Бізнес-проблеми: від виявлення до вирішення

Управління бізнесом – це завдання, яке вимагає постійної уваги та відданості.

“…бачення без системного мислення закінчується малюванням чудових картин майбутнього без глибокого розуміння сил, якими потрібно керувати, щоб  рухатися звідси туди”

“The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization” Peter M. Senge

Управління бізнесом, досягнення його прибутковості та ефективності – це завдання, яке вимагає постійної уваги та відданості. Проте, навіть найбільші компанії стикаються з різного роду проблемами, які можуть затримати їх розвиток та вплинути на їхню успішність.

У цій статті я хочу поговорити з вами про механізм виникнення бізнес-проблем і розкрити ключові нюанси, які потребують уваги ще до того, як проблема прийде у ваш бізнес.

Бізнес-проблеми – це не лише невдачі, але й можливості для росту та масштабування. Що спричиняє виникнення бізнес-проблем? Чи можна їх передбачити? Як їх виявити та вирішити?

Ці питання цікавлять багатьох підприємців та керівників. І не дивно, адже те, що ми не розуміємо, ми хочемо завжди розібрати на складові, подібно до того, як дитина розбирає іграшку вивчаючи світ.

Спостереження за тим, як і коли виникають проблеми, може надати цінну інформацію, наприклад, які аспекти бізнесу потребують уваги та вдосконалення, як забезпечити підприємству конкурентні переваги на ринку.

Розуміння механізму виникнення бізнес-проблем дозволяє керівникам та підприємцям передбачати та уникати неприємних ситуацій, а також ефективно вирішувати їх, коли вони все ж таки виникають.

Я пропоную розібратися: що ж таке взагалі бізнес-проблема, як вона виникає, що її спричиняє та що з ними робити?

В загальному розумінні бізнес-проблема – це будь-яка ситуація, аспект, обставина, яка створює перешкоду стратегічного чи тактичного значення нормальному функціонуванню підприємства або досягненню його цілей.

Частіше всього бізнес-проблема проявляється у вигляді розриву між поточним та бажаним станом бізнесу. Тобто це те, що заважає бізнесу задовольнити потребу в отриманні благ, які утворюють цінність для бізнесу.

Робота з проблемами полягає в їх виявленні та аналізі причин їх виникнення. І лише після цього можна знайти ефективний шлях їх вирішення.

В бізнес-аналізі є кілька взаємопов’язаних понять, які вкупі дають можливість зрозуміти процес виникнення того чи іншого явища у бізнесі. До цих понять відносяться:

1) зацікавлені сторони (власники, клієнти, постачальники тощо);

2) потреби;

3) зміни;

4) рішення;

5) контекст (середовище перебування);

6) цінність.

Пропоную з ним розібратися. І почнем з потреби, оскільки, саме вона є основним рушієм до змін.

Кожен бізнес має потреби. Потреба – це необхідність або прагнення до чогось, що вважається важливим або корисним для досягнення певних цілей або задоволення певних вимог.

Основною потребою для підприємця є прибутковість бізнесу. Отримання прибутку – це основна ціль створення підприємництва на свій страх та ризик. Але насправді потреб на шляху досягнення прибутковості безліч.

Наприклад, потреба вчасно отримати сировину та матеріали для виробництва. Якщо процес поставки сировини та матеріалів до виробництва працює без збоїв, враховує оптимальний запас на складі, то ця потреба не відчувається, хоча вона продовжує мати місце у вашому бізнесі.

Тобто потреба може існувати незалежно від того, чи про неї знають, чи вона з’ясована, чи вона виявлена, чи вона сформульована, чи над задоволенням її вже працюють чи ще не працюють.

Розглянемо ситуацію на прикладі, коли підприємець працює на ринку з товаром, веде свій бізнес, має постійний/стабільний прибуток, платежі надходять на розрахунковий рахунок регулярно, касові розриви відсутні, система роботи налагоджена, зрозуміло як рухаються потоки інформації, які зв’язки всередині компанії тощо. Потреби бізнесу задовольняються, все добре.

В один момент оренда складських приміщень здорожчала і власник бізнесу прийняв рішення переміститися з великого міста в передмістя. Середовище перебування бізнесу змінилось (змінився контекст). Співробітникам стало незручно добиратися до роботи і вони почали звільнятися. У бізнесу з’явилась явна потреба в наборі нових співробітників і навчанні їх технології та тонкощам роботи. Щоб задовольнити потребу бізнесу було прийнято рішення розмістити вакансії і зайнятися пошуком нових співробітників.

Тим часом, кількість співробітників на виробництві зменшилась, обов’язки навчання та передачі знань новим співробітникам було покладено на тих, хто залишився, і виробництво почало не справлятися з отриманими замовленнями.

Це призвело до того, що якість продукції знизилась, з’явились незадоволені клієнти, відбулись повернення товару, зіпсувалась репутація компанії, клієнти почали йти до конкурентів, вхідні фінансові потоки зменшились, виник касовий розрив, з деякими постачальники зіпсувались відносини через невиконані обов’язки.

Що відбулося? Прийняте рішення не задовольнило потреб і виник цілий ряд проблем – збитки, нестача коштів, зрив поставок через неплатежі, втрата конкурентоспроможності, іміджу тощо.

В який момент зазвичай власник бізнесу усвідомлює, що є проблема з прибутковістю? Тоді коли виникає нестача коштів, вірно? Рано чи пізно, виникає момент, коли треба сплатити кошти, а решта, як-то кажуть, скінчилась. Тобто власник відчув, що сталася проблема, коли у його бізнеса перестали задовольнятися глобальні потреби.

Треба розуміти, що та бізнес-проблема, яку вже бачить підприємець нагорі, не є першопричиною.

Вона вже є наслідком в ланцюгу подій, в якому він знаходиться. Підприємець стикнувся з певними змінами, на зміни вплинули певні фактори, він зробив певні дії, прийняв деякі рішення і з плином часу бізнес отримали проблему, яку намагається усунути і з якою намагається боротись.

Таке управління бізнесом я називаю «в режимі постфактум» і воно є неефективним, хоча має право бути. Для того, щоб управляти бізнесом «наперед», важливо аналізувати, виявляти, передбачати бізнес-проблеми на ранній стадії, щоб уникати ланцюга наслідків. А незадоволена потреба – це вже наслідок, результат «відпрацьованої» проблеми. Бізнес-проблема відпрацювала одне, два або кілька циклів, і призвела до результату, який ми вже помітили.

Повернемося до прикладу. Усвідомлення потреби відбулося після того, як змінився контекст і в новому середовищі бізнес-потреба зацікавленої особи перестала задовольнятись.

Бізнесу потрібно отримати або поновити можливість отримувати прибуток, щоб вижити, вистояти, розвиватися. Підприємець, як зацікавлена особа, усвідомлює потребу свого бізнесу, висловлює вимогу і чітко розуміє цінність, яку хоче отримати.

Підприємець також розуміє, що існуюче рішення перестало задовольняти або не задовольняє потребу в зв’язку зі зміною контексту, і щоб задовольнити потребу і отримати цінність потрібне нове рішення.

Що робить бізнесмен? Він цінує свій бізнес і цінує своїх співробітників, і він зацікавлений в тому, щоб спеціалісти залишились працювати в нього. Тому він забезпечує логістику доставки співробітників до виробництва, змінює робочі графіки з врахуванням існуючих обмежень в часі, і, можливо, готує окреме приміщення для відпочинку співробітників.

А що якщо існуючі обмеження в часі розглянути як можливість масштабування бізнесу: виготовити новий продукт, оновити чи вдосконалити існуючий, збільшити обсяги виробництва існуючого продукту і вийти на нові ринки збуту, наприклад, міжнародні? Цікаво. Рішення стосовно розвитку приймається і відразу виникає нова потреба в реалізації такої стратегії.

Що зробить нове рішення? Привнесе в контекст новизну (новий продукт, інноваційний підхід, комерційну політику тощо) і таким чином змінить контекст – тобто зробить зміни. Що відбудеться далі? Новизна рішення сподобається комусь з конкурентів, конкурент з часом реалізує це рішення в себе і таким чином знову змінить контекст нашого підприємця, бо стане сильнішим конкурентом для нього. Таким чином запускається нове коло взаємодії.

Повернемося до цінності. В нашому прикладі підприємцем було прийнято рішення, яке задовольнило потребу бізнесу.

Будь-які рішення по задоволенню потреб треба розробляти з врахуванням контексту та тої цінності, яку ми хочемо отримати.

Адже при зміні контексту цінність може змінюватися, або взагалі обнулятися. Цінність – це величина не завжди абсолютна. Цінність – це значимість, важливість, корисність чогось для бізнесу в конкретному контексті.

І цінність рішення для бізнесу тим вище, чим краще вона задовольняє потребу бізнесу.

Повертаючись до взаємопов’язаних понять, про які говорила на початку статті, зараз хочу показати весь цикл їхньої взаємодії. Коли рішення реалізовано повністю, воно вже не є ціллю, реалізовані рішення стають частиною щоденної рутини компанії, тобто стають частиною контексту. Будь-які зміни в контексті призводять до того, що потреби зацікавлених осіб перестають задовольнятися, існуючі рішення перестають приносити цінність, виникають нові потреби. Всі зацікавлені сторони є частиною контексту і таким чином вони здійснюють вплив на контекст.

Таким чином, бізнес – це постійний процес адаптації та розвитку. Як писав Пітер Сенге в своїй книзі “The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization”: 

«Організація, що навчається, — це організація, яка постійно розширює свої можливості для створення свого майбутнього».

В кінці статті хочу узагальнити основні причини виникнення бізнес-проблем.

Основні ситуації, які приводять до виникнення бізнес-проблем, пов'язані зі зміни контексту. Зміни оточення відразу відображаються на цінності існуючих рішень, знижуючи її, або ж зводячи до нуля. Це призводить до того, що рішення вже не працює як слід, з’являються незадоволені бізнес-потреби, і бізнес їх сприймає як проблеми.

Наступна ситуація виникнення проблем це поява нових потреб. Бізнес розвивається і його оточення також значно змінюється. В якості прикладу таких змін можна навести наступні: відбулась зміна керівництва компанії, з’явились нові партнери, споживачі, постачальники, виконавці, змінились спеціалісти, прийшли ті, які володіють новими технологіями та підходами, новим баченням. І хоча тут зміни також відбуваються в контексті, але це призводить до появи нових потреб у бізнесу.

Це означає, що існуючі рішення продовжують працювати, їх цінність не зменшується, вони все ще покривають ті потреби, заради яких вони були створені і реалізовані. Але при цьому з’явились нові потреби і виник розрив між можливостями бізнесу і новим набором його потреб. І нові незадоволені бізнес-потреби сприймаються як бізнес-проблеми. 

Ще одна ситуація, яка приводить до виникнення бізнес-проблем це деградація існуючих рішень. Існуючі і працюючі рішення самі собою можуть з часом втрачати свою цінність, відпрацьовувати свій життєвий цикл. Це відбувається з причини старіння самого рішення, наприклад, зносу обладнання, падіння якості продукції, яка виробляється, або ж послуг, що надаються, накопичення великої кількості критичних помилок в ІТ-додатках, активне використання штучного інтелекту тощо. Такі зміни самим безпосереднім чином впливають на цінність рішення, погіршують контекст, викликають незадоволення потреби зацікавлених осіб і призводять до бізнес-проблем.

Працювати не лише з проблемами, які вже виникли, але вміти їх передбачити, а краще і цінніше – попереджати – це вже суттєвий навик. Але все поступово. Наступним кроком необхідно розібратися з областями бізнесу, в яких найчастіше всього виникають проблеми, розібратися з ідентифікацією ознак, що свідчать про бізнес-проблеми, які насуваються, та як же керувати ризиком настання таких проблем. Це все ми по-тихеньку говоримо про той самий системний підхід.

В бізнесі завжди виникає багато запитань і саме системне мислення в управлінні бізнесом дозволяє бачити повну картинку, створюючи умови для стабільності та успіху компанії у довгостроковій перспективі.