Работа без офиса - возможно ли это?

Плюсы и минусы удаленной работы в современных реалиях 

Стоит признать, что мир вокруг нас стремительно меняется. Существенные изменения лежат в плоскости технического прогресса, меняется также менталитет.

Изменения на рынке офисной недвижимости очевидны и продиктованы новыми реалиями мира. Все большей востребованностью пользуются коворкинги и гибкие офисы. Крупные компании проводят реструктуризацию и переводят часть задач на “аутсорс”. В Украине огромный IT кластер успешно развивается именно за счет возможности удаленной проектной работы.  Растет количество специалистов, выбирающих для себя проектные работы в статусе фрилансера, что позволяет самостоятельно планировать свой рабочий график.

Современные технологии способны менять ментальность, одновременно подстраиваясь под новые запросы человека. Это как раз тот случай, когда спрос и предложение развиваются параллельно. Сегодня уже сложно понять, зачем тратить кучу времени на дорогу, в далеко расположенный офис, в котором тебя со всеми твоими современными гаджетами ждут всего лишь стол и стул.

Разумеется, удаленный офис подходит далеко не всем компаниям и не всем бизнесам. Пока. Но ведь мир меняется, и стоит анализировать эти изменения, пользуясь новыми возможностями.

Работать удаленно - не значит работать дома

Важно понимать, что удаленный формат далеко  не всегда означает работу дома, вне офисного пространства, которому свойственна особая атмосфера.

Все люди организованы по-разному. Для кого-то сама мысль о работе дома невозможна. Непреодолимым препятствием могут стать, например, бытовые вопросы  или особенности характера, неспособность концентрироваться в домашней обстановке. Зачастую для молодых членов команды минусом «домашней работы» является отсутствие социума, коллектива, ощущения жизни и движения вокруг. В то же время высокоорганизованные интроверты скорее предпочтут работу в комфортной и привычной обстановке.

Лидеру удаленной команды очень важно прочувствовать своих коллег и заранее продумать варианты комфортных решений для каждого. В нашей компании в этом контексте предложена полная свобода выбора. Не важно что выберет сотрудник - рабочее место в коворкинге, которое оплачивается компанией, или работу на дому -  оценивается только эффективность и результативность. Но при этом есть одно важное  условие: в рабочее время сотрудник должен быть на связи в корпоративном чате - это приравнивается к присутствию в офисе. 

Опыт нашей команды 

Удаленная работа - это, прежде всего, возможность разумно тратить самый ценный ресурс - время.

Сама идея перевести штат в удаленный режим связана с моей личной ситуацией. Я живу за городом, и въехать в город в часы пик крайне сложно. Продолжительное время наш офис размещался в центре Киева, на Печерске, и на дорогу уходило колоссальное количество времени. Утром необходимо потратить 1,5–2 часа на то, чтобы доехать до офиса к началу рабочего дня, а вечером около 2 часов, чтобы добраться домой.

В какой-то момент количество времени, которое я ежедневно тратила на дорогу, перешло все разумные рамки. Все чаще я стала задавать себе вопрос: зачем? Зачем я еду в офис?  Чем мне в моей ежедневной работе помогает это конкретное арендованное помещение? Я начала вести подсчет часам своей жизни, потраченным в пробке, начала анализировать свое время как потраченный ресурс компании, и пришла к выводу, что я могу быть намного эффективней, если откажусь от привычной системы работы и перейду на гибкий график, когда время и место планируется исходя из конкретных задач, а не однажды выбранного помещения. К тому же  существенную часть моего рабочего дня занимают разговоры по телефону, видеоконференции, звонки или встречи, которые практически всегда проходят в офисах клиентов, а чаще в кафе или в ресторанах.

Подсчитав суммарное время, которое вся моя команда тратит на дорогу, я ужаснулась.  Инициатором перемен была я, но решение перейти на удаленный режим работы было коллективным.  Сейчас мы встречаемся на общих встречах и на больших совещаниях в коворкинге, а совещания с физическим присутствием случаются не чаще, чем раз в неделю. 

Удаленный штат – больше возможностей для поиска нужного специалиста 

Поиск специалиста не только необходимого уровня квалификации, но и соответствующего уровня ценностей и подхода к работе - проблема, с которой сталкивается каждый работодатель. Удаленная работа существенно расширяет границы поиска.  В моей команде есть люди, которые живут и работают в других городах — Запорожье, Черкассах, Житомире. Один из них, несмотря на статус фрилансера, участвует практически в каждом проекте уже на протяжении двух лет.  При этом, так сложилось, мы еще ни разу не общались в реальной жизни. Разные города проживания нисколько не мешают нам работать над совместными проектами, гореть идеями, и получать от командной работы удовольствие!

Контроль выполнения задач и внутренняя коммуникация 

Сегодня существует огромное количество менеджерских программ, помогающих контролировать, оптимизировать, упрощать и ускорять рабочие процессы. Наша команда сегодня намного эффективнее, чем несколько лет назад при стандартной работе.

В нашей команде общение в основном происходит в мессенджерах, где можно создавать рабочие чаты по каждому отдельному проекту или теме, приглашать участников конкретного процесса и не отвлекать остальных.

Очень удобно использовать аудиосообщения, позволяющие быстро надиктовать достаточно большой объем информации и дать возможность каждому прослушать в удобный момент, а при необходимости - вернуться и прослушать повторно. Аудиосообщения намного эффективней телефонных звонков, потому что не отвлекают от выполнения задачи и позволяют завершить определенный этап и переключить внимание.

Нам удалось даже «приучить» некоторых наших партнеров к регулярным общим созвонам. Именно использование аудио и видеоконференций позволяет проводить совещания регулярно, иначе постоянные разъезды и командировки стали бы существенным препятствием, и мы никогда так и не смогли бы собраться полным составом. А вот провести дистанционную встречу и оперативно обсудить все вопросы мы можем из любого места на планете, был бы только интернет.

Итак, расскажу подробнее о самих приложениях, мессенджерах и программах, которые непосредственно использует наша команда для организации своей удаленной работы.

Начнем с простого ежедневного общения - конечно, это Telegram. В нем фото и файлы из переписки хранятся долго, и есть возможность создать свои корпоративные стикеры с ответами на все случаи жизни - хорошая digital замена корпоративным шуточкам за чаепитием. 

Для удобной навигации по темам мы создаем для каждого проекта отдельный чат, чаще два - рабочий, для обсуждения внутри рабочей команды и "чистовой" для диалога с заказчиком. 

Что касается базовых приложений для работы, мы активно используем такие Google-сервисы, как:

- Google Hangouts - альтернатива живым встречам и совещаниям, сервис для аудио-видео конференций, есть функция демонстрации документов/презентаций для всех участников беседы;

- Google Docs - онлайн пакет офисных приложений (MS: Word, Excel, Power Point), где сотрудники могут работать с документами одновременно, исключая утомительную пересылку версий одного документа по почте, плюс, сразу видно кто и когда внес правки или оставил комментарий;

- Google Календарь - позволяет создать отдельный календарь для каждого проекта, и напоминает письмом на почту о встрече всем участникам;

- Google Диск - облачное хранилище, сервис в котором удобно не только хранить, но и легко пересылать одной ссылкой, как маленькие документы, так и огромные архивы. 

Теперь о приложениях, позволяющих планировать как индивидуальные, так и корпоративные задачи. Наша команда еще не нашла свое идеальное приложение, Возможно, такое и не существует, но наша команда “тестит" различные платформы, такие как Worksection, Bitrix24, Wunderlist, MS Teams. Последний - в настоящее время активно тестируем , и очень вероятно, что мы перейдем именно на MS Teams в построении всей корпоративной переписки.. Его главные преимущества - это синергия мессенджера с удобными чатами и конференц-видеозвонками, планировщика задач и Google Docs. Все это, находясь на одной площадке, существенно оптимизирует и упрощает совместную работу команды. 

Сервисы действительно упрощают рабочий процесс, например, дают возможность наблюдать за статусом выполнения поставленных задач или визуализировать этапы работы над проектом с помощью диаграммы Гантта. 

Резюмируя наш опыт работы, стоит отметить большое преимущество всех онлайн-сервисов - их не нужно дополнительно устанавливать, а чтобы начать работу достаточно просто открыть ссылку в браузере. 

Но каким бы радужным и простым не казалось использование облачных хранилищ и онлайн приложений, необходимо четко понимать, что все что попало в интернет - автоматически подвержено взлому и доступу третьих лиц, конечно, хранение этих документов на жестком носителе (ноутбук, флешка) не защитит на 100% от взлома, но все же, следует осторожно выбирать, что загружать в сеть. В нашей компании прописаны правила конфиденциальности и уровень защиты документов. Не забывайте думать о безопасности своих данных и данных партнеров, с которыми работаете. 

Вывод 

Мир вокруг нас стремительно меняется и оставляет нам два варианта выбора: изменяться, адаптироваться  получать бонусы от использования современных технологий, либо безнадежно устаревать и выбиваться из постоянно ускоряющегося темпа жизни.  Наша команда выбрала изменение и движение вперед, удаленная работа, в нашем случае, оказалась эффективным инструментом повышения продуктивности работы и ответственного отношения к наиболее ценному ресурсу - времени. Формат работы в коворкингах позволяет быть динамичными и результативным, а постоянное отслеживание и освоение нового программного обеспечения - существенно оптимизирует рабочие процессы.