Як підприємцю налагодити управління своїм бізнесом через впровадження бізнес-процесів

Підприємці завжди стикаються з питаннями управління своїм бізнесом. Іноді це нагадує діряву шлюпку, коли підприємець закриває дірку пальцем, а вода починає текти з іншої дірки

Але ж пальців на руках десять і підприємець знову закриває нову дірку іншим пальцем, та з’являється ще одна нова. І так до моменту, поки всі його пальці закривають проріхи в шлюпці. Знайомо?

Та дірки продовжусь з’являтися. І тоді в певний момент часу підприємець стає перед вибором: яку дірку тимчасово відпустити і дати воді наповнювати шлюпку, а яку тимчасово закрити.

Таке стихійне управління рано чи пізно призводить до того, що шлюпка йде на дно з усіма підприємницькими мріями, недосягнутими цілями, купою витрачених ресурсів та часу, набутими страхами і розчаруванням.

Давайте повернемося до вихідної точки.

Коли рішення прийнято і вмотивований підприємець стоїть перед запитанням: так що ж далі робити? Хочеться відразу відповісти – бізнес-процесити.

«Які ще процеси, на це нема часу, - відповість бізнесмен, -треба робити бізнес», - і побіжить купувати сировину, матеріали, валюту, підписувати договори, надавати послуги, створювати цінність тощо.

То що ж таке бізнес-процеси і де вони ховаються у вашому бізнесі?

А вони набагато ближче, ніж може здатися, адже послідовність дій та операцій, які виконуються в організації з метою досягнення конкретної мети або результату і є бізнес-процесами. Іншими словами, це будь-яка діяльність, що включає у себе різноманітні етапи, ресурси та учасників.

«У мене всі бізнес-процеси в голові», - скаже мені підприємець і буде правий, бо з цього і починаємо над ними роботу – з голови.

Порада перша. Працюючи з бізнес-процесами обов’язково потрібно пам’ятати, що вони мають (несуть в собі) стратегічне значення.

Не потрібно недооцінювати бізнес-процеси, адже вони всі пов'язані з виконанням стратегічних цілей організації та сприяють досягненню її місії та візії. Тому перш за все потрібно чітко усвідомлювати стратегію вашого підприємства чи компанії. На цьому етапі власник бізнесу повинен розуміти цілі своєї діяльності, шляхи досягнення цих цілей, а також стратегічні ініціативи та тактичні дії для їх реалізації.

Стратегічні цілі обов’язково мають бути вимірні. І тут ви можете використовувати як якісні, так і кількісні показники. Далі це допоможе вам правильно визначити цілі бізнес-процесів на кожному з етапів руху в стратегічному напрямку. Для того, щоб правильно оцінити результат на виході, цілі бізнес-процесів також мають бути вимірними. Таким чином, побудований бізнес-процес, сприятиме досягненню стратегії.

Кожен бізнес-процес складається з кроків або етапів, які виконуються у певному порядку для досягнення визначеного результату. Наприклад, директору не можна передавати на підпис договір без погодження його юристом і фінансовим директором; товар не можна передавати на реалізацію без наявного підписаного сторонами договору поставки.

Бізнес-процеси зазвичай між собою по’вязані, тому що результат одного може бути запуском для іншого. Порушення послідовності дій процесу в роботі створює ризики для підприємця. От як би ви оцінили ризик того, що замовник не сплатить за товар, якщо ваш менеджер порушить послідовність і відвантажить товар без договору поставки?

Звідси порада друга. Послідовність дій – важлива. Чим краще ви розберетесь в кроках та етапах реалізації кожного бізнес-процесу, тим буде менше шансів на помилку при його реалізації, або ж втрату інформації між етапами.

Для реалізації бізнес-процесу ви залучаєте різні ресурси, як то технічні, фінансові, використовуєте автоматизовані системи або технології тощо. Кожен бізнес-процес має і своїх учасників, або ж стейкхолдерів, які виконують певні завдання, мають різні ролі та відповідальності в процесі.

Наприклад, учасниками можуть бути співробітники, які виконують конкретні завдання або кроки в рамках бізнес-процесу (юрист оцінює ризики та візує договір, фінансовий директор погоджує умови оплати та поставок). До учасників відносяться і клієнти (особи або організації), які використовують продукт або послугу, що генерується внаслідок бізнес-процесу. Клієнтом також може виступати і внутрішній відділ організації, наприклад, для договірного відділу внутрішніми клієнтами будуть відділ реалізації, логістики і бухгалтерія, бо договір попадає до них в роботу після підписання. До стейкхолдерів відносяться також лідери або керівники, які відповідають за управління та нагляд за виконанням бізнес-процесу та його результатами. Також для виконання певних аспектів бізнес-процесу можуть залучатися експерти, які мають спеціалізовані знання або навички. Аудитори (контрольні служби), які відповідають за перевірку та забезпечення дотримання стандартів, правил і регуляції в рамках бізнес-процесу, також відносяться до його учасників.

Це лише деякі з можливих учасників бізнес-процесу, а реальні учасники можуть варіюватися в залежності від конкретної організації, підприємства, виду бізнесу та конкретного процесу.

Тому порада третя – визначити необхідні ресурси та всіх стейкхолдерів до кожного процесу, розподілити їхні ролі. Коли кожен учасник чітко знає, які саме дії він має здійснити для реалізації процесу та за що він відповідає, це дає змогу уникнути помилок та втрат під час його реалізації та підтримувати якість продукту чи послуги.

Порада четверта – сформувати вимоги до якості бізнес-процесу. Ефективність та якість виконання бізнес-процесів також можуть бути вимірюваними величинами за допомогою різних показників, таких як час виконання, витрати, задоволеність клієнтів тощо.

Минув час і от ми на етапі, коли все описали, все запустили, все протестували, оцінили за ключовими показниками якості та ефективності. Наша шлюпка піднялась нагору, вона пливе і впевнено тримається на воді. Сон підприємця налагодився, душа заспокоїлась – бізнес працює.

І тут підприємець переходить до наступного етапу – вдосконалення. Проведення аналізу та оптимізація бізнес-процесів для забезпечення їх ефективності та відповідності стратегічним цілям не повинно зупинятися в часі. Зміни, які відбуваються в контексті (зовнішньому середовищі, в якому відбувається реалізація бізнес-процесу або бізнесу вцілому), можуть вплинути на рівень задоволення потреби клієнтів в продукті, або ж продукт взагалі може перестати задовольняти потреби, під які він створений. Тобто продукт перестає нести цінність клієнту, або взагалі її втрачає. В такому разі виникає необхідність в перегляді прийнятого рішення і внесення до нього змін відповідно до нових вимог.

Порада п’ята - постійне вдосконалення, перегляд, оптимізація та внесення змін до вже існуючих процесів.

І наостанок, усвідомлення того, що ваш бізнес – це сукупність бізнес-процесів для реалізації цілей, з якими ви зайшли в підприємництво, допоможе вам більш уважно, мудро та бережливо відноситися до ресурсів, в які ви вкладаєте свої кошти. Описані та впроваджені бізнес-процеси зроблять управління діяльністю зрозумілим, легшим, допоможуть вийти на новий рівень і допоможуть вам досягати успіху на ринку.