ОСББ та управителі багатоквартирних будинків - чекайте на перевірки

ОСББ та управителі останнім часом все частіше стають об’єктом перевірок контролюючих органів. Відомі випадки накладення мільйонних штрафів, які призводять до комунального колапсу в будинку. І це попри те, що, зокрема, ОСББ не ведуть господарської діяльності, не отримують прибутку, не платять податків. Причин для такого інтересу контролюючих органів декілька. Це і законодавча неврегульованість багатьох аспектів роботи ОСББ та управителів, і незначний досвід управителів щодо ряду юридичних питань, а також наявність на рахунках будинків значних сум, на які легко звернути стягнення.

На жаль, перевірки в Україні не мають на меті допомогти бізнесу працювати правильно і дотримуватися законодавства. Часто єдиною ціллю є тиск на компанію, стягнення штрафу та заповнення нестачі коштів у бюджеті.

До кінця 2018 року діяв мораторій на проведення перевірок. З 01 січня 2019 року такого мораторію більше не існує. Тепер всі контролюючі органи мають повне право проводити планові та позапланові перевірки. Це стосується абсолютно всіх юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. В тому числі управителів та ОСББ. 

Цією статтею я розпочинаю цикл публікацій про основні перевірки, які можуть мати місце щодо ОСББ та управителів. В найближчий час будемо говорити про перевірки ДСНС (наші пожежники), ДФС (треба згадати про Податковий кодекс), Держпраці та багато іншого. 

Що ж треба знати, щоб бути готовим до будь-якої перевірки? Давайте розбиратися.

Хто і як може перевіряти ОСББ та управителів? 

Серед основних органів, які можуть прийти до ОСББ та управителів з перевіркою є органи Державної фіскальної служби, державного нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю та зайнятість населення, Державної служби з надзвичайних ситуацій, Державної аудиторської служби України (більше відома під абревіатурою КРУ). Остання може перевіряти, якщо ОСББ або управитель отримали у своє розпорядження кошти з Державного бюджету. Слід пам'ятати, що органи прокуратури втратили повноваження щодо загального нагляду за законністю, тому прокуратура може звертатися до вас тільки в межах кримінального провадження. 

Як проводяться перевірки?

Усі питання проведення перевірок регулює Закон 877 (Закон України “Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності”). Перевірки проводяться планово або позапланово. Всі контролюючі органи мають щорічно, до 1 грудня поточного року, затверджувати свої плани проведення перевірок у наступному році. Такі плани мають бути незмінними протягом року, зміни можуть вноситися тільки у випадках зміни найменування суб’єкта господарювання, стосовно якого буде проведена перевірка, та виправлення технічних помилок. З планом перевірок можна завчасно ознайомитися та підготуватися, адже така інформація публікується на офіційному сайті відповідного контролюючого органу.

Якщо ж за якихось причин стосовно вас проводять позапланову перевірку, варто пам’ятати, що її можуть проводити тільки стосовно тих питань, які є предметом такої перевірки.

Частота перевірок визначається ступенем ризику діяльності підприємства. Таких ступенів три: високий, середній або незначний. При цьому, підприємства, що віднесені до високого ступеня ризику перевіряють не частіше одного разу на два роки; до середнього ступеня ризику - не частіше одного разу на три роки; до незначного ступеня ризику - не частіше одного разу на п’ять років. 

До якого ступеня ризику віднесене ваше ОСББ або юридична особа управителя ви можете дізнатися на веб-сайті відповідного контролюючого органу. 

В Україні функціонує інтегрована автоматизована система державного нагляду, в якій можна знайти інформацію про всі комплексні перевірки: випадки, коли протягом одного періоду різні органи контролю планують провести перевірки стосовно однієї юридичної особи. Такі перевірки об'єднуються та проводяться протягом одного періоду. Інформацію про комплексні перевірки та річні плани вже зараз можна знайти за цим посиланням: inspections.gov.ua.

Що треба знати, якщо ви знайшли себе у плані проведення перевірок?

В першу чергу треба пам'ятати, що перевірка може бути проведена тільки у присутності керівника підприємства або уповноваженої ним особи. Під час проведення перевірки ніхто не має права забирати у вас оригінали фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, а також комп’ютери, їх частини, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством. Вас можуть попросити показати ці документи, але ні в якому разі їх не можуть забирати.

І етап. До проведення перевірки. Перед проведенням перевірки контролюючий орган обов'язково має видати наказ (рішення, розпорядження) про проведення перевірки вашого підприємства та обов'язково письмово повідомити вас про проведення перевірки не пізніше ніж за 10 календарних днів до її проведення. У повідомленні обов'язково має бути зазначено: 

- дату початку та дату закінчення планової перевірки;

- найменування юридичної особи або ПІБ фізичної особи-підприємця, щодо діяльності яких здійснюється перевірка;

- найменування органу державного нагляду (контролю).

Таке повідомлення надсилається рекомендованим листом та/або за допомогою електронної пошти, може бути вручено керівнику особисто під розписку. Якщо ви не отримали таке повідомлення, то ви маєте право не допустити представника контролюючого органу до проведення перевірки.

Перевірка завжди триває певний час - до 10 робочих днів.

ІІ етап. Проведення перевірки. Коли до вас прийшов представник контролюючого органу він має: (1) показати вам посвідчення (направлення) на перевірку, (2) надати вам його копію, (3) показати своє службове посвідчення. Направлення на перевірку видається на підставі відповідного наказу (рішення, розпорядження) про проведення перевірки вашого підприємства. Якщо у цієї особи немає цих документів, ви маєте право не допускати її до проведення перевірки. При цьому, треба перевірити чи у направленні, зазначена повна інформація (відповідно до ст. 7 Закону 877). 

Під час перевірки мають дослідити лише ті документи, які стосуються предмету і цілей перевірки. 

ІІІ етап. Оформлення результатів перевірки. За результатами перевірки складається акт, в якому фіксуються всі деталі проведеної перевірки та стан додержання вами вимог законодавства. Якщо ви не погоджуєтеся з результатами перевірки (акту), ви можете зазначити всі свої зауваження. Це буде невід’ємною частиною акту. І вже після цього підписати акт із наведеними вами зауваженнями. Ви також можете відмовитися від підписання акту, про що буде зазначено в акті.

Акт складається у двох примірниках, один з яких обов'язково має бути наданий вам після перевірки.  

Якщо в ході перевірки були виявлені порушення законодавства, тоді крім акту посадова особа може видати розпорядження або припис. 

Припис - обов'язкова для виконання у визначені строки письмова вимога посадової особи органу державного нагляду (контролю) суб'єкту господарювання щодо усунення порушень вимог законодавства. 

Припис не передбачає застосування санкцій щодо суб'єкта господарювання. Припис видається та підписується перевіряючим. 

Розпорядження або інший розпорядчий документ контролюючого органу - обов'язкове для виконання письмове рішення контролюючого органу щодо усунення виявлених порушень у визначені строки. 

Розпорядження видається та підписується керівником контролюючого органу або його заступником (членом державного колегіального органу). Розпорядження може передбачати застосування до вас санкцій, передбачених законодавством. 

Якщо ви виконали всі вимоги, зазначені в приписі або розпорядженні, до вас не можуть застосовувати жодних інших санкцій. Якщо ж ви не згодні з приписом або розпорядженням, ви маєте право оскаржити його в суді.  

Як підготуватися та спокійно пережити перевірку? 

Підкріплюйте усі свої дії документами та зберігайте їх якомога довше, щоб у випадку необхідності мати можливість їх продемонструвати. 

Усі ваші витрати мають підтверджуватися кошторисами, рахунками, договорами та актами виконаних робіт. 

Люди, роботу яких ви використовуєте для утримання будинку, мають бути належним чином оформлені (трудові відносини або за договором ЦПХ). 

Для людей, яких ви залучаєте до роботи, ви є податковим агентом, тобто маєте утримати з такої особи необхідні податки (ЄСВ, ПДФО, військовий збір). Виключенням є ФОП, який самостійно вирішує питання, пов'язані зі сплатою податків. 

Найголовніше, що треба засвоїти: перед тим, як щось робити, треба подумати та перевірити чи маєте ви на це право згідно із законодавством. Якщо маєте,  підкріплюйте усі свої дії документальними підтвердженнями.