Схопити за руку крадія з мішком, каністрою та навіть автомобілем з вантажем, можна, а спробуйте знайти те, що заховано в обліку і може мати набагато більші масштаби
Наразі в компаніях досить поширена практика, коли основна увага приділяється механічному перешкоджанню крадіжкам та махінаціям: створюються спеціальні служби безпеки, наймається охорона зі сторонніх структур, встановлюються високі огорожі, різноманітні прилади для відео спостереження за роботою техніки, працівників, використанням пального та впроваджуються інші сучасні технології. Але досить часто не приділяється належна увага якості обліку, від якого залежить, можливо, навіть більше, ніж від інших методів контролю.
Пам’ятаєте фільм-казку «Варвара краса – довга коса». Починається казка з того, що цар у своїх володіннях проводить інвентаризацію. На зворотному шляху, потрапивши в лапи Чудовиська та, будучи впевненим, що він у своєму царстві все, навіть веснянки на обличчях дітлахів перерахував, за свою свободу обіцяє віддати йому те, про що не знає. Але, повернувшись додому, цар дізнається, що за час його відсутності у нього народився син, про якого він не знав та не зарахував до обліку, і якого йому, згідно угоди, належить віддати Чудовиську.
Як ви знаєте «Казка – брехня, та в ній натяк, хто пізнає - тим урок», тобто висновок очевидний: якщо у вас щось не значиться в обліку, то вважайте, що воно вам вже не належить, справа тільки часу.
Через недостатній контроль за якістю обліку з боку державних органів (вже багато десятків років облік контролюється у частині нарахування та сплати податків, а не дотримання положень та стандартів) податковий облік вийшов на перший план. Тому бухгалтера, переймаючись обліком та сплатою податків, можуть не надавати належної уваги повноті і правильності облікових операцій, які забезпечують контроль активів та захищають інтереси власника бізнесу. Покладатися на програмне забезпечення, що воно гарантує правильність ведення обліку, теж не варто, бо і програми не універсальні та не досконалі, і людський фактор завжди присутній. І чим більше компанія, тим складніше визначити, на якому рівні ведеться бухгалтерський облік та чи забезпечує він збереження власності активів компанії.
Порушення в обліку можуть бути з багатьох причин:
- низький професійний рівень фахівців, які займаються обліком;
- недостатня кількість фахівців,
- наділення бухгалтера функціями, які не відносяться до його компетенції;
- обмежені повноваження працівників, які займаються обліком;
- недостатня відповідальність виконавців;
- свідомі зловживання посадовим становищем працівників бухгалтерій або такі їх дії з примусу окремих керівників, змови з працівниками виробничих підрозділів, охорони та ін.;
- відсутність належного контролю за обліком з боку внутрішнього чи зовнішнього аудиту.
Через низький професійний рівень фахівців в обліку часто зустрічаються такі порушення: не усі активи заносяться до обліку; відбувається списання активів по оприбуткуванню, без підтвердження їх використання у виробничому процесі; плутанина і нереальні залишки на складах; перекручування даних при формуванні собівартості; ігнорування вимоги передачі активів підзвітним особам зі списанням після закінчення терміну використання чи зношуваності цінностей і багато іншого. Часто бухгалтери нехтують вимогою кожну операцію в обліку здійснювати на підставі підтверджуючих документів з підписами відповідальних осіб (акт, накладна вимога, авансовий звіт тощо) і на свій розсуд безпідставно переміщують чи списують активи.
Якщо фахівців, які забезпечують облік, недостатньо, то його дуже спрощують, випускаючи частину облікових операцій, що звичайно, не сприяє створенню належних умов зберігання ТМЦ (товарно-матеріальних цінностей) та інших активів.
Часто, з метою скорочення чисельності працівників, бухгалтера наділяють функціями, які не належать до його компетенції. Наприклад, бухгалтер замість майстра виробничого підрозділу, складає акти на використані матеріали, замість механіка розробляє норми витрачання палива на техніку і т.ін. Звичайно, коли особа не володіє технічними знаннями, вона проведе списання будь-чого, на що їй вкажуть.
Крім того, поширене явище, коли керівництво підприємства відноситься до бухгалтера, як до оператора комп’ютерного набору, не наділяючи повноваженнями і не вимагаючи від нього контролю за дебіторською заборгованістю, своєчасним надходженням документів, товарно-матеріальних цінностей та інших облікових операцій. Скажу більше, бухгалтера часто самі займають таку позицію: надали документ, внесла до програми, не надали – і не треба. Простий приклад: наразі вести книгу і видавати доручення на отримання ТМЦ, не є обов’язковим. Компанія самостійно вирішує, як вести облік. Бухгалтера із задоволенням відмовляються від такого клопоту, бо, коли це було обов’язковим, бухгалтер проходу не давав особам, які не відзвітувалися за отримані доручення. Це дозволяло постійно контролювати заборгованість постачальників та своєчасно вживати заходів для її ліквідації.
Виникає замкнене коло: якщо у бухгалтера немає повноважень з когось щось вимагати, то яка тоді може бути відповідальність. А якщо відсутня відповідальність, то для чого бухгалтеру з когось щось вимагати? Як усі знають: безкарність - породжує безвідповідальність.
В результаті дії перелічених факторів у компанії створюється атмосфера, сприятлива для зловживань, махінацій, крадіжок, непродуктивних втрат, фактів безгосподарності.
Дуже складно виявити такі факти, якщо махінація чи крадіжка документально оформлена. Тобто по фіктивних документах вивезти за територію підприємства, чи списати зайве у виробництво не проблема і при цьому ніяка охорона чи засоби відео нагляду не допоможуть. Документи в подальшому можуть бути вилучені чи замінені і, як кажуть, «комар носа не підточить». Крім того, хочу вас запевнити, що наявність фінансового контролера, яка дозволяє на певному етапі контролювати рух грошових коштів, теж не допоможе забезпечити контроль за обліком усіх активів компанії.
Важливим способом запобіганню таких зловживань є обов’язковий розподіл функцій контролю. Наприклад: документи на вивезення з території повинні підписуватися декількома особами, у тому числі довіреною особою власника бізнесу, яка дає дозвіл на вивезення; запровадження обов’язкової звірки документів прохідної чи вагової з документами фактичної реалізації; затвердження актів на списання чи актів виконаних робіт довіреною, компетентною особою власника бізнесу. Крім того необхідно залучати сторонню аудиторську компанію, а краще створити власний аудиторський підрозділ з конкретною метою: перевірка обліку на предмет дотримання усіх вимог для забезпечення збереження і продуктивного використання активів компанії.
Але, щоб усі ці заходи були ефективними, обов’язковою умовою є реагування керівництва компанії на виявлені факти, а саме:
1) розгляд виявленого факту;
2) висновки: хто винен, чому це стало можливим;
3) розроблення заходів, щоб виявлені факти не повторювалися у подальшому;
4) контроль за виконанням заходів.
Отже, у боротьбі з корпоративним шахрайством, здійснення контролю за обліком є одним з ключових методів, які запобігають цьому явищу та забезпечують збереження активів для бізнесу.
