:48
- Новий рівень вантажоперевезень: старт контрейлерного коридору Україна – Німеччина Володимир Гузь 02.06.2025 12:08
- Партнерство для відбудови: як бізнесу інвестувати в критичну інфраструктуру Ростислав Никітенко 02.06.2025 12:03
- Як ефективно подати скаргу до УДАБК: кейс забудови в прибережній смузі Дніпра Павло Васильєв 31.05.2025 13:54
- На росії існує лише одна церква – це терор Володимир Горковенко 30.05.2025 22:44
- Чому в Україні судять військових так, ніби війни немає? Валерій Карпунцов 30.05.2025 14:32
- Ритейл уже не про полиці: нова екосистема бізнесу Олег Вишняков 30.05.2025 13:13
- Про обопільну вину у справах ДТП та страховку Світлана Приймак 30.05.2025 11:48
- Чому в Україні судять військових так, ніби війни немає? 352
- Фінанси: зовнішня чи внутрішня опора? 277
- Що відбувається з будівельними ліцензіями на ринку України? 189
- Як ефективно подати скаргу до УДАБК: кейс забудови в прибережній смузі Дніпра 151
- Експертне дослідження шахрайських схем: практичні аспекти для адвокатів 145
-
Над прірвою з "Орєшником". Як Росія виплутуватиметься з української "Павутини"
Думка 54303
-
Навроцький – наступний президент Польщі: що це означає для України
Думка 48233
-
"Удар у найвразливіше місце" – до чого призводить недооцінка ворога
Думка 10436
-
"Поганий день для Путіна". Реакції західних посадовців на атаку СБУ по аеродромах Росії
9294
-
Імітація замість переговорів – що принесла чергова зустріч у Стамбулі
Думка 9200