Все, що потрібно знати перед внесенням програмного забезпечення на баланс компанії

У стартапів зазвичай дуже багато питань, котрі потрібно вирішити: залучення клієнтів, підбір команди, офісу, маркетинг, і ще багато інших речей.

Такі слова як баланс компанії, активи, пасиви, фінансова звітність, амортизація можуть бути не знайомим чи про них думають взагалі в останню чергу, однак це не менш важлива складова. Несвоєчасно і неправильно зроблені сьогодні процеси, можуть викликати багато помилок у майбутньому…. Проте, не все так складно, давайте розбиратись по порядку.

Що таке баланс компанії?

Спочатку ваша компанія може нічим володіти, і у вас є тільки непоборне бажання рости і розвиватись, проте з плином часу ви закуповуєте техніку, реєструєте торгові марки, закуповуєте ПЗ і всім цим потрібно якось управляти.

Щоб розібратись з цим, почнемо з азів. Перш за все, потрібно зрозуміти, що таке баланс компанії.

Під балансом компанії розуміють фінансовий звіт бізнесу, який показує фінансові показники та стан компанії на дату його підготовки. Цей звіт складається з двох частин: з активів компанії та пасивів. До першої категорії відносять усі ресурси, що належать компанії чи контролюються нею, і які можуть використовуватись для отримання користі в майбутньому (все те, що було вказано вище).

Під пасивами компанії розумію всі зобов’язання компанії. До таких зобов’язань відносять будь-які вимоги контрагентів, кредиторів, заборгованості, податки, тощо.

Для чого може знадобитись баланс компанії?

Зазвичай стартапи нехтують правильним веденням бухгалтерії. Це саме той період, коли всі хапаються за все одразу, коли ще не зрозуміло чи вистрелить стартап чи ні і на цьому етапі основні зусилля зосереджено на залученні клієнтів та маркетинговій діяльності. Проте, вже згодом, після того як пройдено період турбулентності, для того, щоб рости і розвиватись далі і зробити грамотну роботу над помилками, критично необхідно підбити баланс за минулий період (якщо ви цього не зробили раніше).

Баланс є важливим інструментом в управлінні компанією та прийнятті стратегічних рішень. Такий фінансовий звіт може знадобитись вам не лише для внутрішнього користування, але й для відкриття банківського рахунку чи отримання

кредитування, оскільки саме баланс компанії, може показати фінансовій установі платоспроможність та перспективність вашого бізнесу.

Якщо ви плануєте залучати інвестиції, то баланс вашої компанії може бути корисним для підтвердження стабільності та успішності вашого проекту в очах інвесторів.

Окрім того, фінансовий звіт може допомогти сформувати подальшу стратегію управління підприємством, використання ресурсів та оцінити потенційні ризики.

Що може вноситись на баланс компанії?

Згідно з підручниками з економіки, на баланс компанії можна поставити різноманітні активи, які мають економічну вартість і приносять користь компанії у майбутньому. Такими об’єктами можуть бути: будівлі, земельні ділянки, машини, обладнання, інструменти, цінні папери, облігації, продукцію або товари, авторські права, торгові марки, патенти, витрати на розробку програмного забезпечення, будь-які інші ресурси, що мають економічну цінність.

Але теорія може відрізнятись від практики. Наприклад, у одного з ваших розробників згорів ноутбук і він запросив у вас гроші на новий девайс після чого придбав його і користується ним, але при звільнені, ноутбук залишиться у нього і ви не зможете нічого довести. Проте цій ситуації можна було б запобігти в шляхом внесення такого пристрою на баланс компанії та оформлення всієї необхідної документації.

Яка процедура внесення ПЗ на баланс компанії?

Якщо ви придбали або розробили програмне забезпечення і хочете внести його до балансу вашої компанії, то вам треба пройти 5 кроків, які ми описали нижче.

Перший крок. Перш за все вам необхідно провести оцінку вартості такого обʼєкту. Така оцінка проводиться незалежним оцінювачем, що має відповідний сертифікат чи документ (може відрізнятись залежно від юрисдикції), що міг би підтвердити, що такий оцінювач, може здійснювати оцінку ПЗ. Результат оцінки закріплюється у відповідному звіті.

Другий крок. Після того, як ви вже маєте на руках звіт з оцінкою програмного забезпечення постає питання підготовки внутрішніх документів компанії, які допоможуть відобразити безпосередні зміни.

Третій крок. Для подачі всіх змін до реєстру необхідно буде підготувати та підписати резолюцію і рішення директора або резолюцію членів правління про збільшення капіталу. Після чого обовʼязково потрібно анулювати попередні сертифікати акцій і перевипустити нові сертифікати акцій.

Четвертим кроком буде подача відповідних форм до реєстру компаній для правильного відображення усіх змін. Звісно не варто забувати і про внутрішні реєстри компаній, де також потрібно відобразити інформацію про зміну акцій.

Останнім пʼятим кроком буде відображення внесення ПЗ у звітності компаній. Якщо так трапилось, що зміни необхідно буде відобразити за минулий період, то на ваші плечі також ляже виправлення звітностей попередніх періодів та їх подача до податкових органів. На жаль, невчасне відображення ПЗ у балансі компанії може призвести до штрафів, які різняться залежно від юрисдикції. До прикладу, для Британії такий штраф може становити 2,6 % за несплачену суму податку у попередніх звітних періодах.

Що ще важливо знати при постановці ПЗ на баланс?

Враховуючи те, що ПЗ має обмежений термін придатності через технологічний прогрес і знос, вартість програмного забезпечення розподіляється протягом всього корисного терміну експлуатації. Такий розподіл називають амортизацією і її обов’язково відображають у фінансовій звітності.

Як бачимо, є ряд нюансів, які потрібно враховувати, щоб правильно поставити програмне забезпечення на баланс компанії і забезпечити його належне відображення в фінансовій звітності. Однак рекомендується отримати консультацію від кваліфікованого бухгалтера або юриста, оскільки правила активізації можуть різнитися в залежності від юрисдикції та бухгалтерських стандартів.