Незлобные советы пиар-менеджерам

"Лицом к лицу лица не увидать", - гласит поговорка. Действительно, находясь в роли пиар-менеджера иногда сложно посмотреть на свою работу глазами "другой стороны" - редактора или журналиста.

В этом смысле мой опыт по-своему уникальный: много лет являясь управляющим партнером PR-агентства, я одновременно работаю главным редактором информационного сайта.   Получается примерно так:  днем - совещание с менеджерами на предмет организации пресс-мероприятия, вечером -  тренинг на вечную тему "как писать релизы", а утром - уже читаю подобные же приглашения на "прессухи" и релизы, стройными рядами плывущие на почту редакции.  Что интересно - раздвоения личности пока удалось избежать:), плюс извлечь профессиональные выгоды из ситуации:)

Зато, в отличие от большинства представителей СМИ, я очень хорошо понимаю коллег из "пиар-лагеря", суть их важной работы и задачи, которые перед ними стоят. И критиковать лишь бы критиковать - вовсе не собираюсь. Но сказать пару слов время от времени точно надо, ибо: поколения менеджеров меняются, а ошибки остаются фактически те же:) Вот такая странная преемственность...

Итак, несколько советов пиар-менеджерам, менеджерам по корпоративным или внешним коммуникациям, пресс-секретарям и всем, кто занимается подготовкой и/или распространением релизов и новостей в СМИ.

1. Начнем с сопроводительного письма.   Именно его  в первую  очередь читает сотрудник редакции при получении, а не тот заветный файлик, который Вы прикрепили к сообщению. И тут все очень просто - если "сопроводиловка" нормальная - то у файлика есть высокие шансы быть открытым и (даже) прочитанным. В противном случае, сами понимаете... Чтобы Ваш релиз не постигла незавидная "корзинная" участь - потрудитесь плз написать нормальное сопроводительное письмо. Из которого должжно быть четко понятно - как минимум - от кого пришла данная информация и в чем ее суть. Нет, фраза а-ля "В приложении - пресс-релиз от компании ХХХ" тут не покатит. А "ненавязчивое" - "Просим разместить/опубликовать его на Вашем ресурсе" - тем более. Изложите суть, плз. Иначе говоря о чем конкретно сей релиз - дайте хотя бы ответы на вопросы - что, где и когда произошло. Упрощенно, это и будет сутью Вашей новости.

К слову, некоторые хитрецы аттачат файлик так, что его содержимое (текст) видно сразу в "теле" электронного письма. Ну что ж, это вариант, хотя... мы же понимаем, что текст будет прочитан только если он составлен не просто "нормально", а  реально хорошо. А Вы настолько уверены в своем тексте? .. Но к этому вернемся чуть позже.

2. Фотографии. Во-первых, старайтесь сопровождать ими по возможности все свои новости. Потому как человек ленив, а сотрудник редакции - все же человек (хоть многие в этом и сомневаются:) Если Ваше фото хорошего качества и относится к теме (да, такое увы не всегда случается:) - у него неплохие шансы быть опубликованным. Есть даже релизы, которые публикуют ради фото, которые из сопровождали:)  НО: потрудитесь оптимизировать свои фото перед отправкой (стандартно, они не должны быть больше 1 мегабайта, а на практике достаточно 300-500 Кб с разрешением 300 dpi). Не беспокойтесь  - в случае заинтересованности, у Вас обязательно попросят фото лучшего качества. И  также - подпишите Ваши фото (желательно латиницей), особенно если на них изображены люди чуть менее известные чем Янукович, Обама и Том Круз:) По поводу логотипа компании или изображения продукта - можете его присоединять, но не стройте иллюзий - логотип никогда не заменит фото.

3. Ошибки в тексте и обновленные файлы. Ничто так не раздражает редактора или контент-менеджера Интернет-ресурса, чем плаксивые сообщения типа: "К сожалению, в предыдущем варианте текста релиза ХХХХ, содержались неточности. Обновленный текст в приложении, просьба заменить им предыдущий". И никакие "сорри" и  "прошу прощения" не уменьшают упомянутого раздражения. Особенно - если злополучный "неточный" текст уже размещен (а нормальные Интернет-ресурсы работают быстро, и скорее всего, это уже случилось, если Ваш извинительный текст пришел больше чем через 40 минут после первого). Нет, встречаются конечно добрые люди, которые проверят, заменят и даже промолчат по этому поводу. Но не искушайте  свою пиар-судьбу:) Лучше ТРИЖДЫ проверьте текст перед отправкой и когда уже все утверждено - просто подождите минимум полчаса. По опыту - именно в этот период клиент или руководство "довносит"  свои "последние изменения":)

4. Содержание и информповоды. Справедливости ради, скажу, что фраза типа  "Ваша информация не содержит информационного повода" или (она же, в более расширенном варианте) - "Ваш пресс релиз не отвечает тематике нашего ресурса, поэтоу не может быть опубликован", или (она же, с коммерческим оттенком)  - "Такую информацию мы публикуем только на правах рекламы, прайс в приложении" - самая любимая "отмазка"  представителей СМИ.  А "рекламную информацию" можно усмотреть практически в любом релизе, как известно. Но прежде чем горевать, или чертыхаться, подумайте, уважаемые пиарщики - насколько действительно информативной и адресной является Ваша информация. Вот, например, тематика нашего ресурса - PR коммуникации в различных сферах жизни (политика, бизнес, общество и тд). Зачем же присылать нам глубоко специализированный релиз о выходе нового IT-продукта?  Лучше расскажите как собираетесь продвигать этот продукт!  Или вот страховые компании - очень любят присылать релизы о том, какую сумму они выплатили в очередном месяце или  о том, с какой очередной компанией заключен  договор о мед.страховании сотрудников. Наверное, это все очень важно (для страховых компаний), но для нашего ресурса, увы. Нам бы получить свежий комментарий по поводу лояльности потребителей к страховым компаниям или о формировании культуры страхования жизни в Украине...

Вывод прост - не надо "бомбить" всех и по любому поводу. Это вредно и  бесполезно. Прежде чем готовить релиз, подумайте, для каких СМИ он предназначен, ориентируйтесь на них уже при написании. Если надо  - напишите 2-3 варианта для разных тематических групп  СМИ (хотя бы заголовки разные  подберите!).  

5. Ответы на вопросы СМИ. Коллеги, друзья, братья и сестры:) Если к Вам пришел вопрос от СМИ или просьба предоставить комментарий - это ж праздник:)  Вы можете быстро и легко получить публикацию, плюс завязать (или поддержать) хорошие отношения со СМИ. Но парадокс - многие компании и даже (вдумайтесь) PR-агентства - весьма слабы в вопросе предоставления информации, да еще в срок. "Зачем напрягаться?", - видимо думают тамошние менеджеры. А зря. Журналисты и редакторы - люди незлопамятные, но память у них - хорошая. И если Вы нашли одну причину проигнорировать их запрос - они найдут 10 причин игнорировать Ваши релизы:)  Тем более, что площадок, где можно высказаться "не на правах рекламы" становится все меньше, и меньше. А редакций, где люди реально работают, а не отсиживают - и того меньше:)    Итак, реагируйте на запросы - и обрящете:) , комментируйте - и будете публикуемы:)

6. А наверно достаточно советов..  Ибо - тема безразмерная и многоликая. Если у кого есть вопросы - лучше пишите, отвечу.

P.S. Хороших Вам релизов и многочисленных публикаций!