Валідність підписання документів у різних країнах
Що робити,якщо контрагенти з різних юрисдикцій? Ні для кого не секрет, що XXI сторіччя - це ера розвитку цифрових технологій, що значно полегшують життя людству.
Ні для кого не секрет, що XXI сторіччя - це ера розвитку цифрових технологій, що значно полегшують життя людству. Для прикладу, якби ви жили у ХХ сторіччі та мали б власну міжнародну компанію (яка надавала свої послуги контрагентам/клієнтам з різних куточків світу), то для заключення Договорів про співпрацю з ними ви б мали: спочатку підписати Договір зі своєї сторони, направити Договір в двох екземплярах поштою до іншої сторони, чекати поки ваш клієнт теж підпише Договір та надішле його у зворотному напрямку. Погодьтесь, даний процес було навіть складно й довго прочитати, не те що реалізувати. Дехто ще й досі користується «цією схемою», в той час коли інші можуть взагалі нехтувати власною безпекою і співпрацювати «на Божому слові».
На щастя, більшість людей розуміють, що для уникнення можливих проблем у майбутньому варто дотримуватись певних вимог комплаєнсу та правильної процедури підписання документів. При веденні міжнародного бізнесу, слід пам’ятати також про те, що різні країни можуть встановлювати власні вимоги щодо правової валідності підписаних документів з іноземними контрагентами. До того ж, більшість країн надають організаціям можливість заощадити час, гроші та оптимізувати взаємодію з клієнтами через легалізацію електронного підпису, однак є один нюанс…
Звучить досить складно, правда? Давайте спробуємо розібратися в даній надзвичайно важливій темі разом, проаналізувавши з вами декілька юрисдикцій.
США
Сполучені Штати Америки були одними з перших, хто почав електронні підписи регулювати на рівні штатів ще в 1999 році, прийнявши Єдиний закон про електронні угоди (UETA). Закон UETA ухвалено в 47 штатах, окрузі Колумбія, Пуерто-Рико й на Віргінських островах США. Окрім того, США мають ще й федеральний закон ESIGN від 2000 року, відповідно до якого електронні підписи мають таку саму юридичну силу, що й підписи від руки. Тож, з Американськими контрагентами ви можете спокійно підписати документ на відстані, лише у декілька кліків.
Україна
В Україні правила щодо підписання документів регулюються Законом України "Про електронний документ і електронний документообіг", Цивільним кодексом, Кодексом законів про працю, та іншими нормативними документами.
Дана країна, як і багато інших, має різні легальні способи підпису договорів. Основні з них: «живий» підпис, електронний підпис (ЕЦП), підпис по довіреності тощо.
До того ж, у березні 2023 року Україна та Великобританія підписали Угоду про цифрову торгівлю, яка має на меті створення правового поля для розвитку цифрової торгівлі між країнами. Дана Угода надасть сторонам можливість безпечного та повноцінного використання цифрового підпису, електронних контрактів та електронних рахунків-фактур для здійснення міжнародної торгівлі. Окрім того, документ забезпечує визнання електронної автентифікації та цифрових підписів між обома країнами.
Вишенькою на торті є те, що не так давно Міністерство цифрової трансформації заявило про включення України до списку TC AdES LOT, опублікованого Європейською Комісією. Таким чином, включення у цей список передбачає визнання українського електронного підпису як технологічно сумісного з європейськими стандартами. Відтепер Дія.Підпис відповідатиме регламенту eIDAS, що дає змогу вітчизняному бізнесу підписувати документи чи контракти Дія.Підписом, який буде юридично визнаватись не лише на території України, але й у країнах ЄС.
А от щодо таких сервісів, як DocuSign, HelloSign, SignRequest, SignNow, PandaDoc або Adobe Sign, то тут не все так однозначно. З одного боку, вони не заборонені чинним українським законодавством, однак з іншого - національна судова практика щодо таких валідності таких підписань ще не сформована і ніхто не може однозначно рекомендувати або гарантувати, що такий документ матиме повну юридичну силу чи високий рівень довіри у будь-якій ситуації. Саме тому ми радимо нашим клієнтам попередньо узгодити процедуру електронної ідентифікації учасників перед використанням таких сервісів, щоб забезпечити безпеку та впевненість в контрагенті.
Європейський Союз
Для країн Європейського Союзу закон про електронний підпис підпадає під дію регламенту про електронну ідентифікацію, автентифікацію та довірчі послуги (eIDAS) від 2016 року, який стандартизує правила щодо електронного підпису в Європі та допомагає заощаджувати час і гроші завдяки відсутності потреби у затратному процесі перевірки. Таким чином, європейські країни мають можливість використовувати електронні підписи у транскордонних угодах, не витрачаючи свій час і ресурси на перевірку.
Регламент eIDAS застосовується на всій території ЄС, включно з Бельгією, Данією, Францією, Німеччиною, Італією, Іспанією та Швецією.
Використання таких платформ як DocuSign є цілком поширеною та легальною практикою в країнах ЄС, США, Канаді, Сінгапурі, Японії, Великобританії тощо, і не спричиняє ніяких запитань чи сумнівів у валідності такого підпису у відповідних регулюючих органів. Однак, такі країни як Гонконг, Норвегія, Таїланд встановлюють певні виключення, коли використання цього методу підпису може вимагати додаткових перевірок від компетентних служб і органів. Однак, зазвичай, Договори про співпрацю, NDA (угоди про нерозголошення інформації) та інвойси можуть бути підписані за допомогою
платформ, таких як DocuSign, без необхідності подальших перевірок щодо дійсності цих угод і підписів.
З регуляторикою електронних підписів розібрались, а на які ще принципи слід звернути увагу при підписанні документів?
Важко не погодитись, що підпис є одним з найважливіших елементів, який забезпечує дійсність та значимість документа, а вимоги щодо його формату та змісту мають вирішальне значення для визнання документа юридично дійсним.
Окрім того, обов’язково перевірте чи є правомочність у особи, яка підписала документ і вона дійсно може його підписувати. Зазвичай, уповноваженими на підписання Договорів від імені компанії є директори, СЕО, кінцеві бенефіціарні власники, представники за довіреністю тощо. Ми радимо нашим клієнтам аби їх контрагенти завжди надавали підтвердження повноважень на підписання Угод аби уникнути неприємностей у майбутньому.
Варто відзначити, що при використанні документів в інших країнах, для забезпечення їх юридичної чинності може бути необхідним проведення процедур легалізації та засвідчення (якщо законодавством або міжнародними угодами не передбачено інше). Якщо коротко, то ці процедури слугують підтвердженням автентичності підпису та достовірності вмісту документа перед компетентними органами іноземних держав і іншими зацікавленими сторонами. Дана процедура особливо важлива для документів, які мають значні правові наслідки (договори, нотаріальні акти або документи, що підтверджують статус особи тощо). Перед підписанням документів з іноземними партнерами, рекомендується ретельно ознайомитися з юридичними вимогами і процедурами, щоб забезпечити відповідність документів цим вимогам і уникнути можливих юридичних ускладнень.
Отже, завжди слід пам’ятати про те, що ваш підпис - це своєрідна гарантія вагомості ваших угод та документів, тому не слід зволікати з ознайомленням вимог та норм щодо валідності підпису документів у вашій країні та у країні контрагента, з яким ви ведете бізнес. Якщо у вас виникають сумніви або питання щодо підписання документа для набуття і збереження ним юридичної сили, варто звернутися до кваліфікованих юристів, які можуть надати необхідну консультацію та допомогу. В свою чергу, команда Lextensio із задоволенням допоможе вам зберегти непорушність укладених угод та запобігти можливим правовим ризикам в майбутньому.
- Американські спонсори російського тероризму Володимир Горковенко вчора о 23:52
- Китайські електрокари та регуляторна політика ЄС: чи є шанс у Європи вийти з кризи? Олексій Гнатенко вчора о 12:47
- Перший президент США, який вступить на посаду із судимістю Світлана Приймак 10.01.2025 17:36
- Советы по обжалованию штрафов за отсутствие военного документа Віра Тарасенко 10.01.2025 17:16
- Три покарання за одне порушення – це абсурд. Маємо залишити одне адекватне Галина Янченко 10.01.2025 16:03
- Колективний договір як гарант трудових прав: практика, виклики, і закордонний досвід Дмитро Зенкін 10.01.2025 15:18
- Фактична перевірка податковою і місце її проведення Леся Дубчак 10.01.2025 13:57
- Про пенсії і справедливість… Андрій Павловський 10.01.2025 12:44
- 50% піратських сервісів – російські. Яку загрозу це становить для українців? В’ячеслав Мієнко 10.01.2025 10:00
- Нові правила ліцензування у 2025 році: що зміниться для бізнесу? Юлія Мороз 10.01.2025 09:49
- Як ірландський досвід (не)резонує українську драму Ірина Голіздра 09.01.2025 16:38
- Опіка над майном безвісно відсутніх осіб: як законодавчі зміни змінюють реальність? Світлана Приймак 09.01.2025 14:21
- Інновація у збереженні енергії в епоху ВДЕ Олексій Гнатенко 09.01.2025 11:37
- Міжнародна енергетична співпраця: виклики, можливості та юридичні аспекти Ростислав Никітенко 09.01.2025 11:36
- Як змінити систему, що закриває очі на насильство? Механізм захисту дітей у закладах Микола Литвиненко 08.01.2025 16:43
-
"Це будуть великі гроші". Шмигаль пояснив, чому не можна зупинити транзит нафти з РФ
Бізнес 22905
-
Таки вся Одеса за це пересварилась. Що одесити думають про деколонізацію
10893
-
Після дронів. Яка зброя може переламати ситуацію на фронті цього року
Думка 4889
-
Від волонтерства до бізнесу: як ветлікар став партнером Нової пошти у прифронтовому місті
Бізнес 4278
-
Суд відмовив британцю у пошуку викинутого 12 років тому диска з $735 млн у біткоїнах
Бізнес 3682