Спільна онлайн-робота та спільне онлайн-редагування документів: що потрібно знати
Як швидко та ефективно оптимізувати процес погодження нових документів, особливо в умовах дистанційної роботи? Який функціонал сучасних автоматизованих рішень може бути корисним для цього?
Процес погодження нових документів навіть в умовах повністю цифрового офісу та добре налагодженої системи документообігу, на жаль, і досі продовжує відбирати дуже багато часу у працівників будь-яких компаній. Це стосується організацій абсолютно різної галузевої спрямованості та будь-якого масштабу. Особливо ж середнього та великого бізнесу, де процес погодження документів, як правило, відбувається на декількох рівнях – у різних, відокремлених структурних одиницях організації (наприклад, юридичному, фінансовому, IT-департаментах, відділах закупок, HR і под.), перш ніж бути остаточно акцептованим на найвищому управлінському рівні.
Чому організація спільної онлайн роботи з документами з будь-якого місця 24/7 сьогодні як ніколи актуальна?
Надто гостро часомісткість погоджувальних процесів документів стала відчутна в постковідний період, коли чимало підприємств перейшли на віддалену роботу – «домашній офіс», який, як відомо, не завжди показав себе як найкраще рішення для збереження операційної ефективності й продуктивності компаній. Тож сьогодні, як ніколи, особливо актуально постає потреба в таких автоматизованих рішеннях, які б дозволяли організувати спільну онлайн роботу з документами з будь-якого місця та водночас забезпечували захищене середовище для співпраці всього персоналу, гранульовану систему контролю за правами доступу до документів і конфіденційної інформації, що відповідала б встановленим у конкретній компанії стандартам захисту інформації.
Який базовий функціонал повинен бути в системі документообігу для створення успішних передумов спільної онлайн-роботи з документами?
На сьогодні більшість сучасних систем документообігу мають достатній потрібний мінімум для забезпечення успішних передумов спільної онлайн-роботи із цифровими документами. Зокрема, оснащені таким базовим функціоналом, що уможливлює:
- створення різних типових форм документів;
- пов’язування документів між собою за типом контенту (наприклад, основний і додаткові договори, рахунки й акти, що стосуються відповідної угоди);
- оповіщення виконавців про надходження в роботу документів та встановлення термінів їх виконання;
- перегляд та схвалення / підписання документів відповідальними бізнес-користувачами, наділеними на це відповідними правами;
- гранульоване управління правами доступу до документів залежно від типу документа, призначених на роботу з документом виконавців та / або виконуваних бізнес-користувачами ролей в організації;
- моніторинг або відстеження процесу роботи над документами в режимі реального часу;
- збереження (архівування) документів та пошук необхідного документа в архіві тощо.
Усі ці функції, взяті у своїй сукупності, створюють, потрібний базис для забезпечення спільної із членами вашої команди роботи над документами. Однак чи достатньо цього при сучасних можливостях розвитку інформаційних технологій для повноцінної онлайн-співпраці над документами та оптимізації процесу погодження документів на різних рівнях організації? Певно, що вже ні.
Які додаткові переваги для підвищення операційної ефективності дає функція спільного онлайн-редагування документів?
Менш розповсюдженою в сучасних системах документообігу, однак надзвичайно корисною та тепер уже (без перебільшення) незамінною функцією для організації ефективної співпраці над документами є можливість спільного онлайн редагування документів. Саме на ній хотілося б зупинитись докладніше.
Вбудована в платформи електронного документообігу функція онлайн-редагування забезпечує можливість не тільки створювати різноманітні форми нових документів, пов’язувати їх між собою, миттєво ділитися ними для перегляду з колегами, відстежувати актуальний статус роботи над ними та архівувати, а й співпрацювати над документами разом з іншими членами вашої команди як співавтори та співредактори в режимі реального часу.
Завдяки цьому функціоналу можна редагувати один і той самий документ одночасно з іншими колегами, керувати версіями документів за допомогою можливостей контролю версій документів, надаючи при цьому доступ до редагування документів лише уповноваженим членам вашої команди.
Усі внесені користувачами зміни й правки в документ миттєво відображаються у всіх інших авторизованих користувачів. Окрім того, співавтори та співредактори документа мають можливість залишати свої нотатки й коментарі до внесених змін / правок та обговорити пов’язані з документом питання у спеціальному онлайн чаті. Надалі документ відправиться на наступний етап виконання / погодження відповідно до призначеного порядку роботи над ним. Погодьтесь, дуже зручно й оптимально виконувати всі ці дії в межах однієї платформи?..
Спільне онлайн-редагування документів – це лише одна з BPM-функцій, без якої нині важко уявити сучасну платформу для спільної онлайн роботи з документами, що дозволяє керувати документами через персоналізований електронний офіс та забезпечує можливість командної роботи з будь-якого робочого місця. Рішення з документообігу з кожним роком стають все досконаліші й мають дуже потужні можливості не тільки з погляду традиційного / класичного управління документами та бізнес-процесами (Business Process Management, BPM), а й для вирішення складних нетривіальних завдань – розпізнавання та зчитування даних з різних типів і форм документів з використанням можливостей інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP).
- За фасадом новобудови: як виявити ризики перед купівлею Юрій Бабенко 15:32
- Як енергетичні компанії оптимізують КІК: досвід ЄС та українські реалії Ростислав Никітенко 11:46
- 4 помилки, які заважають власнику бізнесу побудувати сильну компанію Олександр Висоцький 10:27
- Где покупать жилую недвижимость и какую? Володимир Стус вчора о 23:53
- ТЦК – треш, хайп, фейк або соціальна допомога військовим та їх сім’ям Сергій Пєтков вчора о 19:52
- Китай закручує "рідкоземельну гайку". Як Україні скористатися своїм шансом? Ксенія Оринчак вчора о 16:53
- Компенсація 1,5 млн грн моральної шкоди з рф на користь киянина за "повітряні тривоги" Світлана Приймак вчора о 10:20
- Розпоряджання землею під час війни: поради юриста Сергій Пагер вчора о 08:57
- Стажування і підвищення кваліфікації: сенси та підходи Сергій Пєтков 20.04.2025 19:43
- Рішенням суду з працівника (водія) стягнуто упущену вигоду Артур Кір’яков 19.04.2025 18:25
- Чому корпоративний стиль – це більше, ніж просто форма Павло Астахов 19.04.2025 12:09
- От трансфера технологий к инновационному инжинирингу Вільям Задорський 18.04.2025 21:33
- Начинается фаза глобального разгона инфляции и масштабных валютных войн Володимир Стус 18.04.2025 18:53
- Омріяна Перемога: яким українці бачать закінчення війни? Дмитро Пульмановський 18.04.2025 18:12
- Баланс між обставинами злочину та розміром застави Богдан Глядик 18.04.2025 17:09
- Терези Феміди: статистика виправдувальних вироків в Україні – симптом чи вирок системі? 448
- Як комплаєнс допомагає громадським організаціям зміцнити довіру та уникнути ризиків 226
- Модель нової індустріалізації України 177
- Професії зникають, навички – у тренді 170
- Омріяна Перемога: яким українці бачать закінчення війни? 136
-
Львів планує відкрити заміський тролейбусний маршрут до сусіднього села
Бізнес 15016
-
Індія купить "боїнги", від яких через торгову війну зі США відмовився Китай
Бізнес 10672
-
Нелегальний ринок тютюну: як Україна втрачає 24 мільярди гривень щорічно
Бізнес 4676
-
Дефіцит вітаміну D, ймовірно, впливає на збільшення випадків раку товстої кишки: деталі
Життя 4409
-
Французьке посольство хоче купити історичний будинок у центрі Києва – компанія НЕСТ
уточнено Бізнес 4094