Інструментарій організатора на діловому заході

Інсайти класичної структури конференції.

За свої перші роки праці в системі організації Заходів, я постійно дивувався, чому конференції завжди проходять за дуже схожим сценарієм. Чому адженда одна і та сама? І де ж тут шукати творчості? Невже творчість лише для розваги? Чи можна щось змінити, покращити? 

Це все призвело до того, що ми експериментували, пробували зламати саму суть, знайти новий шлях. І так, ми знайшли точки, де можна проявляти творчість. А ще, стало зрозумілим, які причини приховані в цій класичній конференційній адженді.  

Ділюся цими “прихованками” на прикладі бізнес-івенту, а саме - конференції внутрішнього формату. Уточню -  це будуть збори регіональних директорів з метою висвітлення річної стратегії. Їх ще називають Kick off. Ми знаємо, що в ідеалі, задачі класичної конференції, в першу чергу,  полягають в об’єднанні гостей навколо певної ідеї, думки, тези, її обговорення та пошуку спільного розуміння.

Будь-який ЛПР (людина, що приймає рішення, і виділяє під нього ресурс), абсолютно логічно зважує: “А які задачі може вирішити ця конференція? Адже ми збираємо купу людей, оплачуємо їх проживання, харчування, подорож”. 

Які цілі цієї події? І як цей захід можуть сприйняти гості?

Головна ціль зашифрована в назві й вона про досягнення спільного розуміння нової стратегії в принципах прийняття рішень протягом наступного року. На цих зборах наша мета: викристалізувати принципи, завдяки яким компанія збирається досягти поставлених цілей. Ми хочемо, щоб співробітники цілий рік приймали свої рішення в бізнес-процесах на основі постулатів нової стратегії компанії.

Тобто, ми маємо дати гостям нові знання таким чином, щоб вони ними користувалися, повірили в них, зрозуміли як вони працюють, переосмислили свій минулий досвід.

Які в нас є інструменти для реалізації цієї мети?

Персональне залучення

Цей спосіб пропонує гостям самостійно випробувати теоретичну стратегію використання нових підходів на практиці. Згідно з основами педагогіки, рівні засвоєння інформації мають три етапи: перший - знання, другий - вміння, третій - навички. На заході ми можемо дати людям завдання та запропонувати вирішити його, користуючись новими принципами прийняття рішень. Друга назва цього інструменту - workshops. 

Людина завжди буде захищати те, що створила самостійно чи те, до чого була залучена, або вірить у це. 

Підкреслення важливості.

Ми можемо наочно показати  високу важливість контенту через масштабність заходу: дорогу чи нестандартну локацію, персональну участь лідера, персональні оригінальні запрошення, технічне оснащення, масштабне інтро… Для того, щоб гості були вражені, потрібно, щоб увесь комплекс організаційних елементів заходу був помітно вищим за масштабом, ніж це проходить зазвичай. 

Навіть в особистому житті, коли ти хочеш сказати щось важливе, ти створюєш відповідну атмосферу. До прикладу, пропозиція одружитися, чи розлучитися. Обидві події важливі, а от розказати про них в буденній ситуації - якось не коректно.

Створення настрою, націленого на нову інформацію.

Сприйняття нової концепції людиною проходить через 5 стадій: заперечення, гнів, торг, депресія і прийняття. Кожна із цих стадій потребує певного часу. Це ставить організаторам задачу цей час скоротити й побороти внутрішній емоційний супротив гостей, і одразу перейти до стадії прийняття. Перетворити гнів на ласку, вразити переліком позитивних аргументів, вивести із депресії й запалити світло в тунелі варіантів. Для досягнення цієї мети нам допомагають музичний супровід, активності, розважальна програма, навіть смачна їжа. Головне, щоб всі ці елементи були звичними для гостя, не провокували відчуття страху перед невідомим, а навпаки, формували атмосферу захищеності.  

До прикладу, на всіх заходах є welcome частина. Вона створена для того, щоб гості змогли адаптуватися до середовища, а отже розслабитися. Є навіть така приказка: “З корабля на бал.” Так от, вона не про це, а про протилежне.

Сторонні кейси успіху

Ефект авторитетного відомого спікера чи лідера думок, який розповідає кейс власного успіху як результату використання стратегії, що пропонується, важко переоцінити. Сценічні ефекти можуть посилити враження від спікера, і зробити тези його виступу незабутніми.

А от уявіть, що попередньо, на “воркшопі” ви відчули себе долученим до нової стратегії компанії й ви трохи в собі сумніваєтесь: а чи дійсно мої ідеї круті? І тут виходить відома людина і каже: “Так я ж на цих ідеях розв’язав свої задачі, ось кейс!” 

Мотиваційні промови

Один з козирів мотиваційної промови як інструмента, це, в першу чергу - енергія, яку випромінює спікер, лідер або ведучий. Ця енергія формує атмосферу і настрій. І тут треба бути дуже обережним з таймінгом і контекстом. Важливо запланувати промову на правильний час, у вірному оточенні, щоб вона яскраво вибухнула на контрасті або в кульмінації заходу. 

Ми взагалі сприймаємо емоції на контрастах, біле завжди світліше чорного, а от чи світліше воно “світло - білого”?

Дофамінова подяка. 

Наш мозок працює так, що вимагає винагороди за будь-яку діяльність. Найвитратніша  енергетично діяльність для мозку - це коли ми пізнаємо щось нове. Тому, в рамках нашої моделі - зборів регіональних директорів - такою дофаміновою подякою за працю протягом дня може стати гала-вечеря. 

Найкращим прикладом тут виступить книжка відомого американського вченого Роберта Сапольскі “Біологія добра та зла”. Дофамін відповідальний за наше заохочення. Виділення дофаміну пов'язане навіть не з отриманням нагороди, а з її очікуванням. При цьому сила викиду пропорційна невизначеності отриманої нагороди. А особливо, якщо свято - сюрприз.

Таким чином, ми пройшли шлях до досягнення однієї важливої мети - висвітлення нової стратегії. Але далі проєкт попадає до рук відділів HR, маркетингу, продажів, і захід доповнюється цілями командотворення, внутрішнього маркетингу продукту компанії, мотивації продаж. Всі чудово розуміють, що у голови регіональних керівників потрібно завантажити додаткову інформацію, безумовно важливу. Це логічно і приємно, єдиним махом закрити всі задачі.

Отже, виникає питання: а чи потрібно все це робити на одному заході?  Чи не буде забагато інформації для однієї голови за один умовний день?
Це - тема для наступного блогу. Обов’язково розглянемо! А зараз я щиро плекаю надію,  що мої знання допомогли й вам зрозуміти, чому в конференціях “а - ля” Kick-off часто можна зустріти елементи вищевказаного!