Валідність підписання документів у різних країнах
Що робити,якщо контрагенти з різних юрисдикцій? Ні для кого не секрет, що XXI сторіччя - це ера розвитку цифрових технологій, що значно полегшують життя людству.
Ні для кого не секрет, що XXI сторіччя - це ера розвитку цифрових технологій, що значно полегшують життя людству. Для прикладу, якби ви жили у ХХ сторіччі та мали б власну міжнародну компанію (яка надавала свої послуги контрагентам/клієнтам з різних куточків світу), то для заключення Договорів про співпрацю з ними ви б мали: спочатку підписати Договір зі своєї сторони, направити Договір в двох екземплярах поштою до іншої сторони, чекати поки ваш клієнт теж підпише Договір та надішле його у зворотному напрямку. Погодьтесь, даний процес було навіть складно й довго прочитати, не те що реалізувати. Дехто ще й досі користується «цією схемою», в той час коли інші можуть взагалі нехтувати власною безпекою і співпрацювати «на Божому слові».
На щастя, більшість людей розуміють, що для уникнення можливих проблем у майбутньому варто дотримуватись певних вимог комплаєнсу та правильної процедури підписання документів. При веденні міжнародного бізнесу, слід пам’ятати також про те, що різні країни можуть встановлювати власні вимоги щодо правової валідності підписаних документів з іноземними контрагентами. До того ж, більшість країн надають організаціям можливість заощадити час, гроші та оптимізувати взаємодію з клієнтами через легалізацію електронного підпису, однак є один нюанс…
Звучить досить складно, правда? Давайте спробуємо розібратися в даній надзвичайно важливій темі разом, проаналізувавши з вами декілька юрисдикцій.
США
Сполучені Штати Америки були одними з перших, хто почав електронні підписи регулювати на рівні штатів ще в 1999 році, прийнявши Єдиний закон про електронні угоди (UETA). Закон UETA ухвалено в 47 штатах, окрузі Колумбія, Пуерто-Рико й на Віргінських островах США. Окрім того, США мають ще й федеральний закон ESIGN від 2000 року, відповідно до якого електронні підписи мають таку саму юридичну силу, що й підписи від руки. Тож, з Американськими контрагентами ви можете спокійно підписати документ на відстані, лише у декілька кліків.
Україна
В Україні правила щодо підписання документів регулюються Законом України "Про електронний документ і електронний документообіг", Цивільним кодексом, Кодексом законів про працю, та іншими нормативними документами.
Дана країна, як і багато інших, має різні легальні способи підпису договорів. Основні з них: «живий» підпис, електронний підпис (ЕЦП), підпис по довіреності тощо.
До того ж, у березні 2023 року Україна та Великобританія підписали Угоду про цифрову торгівлю, яка має на меті створення правового поля для розвитку цифрової торгівлі між країнами. Дана Угода надасть сторонам можливість безпечного та повноцінного використання цифрового підпису, електронних контрактів та електронних рахунків-фактур для здійснення міжнародної торгівлі. Окрім того, документ забезпечує визнання електронної автентифікації та цифрових підписів між обома країнами.
Вишенькою на торті є те, що не так давно Міністерство цифрової трансформації заявило про включення України до списку TC AdES LOT, опублікованого Європейською Комісією. Таким чином, включення у цей список передбачає визнання українського електронного підпису як технологічно сумісного з європейськими стандартами. Відтепер Дія.Підпис відповідатиме регламенту eIDAS, що дає змогу вітчизняному бізнесу підписувати документи чи контракти Дія.Підписом, який буде юридично визнаватись не лише на території України, але й у країнах ЄС.
А от щодо таких сервісів, як DocuSign, HelloSign, SignRequest, SignNow, PandaDoc або Adobe Sign, то тут не все так однозначно. З одного боку, вони не заборонені чинним українським законодавством, однак з іншого - національна судова практика щодо таких валідності таких підписань ще не сформована і ніхто не може однозначно рекомендувати або гарантувати, що такий документ матиме повну юридичну силу чи високий рівень довіри у будь-якій ситуації. Саме тому ми радимо нашим клієнтам попередньо узгодити процедуру електронної ідентифікації учасників перед використанням таких сервісів, щоб забезпечити безпеку та впевненість в контрагенті.
Європейський Союз
Для країн Європейського Союзу закон про електронний підпис підпадає під дію регламенту про електронну ідентифікацію, автентифікацію та довірчі послуги (eIDAS) від 2016 року, який стандартизує правила щодо електронного підпису в Європі та допомагає заощаджувати час і гроші завдяки відсутності потреби у затратному процесі перевірки. Таким чином, європейські країни мають можливість використовувати електронні підписи у транскордонних угодах, не витрачаючи свій час і ресурси на перевірку.
Регламент eIDAS застосовується на всій території ЄС, включно з Бельгією, Данією, Францією, Німеччиною, Італією, Іспанією та Швецією.
Використання таких платформ як DocuSign є цілком поширеною та легальною практикою в країнах ЄС, США, Канаді, Сінгапурі, Японії, Великобританії тощо, і не спричиняє ніяких запитань чи сумнівів у валідності такого підпису у відповідних регулюючих органів. Однак, такі країни як Гонконг, Норвегія, Таїланд встановлюють певні виключення, коли використання цього методу підпису може вимагати додаткових перевірок від компетентних служб і органів. Однак, зазвичай, Договори про співпрацю, NDA (угоди про нерозголошення інформації) та інвойси можуть бути підписані за допомогою
платформ, таких як DocuSign, без необхідності подальших перевірок щодо дійсності цих угод і підписів.
З регуляторикою електронних підписів розібрались, а на які ще принципи слід звернути увагу при підписанні документів?
Важко не погодитись, що підпис є одним з найважливіших елементів, який забезпечує дійсність та значимість документа, а вимоги щодо його формату та змісту мають вирішальне значення для визнання документа юридично дійсним.
Окрім того, обов’язково перевірте чи є правомочність у особи, яка підписала документ і вона дійсно може його підписувати. Зазвичай, уповноваженими на підписання Договорів від імені компанії є директори, СЕО, кінцеві бенефіціарні власники, представники за довіреністю тощо. Ми радимо нашим клієнтам аби їх контрагенти завжди надавали підтвердження повноважень на підписання Угод аби уникнути неприємностей у майбутньому.
Варто відзначити, що при використанні документів в інших країнах, для забезпечення їх юридичної чинності може бути необхідним проведення процедур легалізації та засвідчення (якщо законодавством або міжнародними угодами не передбачено інше). Якщо коротко, то ці процедури слугують підтвердженням автентичності підпису та достовірності вмісту документа перед компетентними органами іноземних держав і іншими зацікавленими сторонами. Дана процедура особливо важлива для документів, які мають значні правові наслідки (договори, нотаріальні акти або документи, що підтверджують статус особи тощо). Перед підписанням документів з іноземними партнерами, рекомендується ретельно ознайомитися з юридичними вимогами і процедурами, щоб забезпечити відповідність документів цим вимогам і уникнути можливих юридичних ускладнень.
Отже, завжди слід пам’ятати про те, що ваш підпис - це своєрідна гарантія вагомості ваших угод та документів, тому не слід зволікати з ознайомленням вимог та норм щодо валідності підпису документів у вашій країні та у країні контрагента, з яким ви ведете бізнес. Якщо у вас виникають сумніви або питання щодо підписання документа для набуття і збереження ним юридичної сили, варто звернутися до кваліфікованих юристів, які можуть надати необхідну консультацію та допомогу. В свою чергу, команда Lextensio із задоволенням допоможе вам зберегти непорушність укладених угод та запобігти можливим правовим ризикам в майбутньому.
- Пристань для Ocean-у Євген Магда вчора о 18:32
- Регламентування та корпоративні політики для електронного документообігу Олександр Вернигора вчора о 17:15
- Покроковий алгоритм бронювання військовозобов’язаних працівників Сергій Пагер вчора о 12:23
- Зупинити СВАМ – завдання стратегічного значення Євген Магда 15.05.2025 18:32
- Бізнес у пастці кримінального процесу: хто вимкне світло? Богдан Глядик 15.05.2025 18:26
- Коли лікарі виходять на подіум – більше, ніж показ мод Павло Астахов 15.05.2025 15:21
- Пільгові перевезення автотранспортом: соціальне зобов’язання чи фінансовий тягар Альона Векліч 15.05.2025 13:52
- ПДФО на Мальті та в Україні... Хто платить більше? Олена Жукова 15.05.2025 13:49
- Изменения в оформлении отсрочки по уходу: новые требования к акту и справке Віра Тарасенко 15.05.2025 12:23
- Як втримати бізнес на плаву: ключові фінансові помилки та способи їх уникнути Любомир Паладійчук 15.05.2025 10:27
- 5 управлінських викликів для державних підприємств під час війни Дмитро Мирошниченко 15.05.2025 10:22
- Культ "хастлу" розсипається – і це добре Валерій Козлов 15.05.2025 10:15
- Як поводити себе на допиті підприємцям і їхнім працівникам Сергій Пагер 15.05.2025 08:42
- Стамбул 2.0 Василь Мокан 14.05.2025 17:37
- Як NIS2 змінить правила гри для енерготрейдерів: кібербезпека як нова реальність Ростислав Никітенко 14.05.2025 14:03
-
Один російський Су-35 змусив НАТО відступити. А якби поруч були українські морські дрони
Думка 20211
-
Склад делегації РФ показує справжнє ставлення до переговорів. Що робити нам
Думка 8193
-
Переговори у Стамбулі: Кремль зі старту намагається занизити ставки
Думка 6376
-
Путін показав, що йому комфортно у багні, з якого його витягував Трамп
Думка 6260
-
Нарешті відчув свій вік. Баффет пояснив, чому пішов у відставку
Бізнес 4778