Фактична перевірка - сюрприз до якого потрібно бути готовим

Наразі від клієнтів надходить все більше звернень про проведення у них фактичних перевірок, а тому варто нагадати деяку специфіку їх проведення.

Я  вже неодноразово звертався до теми проведення перевірок, проте зазвичай мова йшла про проведення планової чи позапланової перевірки. Однак такий вид перевірки як фактична – залишався поза моєю увагою. Проте життя  вносить корективи і наразі тільки за останній тиждень  у двох клієнтів була проведена  фактична перевірка з різних підтав, а отже тенденції сьогоднішнього дня вимагають і на неї звернути увагу. 

Слід нагадати, що фактична перевірка визначена Податковим кодексом як окремий вид перевірки і провадиться виключно з питань та за наявності підстав чітко зазначених кодексом.

 Така перевірка може провадитись щодо:

- дотримання норм законодавства з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій, ведення касових операцій;

- наявності документів, що підтверджують держреєстрацію юросіб і ФОПів, ліцензій, патентів, свідоцтв, у тому числі щодо виробництва та обігу підакцизних товарів;

- дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).

 Підстави проведення перевірки визначені п. 80.2. ст.80 ПКУ, а саме, вона може провадитись якщо:

 – при перевірках інших платників або за інформацією державних органів (органів місцевого самоврядування) виявлені можливі порушення у виробництві та обігу підакцизних товарів, здійсненні розрахункових та касових операцій, документів про державну реєстрацію, патентів ліцензій тощо;

– письмового звернення покупця (споживача);

– в установлений законом термін не подана обов’язкова звітність щодо використання реєстраторів розрахункових операцій, розрахункових та книг обліку операцій, нульові показники в них;

– є інформація про порушення платником вимог щодо виробництва, обліку, зберігання та перевезення спирту, алкогольних напоїв та тютюнових виробів, цільового використання спирту;

– при виявленні порушень за результатами попередньої перевірки (одноразово протягом 12 місяців);

– при наявності інформації щодо використання найманих працівників без відповідного оформлення, виплати зарплати без сплати податків.

Слід заначити, що дані підстави визначені досить формально тому у вашій діяльності може бути безліч ситуацій коли у податкової виникне право на перевірку. Наприклад, у вас не працював інтернет чи зламався касовий апарат і ви не змогли вчасно відправити звіт – от і маємо підставу перевірки за п. 80.2.4.

Порядок проведення перевірки.

Особливість фактичної перевірки полягає в тому, що вона проводиться за місцем фактичного провадження платником діяльності, знаходження господарських або інших об’єктів права власності платника податків (що цілком відповідає назві самих перевірок), при цьому податківці у своїх документах неодноразово наголошували, що при фактичних перевірках за місцем проведення розрахунків вони перевіряють питання порядку проведення розрахункових операцій, обліку товарів, обігу готівки тощо, або наявності непрацевлаштованих осіб, а у себе на робочому місті можуть проводити розгляд і опрацювання отриманих у ході перевірки документів та оформлення матеріалів перевірки.

 Така перевірка провадиться двома або більше посадовими особами контролюючого органу у присутності посадових осіб суб'єкта господарювання або його представника та/або особи, що фактично здійснює розрахункові операції.

Таким чином, на відміну від інших перевірок, фактична перевірка може здійснюватися  навіть у відсутності  посадових осіб підприємства або ФОП. У разі настання зазначеної ситуації особи, які фактично здійснюють розрахункові операції, зобов’язані самостійно допустити перевіряючих до проведення перевірки і отримати під підпис супроводжуючі документи на перевірку.

 Щодо часу  доби коли може провадитись перевірка  то наразі ПКУ не містить таких обмежень проте відповідно до вимог ст. 4 Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» за загальним правилом всі контрольні заходи повинні здійснюватися у робочий час суб’єкта господарювання.

При цьому тривалість такої перевірки складає не більше 10 діб, але може бути продовжена за рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) контролюючого органу не більш як на 5 діб.

Слід звернути увагу на те, що на відміну від інших видів перевірки де тривалість визначається робочими днями у відношенні фактичної перевірки строк буде обраховуватись у  календарних днях тобто з врахуванням вихідних та святкових.

Документами для допуску до перевірки є:

– Направлення на проведення перевірки,

– Копія наказу про призначення перевірки,

– Службові посвідчення.

 Наказ про проведення перевірки повинен містити:

дату видачі, найменування контролюючого органу, найменування та реквізити суб’єкта (прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи – платника податку, який перевіряється) та у разі проведення перевірки в іншому місці – адреса об’єкта перевірки, мета, вид (документальна планова/позапланова або фактична перевірка), підстави для проведення перевірки, з посиланням на конкретний пункт Податкового Кодексу, дата початку і тривалість перевірки, період діяльності, який буде перевірятися. Наказ про проведення перевірки є дійсним за наявності підпису керівника (його заступника або уповноваженої особи) контролюючого органу та скріплення печаткою контролюючого органу;

 Копія наказу про призначення перевірки повинна бути вручена під розписку посадовим особам підприємства (або особам, які здійснюють розрахункові операції, в разі перевірки РРО) до початку проведення фактичної перевірки.

 Направлення на перевірку

У направленні на проведення перевірки обов’язково повинні вказуватися реквізити наказу про призначення відповідної перевірки. Таке направлення видається на кожного з перевіряючих із зазначенням займаної посади та прізвища. Вимоги щодо підписання та скріплення печаткою висуваються такі ж самі, як і до наказу на проведення перевірки.

 При пред’явленні направлення платнику податків він в ньому розписується із зазначенням свого прізвища, імені, по батькові, посади, дати і часу ознайомлення. У разі відмови розписатися в направленні на перевірку складається акт, що засвідчує факт відмови. При цьому, акт про відмову від підпису у направленні на перевірку є підставою для початку проведення такої перевірки.

 Підставами для не допуску до перевірки є:

- непред’явлення перевіряючими вищезазначених документів;

- відсутність у документах необхідних реквізитів чи інші порушення допущені при їх оформленні;

- відмова зареєструватись у журналі реєстрації перевірок.

 Контрольна розрахункова операція

ПКУ закріплює право податківців на здійснення «контрольної розрахункової операції» перед початком перевірки порядку здійснення розрахункових операцій та ведення касових операцій, тобто ще до пред’явлення направлення. При цьому оплата може бути проведена у будь-який спосіб (готівкою чи за допомогою платіжних карток).

Слід наголосити, що при фактичних перевірках, які здійснюються з інших питань – проведення такої контрольної розрахункової операції є таким, що суперечить вимогам закону.

 Хронометраж

ПКУ офіційно надав податківцям право в ході проведення фактичних перевірок здійснювати хронометраж господарської діяльності.

«Хронометраж – процес спостереження за веденням господарської діяльності платника податків, який здійснюється під час проведення фактичних перевірок та застосовується органами державної податкової служби з метою встановлення реальних показників щодо діяльності платника податків, що здійснюється на відповідному місці її проведення».

За результатами хронометражу складається довідка, яка підписується посадовими особами органу державної податкової служби та посадовими особами суб’єкта господарювання або його представника та/або особами, що фактично здійснюють розрахункові операції. Довідка про результати проведення хронометражу є невід’ємною частиною (додатком) акту (довідки) про результати фактичної перевірки.

Зазвичай податківці намагаються здійснити спостереження за операціями до пред’явлення документів на перевірку, а отже і до її початку, що не відповідає чинному законодавству, оскільки згідно положень пункту 80.8 ПКУ хронометраж може здійснюватися при проведенні перевірки, а не до її початку. Крім того ПКУ не містить чіткого визначеного механізму проведення хронометражу, а тому у підписанні довідки про проведення хронометражу та його результати ви можете без остраху відмовити.

 Під час проведення перевірок необхідно звернути увагу на склад відомостей та документів, що мають право  витребувати перевіряючі.  Досить поширеною на практиці є ситуація, коли податківці вимагають відомості, які не мають прямого відношення  до предмету перевірки, а отже – у суб’єкта перевірки є право відмовити в наданні таких документів. Для прикладу, при здійсненні  фактичної перевірки щодо працевлаштування  співробітників податківці не мають право перевіряти документи каси та/або відомості про нарахування та виплату заробітної плати, а під час здійснення перевірки щодо готівкових розрахунків, вимоги щодо надання документів відносно працевлаштування осіб підлягають задоволенню виключно в частині осіб, уповноважених на здійснення розрахунків та їх оформлення.

 Сподіваюсь, дана стаття допоможе вам  при  проходженні   фактичних перевірок та стане  порадником у захисті ваших прав!