Електронні документи: використання у господарській діяльності та суді

Спробуємо розібрати найбільш цікаві питання, серед яких: електронне підписання документів, ЕЦП та його перевірка, договірні застереження, взаємодія з судами.

Актуальність електронних документів для використання у господарській діяльності, взаємодії з державними органами та суді збільшується щодня.

У певних сферах взаємодія з клієнтами та підрядниками здійснюється виключно онлайн, не завжди є можливість підписати документи на папері. Дехто не хоче гаяти час на друк та пересилання документів. А інколи суттєві умови правовідносин містяться лише у листуванні (електронна пошта, Telegram, WhatsApp та інші месседжери) та адвокати шукають усі можливі підстави для використання таких доказів у суді.

Спробуємо розібрати найбільш цікаві питання, серед яких: електронне підписання документів, ЕЦП та його перевірка, договірні застереження, взаємодія з судами.

Електронне підписання документів

Законодавством України передбачена можливість укладення договору з використанням електронного підпису. Тобто існує можливість уникнути підписання договору «на папері». Електронну форму документа передбачає ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг», ЗУ «Про електронні довірчі послуги», ЗУ «Про захист прав споживачів», ЗУ «Про зовнішньоекономічну діяльність», ЗУ «Про електронну комерцію», Цивільний кодекс України та інші нормативно-правові акти.

Відповідно до ст. 205 ЦКУ Цивільного кодексу України - Правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Також передбачено право сторін обирати форму правочину. А стаття 639 Цивільного кодексу України передбачає, що договір, укладений за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем за згодою обох сторін вважається укладеним в письмовій формі.

Вищезазначені нормативно-правові акти визнають укладеними договори, що підписані за допомогою електронного підпису, а також визначають механізми, способи та порядок укладання таких договорів.

Електронний цифровий підпис

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) – вид підпису, що надає можливість здійснювати підпис документів в електронній формі. Фактично це електронний файл з набором зашифрованих даних для ідентифікації підписанта.

Закон України «Про електронні довірчі послуги» визначає електронний підпис як електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», визначає правову природу електронного документу та закріплює, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Електронний цифровий підпис отримується в акредитованих центрах сертифікації ключів (АЦСК), перелік яких можна знайти на сайті Міністерства цифрової трансформації України (czo.gov.ua/ca-registry). Підписання документів ЕЦП є найнадійнішим способом ідентифікації підписувача та фіксації волевиявлення.

Окрім підписання документів ЕЦП, на практиці можуть використовувати скановані документи зі зразками підписів та печаток; простий текстовий підпис в електронному листі; погодження з договором (офертою) може відбуватися шляхом проставлення відповідного «прапорця», «галочки» на веб-сайті.

Підписання та перевірка ЕЦП 

Нижче, наводжу невичерпний перелік джерел підписання та перевірки ЕЦП.

Підписати та перевірити документ на наявність підпису ЕЦП можна на вебсайті Міністерства цифрової трансформації України та на вебсайті Інформаційно-довідкового департаменту ДПС:

- підписати - czo.gov.ua/sign, acskidd.gov.ua/sign

- перевірити підпис - czo.gov.ua/verify, acskidd.gov.ua/verify

Також існує різне програмне забезпечення для підписання та перевірки підписаних документів, наприклад «ІІТ Користувач ЦСК-1» від Інформаційно-довідковий департамент ДПС (acskidd.gov.ua/korustyvach_csk).

За приклад сервісу для підписання, зберігання та обміну документів з контрагентами можна взяти  Paperless - paperless.com.ua .

Також, підписати документ за допомогою ЕЦП та перевірити підпис можливо на онлайн-сервісі державних послуг Дія:

- підписати - diia.gov.ua/services/pidpisannya-dokumentiv

- перевірити підпис - sign.diia.gov.ua/verify

Договірні застереження щодо ЕЦП та електронних документів

Слід передбачити використання електронного підпису та електронних документів у договорі. Дана можливість передбачена у ст. 207 ЦКУ, крім того, законодавством встановлено:

- неможливість односторонньої відмови чи зміни зобов’язання (ст. 525 ЦКУ);

- свобода договору та його умов (ст. 627 ЦКУ);

- договір є обов'язковим для виконання сторонами (ст. 629 ЦКУ).

Приклад застереження у договорі: Електронні копії документів та електронне листування, прирівнюється до оригіналів документів (повідомлень), та не потребують затвердження на матеріальних носіях, папері. Сторони можуть окремо використовувати електронно-цифровий підпис (ЕЦП), відбитки підписів та печаток, сервіси для обміну електронними документами.

Рекомендую зазначити як саме буде здійснюватися обмін електронними документами та повідомленнями. Наприклад: Одним з належних видів обміну документами є підписання договору, документів (акти, додатки, первинна документація тощо) Сторонами, у тому числі ЕЦП, та надсилання іншій Стороні підписаного ЕЦП примірника документу та/або скан-копій (фото) підписаних документів уповноваженими особами відповідно до реквізитів договору. Окрім іншого, для обміну повідомленнями та документами Сторони можуть використовувати:

- електроні пошти Сторін;

- сервіси для обміну електронних документів (Paperless, Сота, Вчасно, M.E.Doc тощо);

- програми Viber, WhatsApp, Facebook Messenger.

Окрему увагу необхідно звернути на дату підписання документа та отримання такого документа іншою стороною. Наприклад: Датою підписання документа є дата, визначена у документі. Електронні повідомлення та копії документів вважаються отриманими на наступний робочий день з 00 год. 00. хв. за київським часом, після їх надсилання відповідно до умов та реквізитів договору.

Для уникнення ситуації «ми цього не підписували» або «не отримували» - рекомендую конкретизувати у договорі за якими реквізитами сторони можуть обмінюватися електронними документами (повідомленнями), наприклад, корпоративна пошта сторін, або конкретні електронні адреси та телефонні номери, узгоджене програмне забезпечення тощо. А при використанні відбитків підписів (факсиміле, копіювання тощо), дотримуватися ч. 3 ст. 207 ЦКУ та зафіксувати у договорі зразки підписів.

Використання електронного документу як доказ в судових справах 

Суд наводить позицію, що у договорі повинна бути передбачена можливість електронного листування між сторонами під час виконання договору.

Наприклад, Касаційний господарський суд у постанові від 11.06.2019 по справі № 904/2882/18, зазначає наступне: «У договорі, укладеному між сторонами, не наведено умов щодо можливості електронного листування під час його виконання, щодо погодження між сторонами відповідних адрес для електронного листування та переліку осіб, уповноважених вести зазначене листування. З огляду на викладене, Касаційний господарський суд не бере до уваги посилання скаржника на те, що суд апеляційної інстанції безпідставно не взяв до уваги наявні в матеріалах справи докази ведення між сторонами електронної переписки». 

Крім того, необхідно чітко визначити перелік відповідних адрес для електронного листування, так Вищий господарський суд України у постанові від 17.01.2017 по справі № 924/473/16, зазначає: «… з електронної адреси "____@svarogagro" на електронну адресу "[email protected]" було відправлено електронного листа із вкладенням п'яти файлів, одним із яких була сканкопія листа …, доказами чого є відповідні скриншоти. Водночас, як встановив суд, офіційними електронними адресами позивача є [email protected] та [email protected].; доказів надсилання повідомлень за вказаними адресами відповідачем не надано, а надані відповідачем скриншоти не є належними та допустимими доказами».

Якщо сторона буде заперечувати про факт підписання угоди та взятих на себе зобов’язаннях, рекомендую для посилення позиції використовувати усі наявні докази по співпраці (листування, свідки, первинна документація, публікації у мережі інтернет тощо) та норми ст. 207 ЦКУ -  Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. Окрім іншого, ст. 181 ГКУ визначено, що допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщо законом не встановлено спеціальні вимоги до форми та порядку укладення даного виду договорів.

Один з проблемних моментів взаємодії з судами – підтвердження, що саме адвокат підписав документи, засвідчив докази, а також здійснювати допустиму фіксація електронних доказів.

Якщо документ підписаний за допомого ЕЦП, до суду слід подавати копію електронного документу та звіт про перевірку цього документу. Таким чином суд зможе перевірити документ та ким він підписаний. Проте, відповідно до ст. 131² конституції України  «Виключно адвокат здійснює представництво іншої особи в суді, а також захист від кримінального обвинувачення». Існує потреба видавати профільні ЕЦП для адвокатів (експертів тощо) для перевірки не тільки підписанта, як фізичної особи, а й актуальний статус такого учасника процесу.

Електронні докази, у свою чергу, можуть з часом бути видалені чи змінені. Наприклад, публікація на вебсайті, соціальній мережі, дата розміщення графічного зображення тощо. Бажано передбачити універсальний сервіс (сервіси) для зберігання та фіксації таких доказів на певну дату (час). Як наслідок, у сторін буде можливість без зайвих складнощів використовувати електронні докази.

Зазначені вище питання, серед інших, вже були окреслені у робочій групі НААУ, що була створена у квітні 2020 року для налагодження ефективної взаємодії із судовою владою з питань впровадження електронного судочинства Україні. 

Висновок

Електронний цифровий підпис є набором зашифрованих даних, що ідентифікує особу підписанта та засвідчує його волевиявлення. Електронний документообіг значно спрощує процес підписання та обміну документами.

В Україні існують законодавчі та технічні можливості для організації процесу обміну документами в електронній формі, проте відповідні умови слід належним чином передбачати у документах (договорах, угодах тощо). Зокрема, слід засвідчити можливість електронного підписання документів, процедуру обміну електронними даними, належні реквізити сторін тощо.

У той же час, система електронної взаємодії між адвокатами (іншими учасниками процесу) та судами потребує покращення. Для цього слід створити сучасну систему електронного суду, профільні ЕЦП для адвокатів (експертів тощо) та належні джерела зберігання (фіксації) електронних доказів.