Как пережить интересные времена

Серия «Системный бизнес: советы по внедрению» «Чтоб жили вы в интересные времена» Одно очень древнее проклятие

1.    Как наступили «интересные времена»

                Бизнес в большинствестран СНГ сейчас переживает «интересные времена». После непродолжительногопериода относительной стабильности множество компаний попали в черную полосубеспросветного спада производства, так и не успев осознать того факта, чтопричина нынешней ситуации в большей степени внутренняя, нежели внешняя.  При смехотворном уровне рентабельности,обусловленном неэффективностью работы сотрудников, низким кпд технологий ибизнес-процессов, компании как одержимые стремились «захватить долю рынка»,получая кредиты на драконовских условиях, и вкладывая эти деньги в расширение. Такв бизнес пришли «интересные времена».

2.     Какпережить интересные времена и сохранить свой бизнес

Первое, что необходимоосознать, так это то, что жить так, как жили раньше, нельзя. Бизнес – это несоциальный проект, в который, как в бездонную бочку, вкладывают деньги, не рассчитываяна какую-либо отдачу. Первое правило любого бизнеса: «Доход должен превышатьрасходы».

Этодостигается путем тщательного финансового планирования, а также повышения кпдбизнеса за счет более эффективного использования персонала и оптимизациибизнес-процессов. Об основных принципах финансового планирования мы писали впредыдущих публикациях. В данной публикации мы поговорим о том, как повыситькпд самой компании.

3.     Как победитьхаос внутри компании

Прежде чемговорить о том, как повысить кпд компании, давайте выясним, что же его снижает.

Давайте введемтакой термин: «дев-ти». Дев-ти (developedtraffic)– это излишнее движение, что-то, что создает дополнительную работу.

В качествепримера дев-ти приведу ситуацию, с которой сталкивался практически каждыйруководитель. Допустим, вам позвонил  VIP-клиент с просьбой передатьдля него коммерческое предложение по новой продукции. Он сообщил, чтозаинтересован в постоянных крупных поставках, но в настоящий момент проводиттендер. Поскольку ваша продукция и лучше и дешевле, вы убеждены, что контракт практическиу вас в кармане, и поручаете заключение сделки руководителю отдела коммерции. Выбыстро вводите его в курс дела, передаете всю необходимую информацию, ипоручаете «дожать» клиента, и получить выгодный контракт. Руководитель отделакоммерции возвращается в свой кабинет, и приступает к составлению предложения, но вспоминает, чтоне получал от отдела маркетинга прайс-лист с ценами на новую продукцию. Он идетв отдел маркетинга, но оказывается, что нужный сотрудник вышел. Начальникотдела коммерции ждет пол-часа, но когда тот возвращается, оказывается, что онтакже не знает новых цен, поскольку их теперь формирует заместитель директора иразмещает на сервере компании. Начальник отдела коммерции возвращается в свойкабинет, садится за компьютер, и пытается войти на сервер, но вспоминает, что специалистыИТ вчера поменяли ему пароль, а поскольку его не было на месте, новый парольему не сообщили. Он идет в отдел ИТ, но все сотрудники сервис-деск находятся натекущих вызовах. Руководитель отдела коммерции возвращается, и просит своегоколлегу «скачать» новый прайс-лист. Получив нужную информацию, начальник отделакоммерции, наконец, формирует коммерческое предложение, но забывает указать в немскидки на оптовые партии. В результате тендер выигрывают конкуренты, а когда  вы спрашиваете руководителя отдела коммерции,почему мы потеряли клиента, он отвечает, что у нас слишком высокая цена.

Всреднестатистической компании дев-ти съедает две трети эффективности компании ивремени сотрудников. Другими словами, две трети всего рабочего временисотрудники компании не работают над тем, что приносит доход, а справляются сдев-ти. И если нам удастся снизить уровень дев-ти, доход автоматическивырастет.

Снизить уровеньдев-ти можно с помощью оптимизации бизнес-процессов, разработке эффективнойструктуры компании, внедрении регламентов взаимодействия подразделений.Предвижу разочарованные вздохи читателей: «Мы это уже проходили. У нас введена ERP-система,на которую возлагалось столько надежд, но в результате к имеющимся проблемамдобавились новые, связанные с самой ERP-системой».

Да, да, я этотоже уже проходил, причем не один раз. Однако проблема здесь не в ERP-системе,которая является всего лишь инструментом.

Кстати, ERP-система (отангл. Enterprise Resource Planning System) - это информационная система,которая предназначена для автоматизации на предприятии учёта и управления.Обычно ERP-системы разрабатываются по принципу модуля и охватывают всюсовокупность ключевых процессов деятельности компании. 

Так вот, когдав компании внедряется ERP-система, еевнедрением занимаются, как правило, сотрудники ИТ подразделения, не являющиесяспециалистами в бизнес-процессах. К тому же, если вы внедряете ERP-системудо того, как у вас сформирована управленческая структура, отражающая не только иерархиюподчинения, но и поток создания продукта, вы просто добавляете к существующемудев-ти дополнительное дев-ти от использования в работе компьютеров. Врезультате суммарный уровень дев-ти увеличивается в несколько раз, и теперь вамнужен дополнительный персонал, который будет заносить в компьютеры массу всякойинформации, без которой ничего не будет работать.

Внедрение ERP-системыэто не то, с чего нужно начинать, когда вы по-настоящему беретесь за устранениедев-ти и повышение кпд компании. Первое, что вам необходимо сделать, - эторазработать и вывесить организующую схему компании, отражающую функции ипродукты всех подразделений, командные линии и основной поток создания продукта.

Затем для того,чтобы оргсхема заработала, необходимо формализовать и оптимизировать истандартизировать взаимодействия между подразделениями. Другими словами,необходимо формализовать и оптимизировать бизнес-процессы.

В организациимы имеем дело с различными частицами, которые перемещаются от сотрудника ксотруднику (правильнее сказать «от поста к посту»). Частицами являются:клиенты, договора, телефонные звонки, письма, различные документы, деньги, ит.д. Эти частицы подвергаются определенному воздействию (обработке) на каждомпосту своего маршрута движения, в результате чего в конечной точке каждогомаршрута движения частицы мы получаем некий ожидаемый результат (лучше сказать«продукт»). Таким образом, бизнес-процессы представляют собой заданные маршрутыдвижения определенных типов частиц от поста к посту компании, четкие регламентыобработки частиц на каждом посту, включенном в данный маршрут, и ожидаемыйпродукт в конечной точке маршрута. Оптимизация бизнес-процессов представляетсобой обнаружение различных частиц и формализация маршрутов их движения, атакже стандартизация действий (регламентов), которые выполняются над этимичастицами на каждом посту, включенном в маршрут.

Например, можноописать основной бизнес-процесс компании как маршрут прохождение заказа по подразделениямкомпании, начиная с отдела договоров, через подразделение планирования работпроизводственной службы, к подразделению, закупающему материалы, необходимыедля изготовления заказанного изделия, затем к производственному подразделению, изатем к подразделению, выполняющему функцию контроля качества.

4.    Недостающий элемент

Для того чтобысотрудники на постах начали взаимодействовать именно так, как это былоизображено на бумаге, необходим еще один инструмент, который называется«Направляющие формы».

Направляющая форма – это формализованный бизнес-процесс,  полная карта, последовательно отражающаямаршрут, по которому движется частица. Направляющая форма представляет собойбумажный документ, сопровождающий частицу по всему маршруту следования.Каждый сотрудник, занимающий определенный пост, к которому попадает даннаячастица, следуя по маршруту, описанному в направляющей форме, должен, преждевсего, проверить, что данная частица прошла обработку на всех постах, стоящихперед ним, о чем свидетельствуют подписи напротив каждого пункта шага, которыйдолжен быть выполнен на очередном посту. Если подписей нет, - эта частицанаправляется назад к тому посту, который был пропущен. Если все подписи наместе, сотрудник, получивший направляющую форму, отмечает в направляющей форметекущее время, и выполняет шаги обработки пришедшей частицы, указанные внаправляющей форме напротив названия его поста. Выполнив очередной шаг,сотрудник ставит напротив его описания свою подпись. Когда все шаги выполнены,сотрудник передает частицу вместе с направляющей формой к следующему посту,указанному в направляющей форме. Таким образом, мы получаем точныепоследовательности обработки частиц на каждом посту, а также добиваемсяупорядоченного движения частиц по точным, не меняющимся маршрутам. Кроме того,мы добиваемся взятие ответственности сотрудниками за то, что они делают,поскольку выполнение действий они удостоверяют своей подписью. Более того, внаправляющую форму мы можем включить пункт, регламентирующий указание точноговремени получения сотрудником направляющей формы. Тогда после прохождениячастицей всего маршрута мы можем проанализировать действия сотрудников,работавших с данной формой, и получить точное представление о положении дел,без необходимости длительных «разборов полетов» и поисков виноватого наоперативках.

Приведу пример использования направляющей формы для оптимизациипроизводства компании по изготовлению соусов. Что включает в себя координациюработы отдела продаж и отдела планирования, занимающегося координацией работыотдела снабжения, производственного отдела, отдела технического обеспечения(электрики, механики), отдела логистики и склада готовой продукции.

В начале необходимо спланировать объем продаж.Далее, зная остатки готовой продукции на складе и планируемые продажи, мы можемзапланировать, сколько продукции нам нужно произвести за сутки. Исходя из этого,нам нужно определить, сколько сырья необходимо получить со склада сырья. Послеэтого мы можем приступить к производству, фиксируя при этом весь ходпроизводства (простои, перенастройку линии, отклонение от технологическогопроцесса). Изготовив продукцию, нам нужно проверить ее качество и устранитьбрак. Затем необходимо проанализировать динамику движения продукции через складготовой продукции и приступить к новому циклу производства (новым суткам). Дляформализации данного бизнес-процесса необходима следующая направляющая форма:

Этанаправляющая форма в начале каждых суток инициируется аналитиком продаж, азатем передается от поста к посту, и каждый сотрудник выполняет указанные в нейфункции и заносит необходимые данные, затем заверяет ее своей подписью ипередает следующему терминалу. В конце суток эту направляющую форму получаетруководитель, и, после непродолжительного изучения, получает полноепредставление о ходе суточного производства, а также о том, как сработалокаждое подразделение, участвующее в данном цикле.

Количество направляющихформ, действующих в компании, зависит от количества разновидностей частиц,движущихся по линиям, а оптимизация бизнес процессов сводится к внедрению всеновых и новых направляющих форм, упорядочивающих движение этих частиц. Оптимизациябизнес процессов происходит по следующему алгоритму:

1.        Находится тип частиц, для которых не существуетописанного маршрута движения,

2.        Устанавливается желательный маршрут движенияданного типа частиц,

3.        Маршрут оптимизируется,

4.        Проводится пробный прогон частицы по маршруту,

5.        Маршрут усовершенствуется в соответствии срезультатами пробного прогона,

6.        Маршрут описывается, разрабатывается ивнедряется направляющая форма,

7.        Все частицы данного типа направляются поустановленному маршруту,

8.        При необходимости проводится коррекциянаправляющей формы.

Следует отметить, что до того момента,пока для большинства частиц не будут разработаны направляющие формы, нерекомендуется внедрять ERP-систему, т.к. бумажную направляющую формукорректировать гораздо легче, чем программный модуль. Но когда число коррекцийдействующих направляющих форм значительно сократиться, ERP-системавнедряется с поразительной легкостью, поскольку все что мы при этом делаем, этопереходим от одного носителя (бумажного) к другому (электронному). При этомпотоки у нас уже существуют, а их маршруты не меняются. Не стоит и говорить,что специалисты по ИТ, внедряющие ERP-систему наосновании уже отлаженных направляющих форм, будут вам бесконечно благодарны.

Автор статьи: Евгений Сотников