Спільна онлайн-робота та спільне онлайн-редагування документів: що потрібно знати
Як швидко та ефективно оптимізувати процес погодження нових документів, особливо в умовах дистанційної роботи? Який функціонал сучасних автоматизованих рішень може бути корисним для цього?
Процес погодження нових документів навіть в умовах повністю цифрового офісу та добре налагодженої системи документообігу, на жаль, і досі продовжує відбирати дуже багато часу у працівників будь-яких компаній. Це стосується організацій абсолютно різної галузевої спрямованості та будь-якого масштабу. Особливо ж середнього та великого бізнесу, де процес погодження документів, як правило, відбувається на декількох рівнях – у різних, відокремлених структурних одиницях організації (наприклад, юридичному, фінансовому, IT-департаментах, відділах закупок, HR і под.), перш ніж бути остаточно акцептованим на найвищому управлінському рівні.
Чому організація спільної онлайн роботи з документами з будь-якого місця 24/7 сьогодні як ніколи актуальна?
Надто гостро часомісткість погоджувальних процесів документів стала відчутна в постковідний період, коли чимало підприємств перейшли на віддалену роботу – «домашній офіс», який, як відомо, не завжди показав себе як найкраще рішення для збереження операційної ефективності й продуктивності компаній. Тож сьогодні, як ніколи, особливо актуально постає потреба в таких автоматизованих рішеннях, які б дозволяли організувати спільну онлайн роботу з документами з будь-якого місця та водночас забезпечували захищене середовище для співпраці всього персоналу, гранульовану систему контролю за правами доступу до документів і конфіденційної інформації, що відповідала б встановленим у конкретній компанії стандартам захисту інформації.
Який базовий функціонал повинен бути в системі документообігу для створення успішних передумов спільної онлайн-роботи з документами?
На сьогодні більшість сучасних систем документообігу мають достатній потрібний мінімум для забезпечення успішних передумов спільної онлайн-роботи із цифровими документами. Зокрема, оснащені таким базовим функціоналом, що уможливлює:
- створення різних типових форм документів;
- пов’язування документів між собою за типом контенту (наприклад, основний і додаткові договори, рахунки й акти, що стосуються відповідної угоди);
- оповіщення виконавців про надходження в роботу документів та встановлення термінів їх виконання;
- перегляд та схвалення / підписання документів відповідальними бізнес-користувачами, наділеними на це відповідними правами;
- гранульоване управління правами доступу до документів залежно від типу документа, призначених на роботу з документом виконавців та / або виконуваних бізнес-користувачами ролей в організації;
- моніторинг або відстеження процесу роботи над документами в режимі реального часу;
- збереження (архівування) документів та пошук необхідного документа в архіві тощо.
Усі ці функції, взяті у своїй сукупності, створюють, потрібний базис для забезпечення спільної із членами вашої команди роботи над документами. Однак чи достатньо цього при сучасних можливостях розвитку інформаційних технологій для повноцінної онлайн-співпраці над документами та оптимізації процесу погодження документів на різних рівнях організації? Певно, що вже ні.
Які додаткові переваги для підвищення операційної ефективності дає функція спільного онлайн-редагування документів?
Менш розповсюдженою в сучасних системах документообігу, однак надзвичайно корисною та тепер уже (без перебільшення) незамінною функцією для організації ефективної співпраці над документами є можливість спільного онлайн редагування документів. Саме на ній хотілося б зупинитись докладніше.
Вбудована в платформи електронного документообігу функція онлайн-редагування забезпечує можливість не тільки створювати різноманітні форми нових документів, пов’язувати їх між собою, миттєво ділитися ними для перегляду з колегами, відстежувати актуальний статус роботи над ними та архівувати, а й співпрацювати над документами разом з іншими членами вашої команди як співавтори та співредактори в режимі реального часу.
Завдяки цьому функціоналу можна редагувати один і той самий документ одночасно з іншими колегами, керувати версіями документів за допомогою можливостей контролю версій документів, надаючи при цьому доступ до редагування документів лише уповноваженим членам вашої команди.
Усі внесені користувачами зміни й правки в документ миттєво відображаються у всіх інших авторизованих користувачів. Окрім того, співавтори та співредактори документа мають можливість залишати свої нотатки й коментарі до внесених змін / правок та обговорити пов’язані з документом питання у спеціальному онлайн чаті. Надалі документ відправиться на наступний етап виконання / погодження відповідно до призначеного порядку роботи над ним. Погодьтесь, дуже зручно й оптимально виконувати всі ці дії в межах однієї платформи?..
Спільне онлайн-редагування документів – це лише одна з BPM-функцій, без якої нині важко уявити сучасну платформу для спільної онлайн роботи з документами, що дозволяє керувати документами через персоналізований електронний офіс та забезпечує можливість командної роботи з будь-якого робочого місця. Рішення з документообігу з кожним роком стають все досконаліші й мають дуже потужні можливості не тільки з погляду традиційного / класичного управління документами та бізнес-процесами (Business Process Management, BPM), а й для вирішення складних нетривіальних завдань – розпізнавання та зчитування даних з різних типів і форм документів з використанням можливостей інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP).
- Самопредставництво юридичної особи: Право чи привілей? Дмитро Зенкін 14:11
- Адмінарешт майна платника податків це публічно-правовий спір, а не спір про право Євген Морозов 13:11
- Чи декриміналізовані дрібні крадіжки в Україні? Рішення Верховного Суду Світлана Приймак 12:39
- Виклики та можливості у процесі відновлення України Сильвія Красонь-Копаніаж вчора о 15:49
- Інтеграція та інновації: шлях розвитку Реєстру судових рішень Леонід Сапельніков вчора о 14:01
- Технологічний обмін як основа відновлення та модернізації енергетичної системи України Олексій Гнатенко вчора о 14:00
- Політика і психологія: як заперечення та раціоналізація формують державні рішення Валерій Козлов вчора о 13:49
- Медіація у господарських спорах Наталія Ковалко вчора о 13:40
- Безтурботна старість? Як не втратити якість життя, виходячи на пенсію Інна Бєлянська вчора о 13:09
- Навіщо компанії ERP-система Віталій Курдюмов вчора о 11:24
- Доцільність та правомірність розірвання договору після закінчення строку його дії Євген Морозов вчора о 10:20
- Нові вимоги до подання даних нотаріусами: зміни для спадщини, дарування та купівлі-продажу Золтан Русанюк 16.10.2024 23:10
- "Джокер" залишається в рукаві Євген Магда 16.10.2024 18:04
- Податки підняли, питання залишилися Любов Шпак 16.10.2024 11:54
- Стягнення моральної шкоди завданої невиконанням судового рішення Євген Морозов 16.10.2024 10:36
- "Джокер" залишається в рукаві 5526
- Безтурботна старість? Як не втратити якість життя, виходячи на пенсію 652
- Криве дзеркало доброчесності: чи єдині стандарти для суддів і прокурорів? 365
- Кожен українець за кордоном – амбасадор своєї країни: місія, відповідальність і майбутнє 218
- AI Risk: як штучний інтелект формує нові горизонти корпоративної безпеки 211
-
Львівський автобусний завод вийшов з 10-річного банкрутства
Бізнес 22367
-
Реакція на викриття 49 прокурорів наштовхує на висновок – робити, як в Росії. Але це не вихід
Думка 21215
-
"Путін витрачає на війну до $130 млрд на рік. Диво, що ми тримаємось". Що розказав Залужний
7655
-
Департамент охорони культурної спадщини вимагає зафарбувати мурал з Будановим на Подолі
Життя 6140
-
"Відстрочка до кінця мобілізації". В Резерв+ стався технічний збій
Бізнес 5143