Автоматизация как неотъемлемая часть построения управленческого учета

Понятно, что в наше время все, что можно формализовать, можно и нужно автоматизировать. Как подойти к выбору системы и на что обратить внимание?

Да, конечно же, система управления ресурсами предприятия является неотъемлемой частью процесса построения управленческого учета. Даже в компании из одного человека с простыми процессами невозможно качественно вести учет деятельности и последующий ее анализ без помощи программного обеспечения. Даже если это таблички Excel, в которых вы ведете свои записи о приеме/выдачи денег из кассы или взаиморасчеты с контрагентами. Вопрос лишь в том, что чем сложнее ваши процессы и чем проще ПО, которое вы используете, тем больше времени и сил понадобится, для отражения и анализа вашей деятельности. В какой-то момент компании сталкиваются с тем, что нагрузка на финансовый отдел растут, штат растет, а понимания о том, что происходит в компании все меньше и меньше. Тут и приходят на помощь ERP/CRM/BI/MRP и прочие специализированные системы, которых в мире великое множество.

Чем они отличаются?

Все приведенные выше аббревиатуры означают на какой функциональности сфокусирована система. При этом большинство современных систем содержат в себе и CRM (управление работы с контактами и процессом продаж) функциональность, и ERP (управление ресурсами предприятия) функциональность, и BI (бизнес-аналитика), и большое количество вертикальных решений для самых разных отраслей. Кроме того, сами бизнес-процессы не имеют уж очень большого разнообразия, а потому реализованы во многих системах.

Если они в большинстве своем одинаковые, то как же выбрать?

Нет, на самом деле отличий множество. Ключевыми являются технологические; степень проработки бизнес-логики, аналитики; наличие вертикальных решений для специфических отраслей. Далее уже следуют особенности интерфейса, языковой поддержки, поддержки налогового законодательства, возможностей адаптации системы под нестандартные требования, соответствие системы или учета в ней определенным стандартам, сложность поддержки и многое другое. И конечно же это Цена. Цены могут отличаться от нескольких десятков долларов для маленьких узкоспециализированных систем до десятков тысяч долларов за системы для средних компаний и даже миллионов долларов для крупных.

Хмм… если так сильно отличаются цены, то зачем платить больше?

Потому, что каждого продукта есть свой сегмент рынка. Вы можете купить маленькое решение за 100$ для небольшого магазина, но если вы захотите открыть второй, то обнаружите, что не можете вести учет обоих магазинов в одной базе. Вы можете захотеть вести более детально свои логистические процессы, учет склада и обнаружите, что система не имеет такой функциональности. Вы можете захотеть получать какой-то специфический отчет, который существенно облегчит вам жизнь, но обнаружите, что система не позволяет добавлять отчеты, кроме предоставленных в стандартной конфигурации. Вы можете иметь сложную организационную структуру своего бизнеса, сложную географию, большое разнообразие технологических платформ с которыми работают ваши сотрудники и тогда вам будет нужна система, которая может все это поддерживать. Вы можете расти и обнаружить, что система уже не может нормально, без зависаний работать со всеми вашими сотрудниками. Возможно вы захотите строить отчет по продажам за большой период имея миллионы документов и сложные выборки из десятков связанных справочников, а ваша система не сможет его посчитать в ближайшие пять лет. Или вдруг, вы решите выйти на IPO, но ваша система не соответствует требованиям SOX. И т.д. и т.п. Все зависит от масштабов, функциональных и технологических требований, требований к стандартам, требований к возможностям поддержки и многим другим. Согласно всех этих критериев вам и придется подбирать систему.

Но систем ведь очень много и судя по проспектам все очень хороши. На какой остановиться?

Действительно, даже когда вы определитесь с требованиями к системе и с бюджетом проекта, вы обнаружите, что продуктов, которые подходят под ваши параметры несколько. И вот тут станет ясно, что мало найти подходящую систему, нужно найти тех, кто сможет ее внедрить и гарантировать результат. Сразу отмечу, что попытки запустить систему самостоятельно или даже написать систему с нуля обойдется вам очень дорого. Не побоюсь аналогии с хирургом самоучкой, который по наитию или даже по книгам пытается провести операцию. Очень важно найти команду, которая имеет успешный опыт внедрения продукта в схожих проектах и чем больше этот опыт, тем лучше. В украинской реальности будет недостаточно найти хороший продукт и сертифицированную компанию, которая занимается его внедрением. В одной компании могут быть несколько проектных групп и нужно понимать, что вами занимается именно та, которая имеет достаточно опыта необходимого для вашей специфики, которая будет настроена на работуwin-win. Вам просто необходимо как можно лучше познакомиться с ними до начала проекта. Особенности внедрения сложного продукта таковы, что в любом случае вы подпишите и техническое задание и контракт такими, которые при проблемах с проектом всегда будут на стороне интегратора. Поэтому удачный выбор команды будет определяющим фактором успеха внедрения системы. Хороший интегратор, ценящий свою репутацию, еще до начала проекта, на фазе предварительного анализа сам скажет на сколько вам подходит выбранная система и если есть очевидные причины по которым стоит выбрать другую систему – обязательно об этом скажет. Никогда не покупайте систему до того, как определитесь с теми, кто вам ее будет внедрять.

Хорошо, если с командой и продуктом решено, на чем нужно сосредоточить внимание ?

Здесь есть несколько важных моментов:это понимание того, когда и что вы получите; сколько будет стоить каждый этап и какие гарантии; в каком виде будет осуществляться дальнейшая поддержка и сколько она стоит; какие перспективы системы в случае дальнейшего расширения как функциональной части так и увеличения нагрузок; сколько будет стоить обеспечение выполнения требований технического окружения системы. Нужно понимать, что расходы на первоначальный запуск системы это существенная, но не окончательная цена «владения» системой. Практика показывает, что в первые два-три года вы потратите на систему столько же, сколько стоило ее первоначальное внедрение. Часто на эти моменты не обращают должного внимания, что в последствии отражается на статистике «неудачных» внедрений. Таких в мировой практике до 60%. Это не значит, что системы небыли внедрены. Это значит, что в большинстве случаев были или сорваны сроки, или превышен бюджет, или внедрение системы не оправдало 100% ожиданий. 

Очевидно, что в успешном внедрении значительная роль отведена квалифицированному интегратору. Но так как в этот процесс вовлечены минимум две стороны(а иногда их значительно больше), от вашего умения вовремя распознавать и устранять угрозы, от умения оценивать ваши возможности, от умения коммуницировать, от умения в процессе не упустить из виду цели, ради которых был инициализирован проект во многом будет зависеть попадете вы в эти злосчастные 60% или нет. Естественно в таком трудоемком процессе вам понадобится помощь и нужно будет большинство оперативных функций переложить на внутреннего администратора проекта. Но если вы хотите чтобы результат оправдал ожидания, вам как руководителю отстраняться от процесса нельзя. 

Остается пожелать удачи всем, кто встал на путь систематизации, оптимизации и автоматизации своих бизнес-процессов. В этом плане нам еще очень долго нужно догонять цивилизованный мир. Но дорогу осилит идущий и у нас нет другого пути если мы не хотим оставаться страной с примитивными подходами во всех сферах и соответствующим положением в мировой«экосистеме».