Книга доходів і витрат в електронному вигляді. Чи варто її вести?

Зовсім нещодавно, підприємці на загальній системі оподаткування отримали можливість вести книгу обліку доходів та витрат в електронному вигляді. Чи дійсно це так зручно, як декларується та чи варто користуватися цією можливістю?

Із відміною старого доброгопорядку ведення книги обліку доходів та витрат №1025 від 24.12.2010 року тавступом в силу нового Наказу Міністерства доходів і зборів №481 від 16.09.2013,податкове законодавство України отримало зовсім новий для себе елемент —можливість ведення книги обліку доходів та витрат підприємців на загальнійсистемі оподаткування в електронному вигляді. На перший погляд дуже зручно, чине так?

Трохи почитавши новий Наказ 481та прикинувши нові можливості, які, разом із появою електронної книги,отримують як платники податків так і податкова служба, я побачив дуже малопозитивних моментів та багато негативних. Але це я трохи забігаю наперед. У статті,я спробую висвітлити більшість позитивних та негативних сторін ведення ФОПом назагальній системі оподаткування книги обліку доходів та витрат за допомогоюсервісу «Електронний кабінет платника податків» (до речі, можливість веденняелектронної книги, як обіцяє податкова служба, з’явиться тільки з нового року,а поки що все тільки на папері).

Взагалі, не говорячи проелектронну книгу обліку доходів та витрат, якаведеться за допомогою сервісу Електронний кабінет платника податків, а говорячипро таблицю, яка ведеться у програмі Microsoft Excell, або у будь якійаналогічній програмі, можна сказати, що найголовнішою з переваг такої формиведення книги, є можливість виправлення помилок. Неправильний записпросто замінюється правильним, і ніхто ніколи не здогадається,  що такийнеправильний запис взагалі існував.

Ведення книги обліку доходів тавитрат через Електронний кабінет платника податків не передбачає такого способувиправлення. З огляду на затверджений порядок ведення книги, всі помилкифіксуються та залишаються у пам’яті програми. То який сенс вести книгу велектронному вигляді? Чи є взагалі якийсь сенс? Для того, щоб відповісти на цепитання, доцільно навести основні плюси та мінуси ведення книги обліку доходівта витрат  в електронному вигляді. Але про все по порядку.

Що требазробити, щоб почати вести книгу в електронному вигляді?

Досить чіткий порядок дійописаний у пункті 4 Наказу Міндоходів №481. Отже, щоб фізичній особі підприємцю почати вестикнигу обліку доходів та витрат в електронному вигляді через електронний кабінетплатника податків, потрібно:

1. Отримати посилені сертифікативідкритих ключів сформованих акредитованими центрами сертифікації ключів(конкретний центр сертифікації не вказується, тому можна припустити, що колисьу майбутньому, книгу можна буде вести за допомогою будь яких ключів, не тількивід ДПС).

2. Укласти договір про визнанняелектронних документів з податковою службою (укладається через будь якупрограмму, в тому числі ДПС Захист звітності).

3. Сформувати заяву на отриманнякниги в електронному вигляді, та надіслати її до податкової служби, попередньопідписавши її ЕЦП. Варто сказати, що Наказом №481 форма заяви не затверджена.Не затверджена вона також і іншими нормативно правовими актами. У паперовомуваріанті заява на отримання книги завжди писалася у довільній формі. Яким чиномце буде реалізовано в електронному вигляді, поки не зрозуміло. Час покаже.

4.Податкова служба має протягомтрьох робочих днів зареєструвати книгу доходів та витрат танадіслати підприємцю повідомлення про реєстрацію.

5. От і все. Підприємець починаєвести книгу та у повній мірі відчувати на собі вплив новітніх технологій.

Порядоквиправлення помилок в електронній книзі обліку доходів та витрат

Механізм виправлення помилок велектронній книзі обліку описується у частині 4 пункту 4 Наказу 481:

у Книзі велектронному вигляді допускаються виправлення помилок або коригуванняшляхом доповнення рядка, в якому відображається від’ємне або позитивне значення.

Тут я бачу одну з головнихнегативних сторін ведення книги обліку доходів та витрат в електронному вигляді— всі помилки та їх виправлення відображаються у книзі. Є ще декільканегативних сторін, про які нижче.

Записи вкнизі за підсумками дня, в якому отримано дохід?

Згідно пункту 5 Наказу 481 записиу Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід.Якщо підприємець отримує дохід кожен день, то фактично і записи в книзі вінповинен робити кожен день, наприклад ввечері.

В принципі, це можливо робити.Тут можна навести паралель з необхідністю щоденного друкування z звітів на РРО.З одного боку, це дуже напрягає, але за це передбачений штраф і всім все однодоводиться це робити.

Мені завжди було цікаво, хто з підприємців на загальній системі оподаткування дійсноробить записи у книгу кожен день. Більшість ФОПів заповнюють книги один раз намісяць, а то і взагалі один раз вкінці року. Тобто, фактично, порядок веденнякниги порушують майже всі. У разі ведення книги в електронному вигляді, такепорушення одразу фіксує програма.

Чи єпоказники книги податковою інформацією, що стає підставою для позаплановоїперевірки?

Відповідно до пункту 78.1Податкового кодексу документальна позапланова перевірка здійснюється занаявності певних обставин, зокрема якщо за наслідками отримання податковоїінформації, виявлено факти, що свідчать про можливі порушення платникомподатків податкового законодавства.

Що таке податкова інформація тачи є показники електронної книги обліку доходів та витрат податковоюінформацією, яка може призвеcти до позапланової перевірки?

Визначення податкової інформаціїнаведено у пункті 14.1.171 Податкового кодексу відповідно до якого термін«податкова інформація» застосовується у значенні, визначеному Законом України«Про інформацію».

Відповідно до закону «Проінформацію»:

інформація —будь-які відомості та/або дані, які можуть бути збережені наматеріальних носіях або відображені в електронному вигляді.

Взагалі то, визначення податковоїінформації нас не дуже цікавить. Нас більше цікавлять джерела її отримання.Джерела отримання податкової інформації та порядок її отримання міститься устатті 72 Податкового кодексу. На мій суб’єктивний погляд, для нашого випадкуцілком підходить пункт 72.1.1.3 відповідно до якого для інформаційногозабезпечення податкової служби використовується інформація, отримана відплатників податків про їх фінансово-господарські операції.

Отже, я роблю висновок, щопоказники електронної книги обліку доходів та витрат, які податкова служба маєможливість бачити майже у режимі реального часу, є податковою інформацією, якаможе призвести до позапланової документальної перевірки.

То навіщо давати податковійслужбі зайвий привід для перевірки?

Наприкінці статті, яка вийшлащось дуже об’ємною (я навіть такого не очікував), я спробую навести основніплюси та мінуси ведення книги обліку доходів та витрат підприємців на загальнійсистемі оподаткування в електронному вигляді. А потім порахуємо чого більше.Плюсів чи мінусів?

Плюсиведення електронної книги

1. Не треба мати паперовийваріант.

2. Заява на отримання книгинадсилається в електронному вигляді, отже ходити до податкової не треба.

3. Припускаю, що електронну книгуобліку доходів та витрат можна вести безкінечно, тобто вона не закінчитьсяніколи та не треба реєструвати нову.

Мінусиелектронної книги доходів та витрат

1. Електронну книгу не можнавипадково втратити (адже нерідко виникають ситуації, коли книгу дійсно кращевтратити).

2. Показники книги бачитьподаткова служба майже у режимі реального часу.

3. У електронній книзі все одновидні всі помилки та їх виправлення.

4. Записи в книгу дійсно варторобити кожен день, коли отриманий дохід (чому саме так, було написано вище).

Начебто переваг приблизно стількиже, скільки і недоліків. Проте, на мою думку, «мінуси» електронної книги облікудоходів та витрат набагато суттєвіщі ніж «плюси». Плюси пов’язані лише зпитаннями комфорту підприємця (сходити до податкової, зареєструвати новукнигу), а мінуси можуть спричинити позапланову виїзну перевірку, яка підкинебагатенно проблем у вигляді працівників податкової служби, що перевіряють і безтого заклопотаного підприємця. А у випадку негативного результату перевірки, «мінуси»електронної книги взагалі можуть спричинити значні фінансові втрати.

Висновок

Я електронну книгу обліку доходівта витрат абсолютно точно вести не буду.