7 правил організації робочого часу бухгалтера
Сучасний світ бухгалтера — це світ дедлайнів, невідкладних задач, тонн важливої інформації та документації. Звичайний ритм роботи — це ритм термінових платежів, узгоджень договорів, підготовки звітності, роботи із податкової інспекцією та аудиторами. До ць
Сучасний світ бухгалтера — це світ дедлайнів, невідкладних задач, тонн важливої інформації та документації. Звичайний ритм роботи- це ритм термінових платежів, узгоджень договорів, підготовки звітності, роботи із податкової інспекцією та аудиторами. До цього ще потрібно додати постійну необхідність підвищувати кваліфікацію і щоденно відслідковувати зміни у законодавстві. Погодьтеся, що поточні та термінові справи іноді займає більше часу, аніж планувалось. Але, насправді, 8 нормованих годин робочого часу —це досить багато, протягом яких можна зробити більшість справ із запланованих.
Основа продуктивності та ефективного використання робочого часу — планування та організація — щоб цього досягти рекомендуємо використовувати техніки тайм-менеджменту. Наводимо основні правила, які можуть допомогти бухгалтерам не тільки бути більш організованими, але і більше часу виокремлювати на відпочинок.
Правило перше: розставляйте пріоритети. Це не тільки розподіл справ за тим, що має бути виконано в першу чергу, але і за тим, наскільки справи важливі. Можна розробити власну класифікацію - наприклад, найбільш термінові і важливі завдання відмічати цифрою 1, менш важливі — 2, щоденні і регулярні — 0 або 3. Шкала пріорітетності дозволить орієнтуватись наскільки завантаженим буде робочий день, та допоможе виокремити справи, що потребують найбільшої уваги саме зараз.
Класифікація пріоритетності задач, що запропонована відомим американським дослідником Стівеном Кові:
- Термінові і найважливіші — невідкладні завдання, які потребують вирішення негайно (відправити звіт в податкову, здати декларацію з ПДВ за 12 місяців, провести терміновий платіж чи підготувати термінові документи).
- Важливі, але не термінові — завдання, які необхідно зробити, але можна відкласти (розібратися зі змінами з податку на прибуток, обговорити з директором здачу звітів до податкової інспекції, заповнити бухгалтерський баланс за 2017 рік і інше). Тут важливо слідкувати за строками, щоб не проґавити час, коли задачі перемістяться в категорію “термінові і важливі”; краще заздалегідь запланувати додатковий час на їх виконання.
- Термінові, але не важливі — завдання, які потребують уваги тут і зараз, але не є першочерговими (відповісти на email, поговорити по телефону, виконати рутинні справи).
- Не термінові і не важливі — завдання, які можна сміливо викреслювати зі списку нагальних справ і відкласти до часів менш завантажених.
Друге правило підкріплює перше: занотовуйте в органайзер чи планер всі справи. Візуалізація допоможе запам’ятати задачі та слугуватиме постійним нагадуванням. Процедура планування займає менше ніж 20 хвилин, але в кілька разів підвищує продуктивність.
Третє правило: більше користуйтесь здобутками інформаційних технологій. Дозвольте бухгалтерським програмам робити частину роботи за Вас. У більшості програмних продуктів є автоматизовані операції, які не треба виконувати вручну. Так само із формуванням звітності: у бухгалтерських програмах є шаблони форм та видів звітів, які готуються для друку всього за кілька натискань без довгого введення даних. Слідування правилу допоможе раціоналізувати використання часу та спростить роботу бухгалтера.
Четверте правило, яке дотично третьому, — використовуйте збережений час на відпочинок. Якщо Вам вдалось зберегти 15-20 хвилин завдяки роботі бухгалтерської програми, не поспішайте відразу хапатись за інше завдання. Робіть короткочасні перерви: відпочиньте, зробіть обідню перерву, відволічіться від комп’ютера, щоб дати перепочинок очам. Чергування виконання робочих задач і короткострокових перерв не тільки нормалізує робочий ритм, але і підвищить продуктивність виконання наступних задач.
П’яте правило, яким часто нехтують, — дотримуйтесь порядку на робочому місці. Напрацюйте корисну звичку виділяти 10-15 хвилин в день на наведення порядку: зберігайте на робочому місці лише необхідні папери, а файли в комп'ютері зберігайте в упорядкованих папках. Ця звичка заощадить час, який часто витрачається на пошук необхідного документа чи запису.
Шостим правилом є мінімізація шкоди “поглиначів часу”. Якщо це не час перерви, то не відволікайтесь на пусті справи — щодесять хвилин оновити стрічку Facebook чи відповісти на сотню неробочих питань від колеги. Сміливо говоріть “ні”, якщо відчуваєте, що за кожною позитивною відповіддю стоїть марнування часу. Ставте на перше місце пріоритетні завдання своєї компетенції та не витрачайте час на тих, хто любить побайдикувати та перекинути частину своєї роботи на інших.
Сьоме правило: знайдіть собі мотивацію. Ніщо так не стимулює працювати краще і продуктивніше, як заохочення у вигляді вільного вечора в колі з рідними, спокійні вихідні без думок про незавершені справи чи премія від керівництва. Плануйте невеликі заохочення: подивитись фільм увечері після здачі річного звіту, чи з’їздити на пікнік після підготовки квартальної звітності.
Якщо Ви налаштовані працювати на результат — витратить 20 хвилин на організацію найбільш продуктивного розпорядку робочого дня, та за їх допомогою збережіть 2 години, які були б витрачені на пошук документів чи пригадування, що необхідно зробити впродовж дня.
- Стейкхолдери – основний локомотив сучасної якісної освіти Сергій Пєтков вчора о 10:49
- "Спорт внє палітікі?". Як би ж то! Країна-агресор хоче повернутися у міжнародний спорт Володимир Горковенко вчора о 10:10
- Землі заказника "Лівобережний" у Дніпрі: історія зміни статусу та забудови Павло Васильєв 08.05.2025 22:23
- Пам'яті жертв Другої Світової війни або чому ми не святкуємо! Дмитро Пульмановський 08.05.2025 16:11
- Що робити, коли дії співробітника призвели до фінансових втрат? Олександр Висоцький 08.05.2025 11:13
- Кабальні "угоди Яресько" блокують економічне відновлення України Любов Шпак 08.05.2025 11:09
- Изменения в оформлении отсрочки от мобилизации с 06.05.2025 Віра Тарасенко 07.05.2025 23:36
- Безбар’єрність у лікарнях: чому доступ до медичних послуг виходить за межі пандусів Ігор Ткаченко 07.05.2025 15:10
- Де отримати криптоліцензію у 2025 році? Юлія Барабаш 07.05.2025 12:25
- Як сплачує податки та подає звітність контрольована іноземна компанія (КІК) Сергій Пагер 07.05.2025 09:19
- Тренди світових витрат засобами візуалізації: військо, освіта, охорона здоров’я Христина Кухарук 06.05.2025 19:13
- Як роботодавцю повернути кошти, сплачені працівнику за скасованим рішенням суду Альона Прасол 06.05.2025 14:30
- Чому підприємці бояться виходити на новий рівень і як подолати цей бар’єр? Олександр Висоцький 06.05.2025 14:12
- "Ситник проти України" – чи може справедливість бути упередженою? Дмитро Зенкін 06.05.2025 12:57
- Нові правила подачі заявок на торговельні марки Сергій Барбашин 06.05.2025 11:45
- Літо, тераси та куріння: чи є заборона для літніх майданчиків? 187
- Регіональні тренди запитів "Відео ШІ" в Україні: піки, спад і соціальні фактори 178
- Безбар’єрність у лікарнях: чому доступ до медичних послуг виходить за межі пандусів 138
- Тренди світових витрат засобами візуалізації: військо, освіта, охорона здоров’я 113
- Чому ми приймаємо нелогічні фінансові рішення? 104
-
Угода Україна–США: три ключові вигоди для нашої держави
Думка 6176
-
Сі переграв Трампа: Кремль фактично здає Росію Китаю
Думка 4917
-
Три хвилі приморозків. Хто збанкрутує, а хто – заробить
Бізнес 4700
-
Капітана судна, яке пошкодило газопровід у Балтійському морі, заарештували в Гонконгу
Бізнес 4396
-
Reuters: США і РФ обговорюють, як відновити постачання російського газу в Європу
Бізнес 3242