Роботикс: Новый взгляд на электронный документооборот
Вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса.
Автоматизация бизнес-процессов и внедрение систем электронного документооборота уже давно стали нашей повседневностью. Утихли даже дискуссии на тему целесообразно или нецелесообразно их внедрять, особенно когда речь идёт о крупных предприятиях, где документы продуцируются в больших количествах ежедневно. Те компании, которые ввели у себя электронный документооборот, уже имели возможность ощутить все неоспоримые преимущества и удобства этого способа обмена документами и вряд ли согласились бы сегодня вернуться к традиционным бумажным носителям. В тех же организациях, которые еще только решаются перейти на СЭД, сомнения появляются преимущественно на этапе выбора наиболее подходящей для них системы среди имеющихся на рынке.
Функционал многих современных СЭД выверен многолетней практикой шлифовки и совершенствования в соответствии с конкретными потребностями конечных потребителей. Практически все системы имеют свою устоявшуюся структуру, набор шаблонов и функциональных возможностей, равно как и свои преимущества и недостатки. Казалось бы, сейчас СЭД достигли верхней границы своих возможностей и обречены только на совершенствование удобства и простоты для пользователей.
Однако с появлением в информационном мире таких новых технологий, как роботизация бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA), машинное обучение (Machine Learning, ML), применения в программировании элементов искусственного интеллекта (Artificial Intelligence, AI) и совершенствования технологий OCR (Optical Character Recognition) даже старый добрый электронный документооборот имеет все шансы получить «второе дыхание» и кардинально новый виток развития. Современные технологии вполне позволяют интегрировать программного работа в СЭД с тем, чтобы последний принял на себя часть рутинных механических действий с документом, которые до этого выполнял человек.
Каким же образом технология роботизации бизнес-процессов может усилить и улучшить имеющуюся функциональность систем электронного документооборота, можно наглядно проиллюстрировать на одном простом примере – обработке входящей документации, её утверждении и архивировании.
Как выглядит процесс использования человеческого ресурса в классической схеме СЭД?
Действия сотрудника-человека определённого структурного подразделения:
Получает по электронной почте данные в виде сканированного документа.
Обрабатывает входящие электронные сообщения, сохраняя документы в соответствующих (временных) электронных каталогах.
Открывает поочерёдно документы и вносит данные из них во внутренние системы для дальнейшей обработки документов или данных из них в СЭД.
Автоматизированные действия в СЭД:
Инициированные сотрудником документы автоматически рассылаются на согласование, утверждение и проверку соответствующим уполномоченным лицам с наложением необходимых резолюций.
После обработки и утверждения документы размещаются в соответствии с заданными регламентами в архиве.
Во время обработки документов нередко возникают случаи, когда в документах отсутствуют данные или любая другая ключевая информация, без которой невозможна их дальнейшая обработка. Поэтому на этом этапе сотрудник идентифицирует, какой информации не хватает, и выполняет соответствующий запрос путем направления электронного почтового сообщения на контрагента / клиента / партнера с целью получения необходимой информации, чтобы завершить инициированный процесс.
Как же может выглядеть такой процесс без привлечения человеческого ресурса, только с использованием технологии роботизации бизнес-процессов и СЭД?
Все очень просто. Конфигурируется программный робот, интегрированный в СЭД, который способен выполнить вышеперечисленные действия, совершаемые сотрудником за пределами системы электронного документооборота.
Таким образом, вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса, которые сегодня открывают современные технологии роботизации. На СЭД нужно взглянуть сейчас под несколько иным ракурсом – с точки зрения неоспоримых и даже двойных выгод от их интеграции с возможностями программных роботов. По сравнению с классическими версиями электронного документооборота такие роботизированные СЭД имеют сегодня неоспоримые конкурентные преимущества.
- Як поводити себе на допиті підприємцям і їхнім працівникам Сергій Пагер 08:42
- Стамбул 2.0 Василь Мокан вчора о 17:37
- Як NIS2 змінить правила гри для енерготрейдерів: кібербезпека як нова реальність Ростислав Никітенко вчора о 14:03
- Післявоєнна відбудова: вікна можливостей і як ними скористатися Дмитро Соболєв вчора о 12:54
- Реальні потреби та гранти: Як краще адаптувати допомогу до змін Юлія Конотопцева вчора о 12:13
- Розлучення без згоди іншого з подружжя: коли це можливо? Альона Пагер вчора о 08:50
- Лідерство розгортання: коли стратегія виходить за межі кабінету Жанна Кудрицька 13.05.2025 19:06
- Як навчитися ухвалювати рішення на перемовинах? Розглядаємо на прикладі покеру Владислав Пʼявка 13.05.2025 14:57
- Встигнути до штормів: чи готові інвестори до українських податкових гірок? Сергій Дзіс 13.05.2025 10:40
- Від парової тяги до цифрової етики: як змінювалось людство й корпоративна безпека Ігор Шевцов 13.05.2025 08:54
- "Справедливість" судді Канигіної Лариса Гольник 12.05.2025 18:43
- Нові правила для енергонакопичувачів: як зміняться контракти через кіберризики з 2025 Ростислав Никітенко 12.05.2025 15:01
- Як довести вину стоматолога у суді: практика відшкодування шкоди за неякісне лікування Артур Кір’яков 12.05.2025 13:59
- Форензик як інструмент захисту, діагностики та зростання бізнесу в умовах ризиків Артем Ковбель 12.05.2025 03:29
- Вбивчі цифри: як звички й випадки скорочують життя Христина Кухарук 11.05.2025 13:54
-
На стамбульській розтяжці – як Путін нарешті змушений зіткнутися з реальністю
Думка 18197
-
Стамбульські перемовини не принесуть результату. Ось чому
Думка 16664
-
Держава і бізнес: партнерство краще за протистояння
Думка 11067
-
"Російська весна – 2025". Як Москва посилила агресивну кампанію проти Молдови й Одещини
5456
-
Змагання за Трампа. Чому Зеленський вирішив летіти в Туреччину, а Путін – відмовився
5452