Щодо використання факсимільного відтворення підпису

У вказаній статті висвітлено специфіку застосування "факсиміле", можливі ризики і шляхи їх мінімізації, а також, позиції судових та державних органів з цього приводу.

Поняття факсимільного відтворення підпису (або ж як прийнято говорити «факсиміле») з’явилося у вітчизняному законодавстві досить давно і набуло широкого використання у діловому обороті як серед суб’єктів підприємницької діяльності так і в державних структурах.

Не дивлячись на це, до сих пір виникають питання щодо законності використання «факсиміле» в тих чи інших випадках або ж щодо порядку такого використання та мінімізації ризиків, пов’язаних із таким використанням.

З широким розповсюдженням електронного цифрового підпису та поширенням різних засобів для обміну документами в іншій, аніж паперова, формі, як не дивно, питання щодо використання «факсиміле» почали виникати дедалі частіше, у зв’язку із чим, я спробував дещо розібратися у вказаній темі та поділитися результатами свого дослідження.

1. Визначення поняття «факсиміле».

Чинним законодавством не визначається поняття терміну «факсиміле» та/або «факсимільне відтворення підпису», однак, відповідно до визначення іншомовних слів наведеному у Словнику іншомовних слів (за редакцією С. Я. Єрмоленко, автори: С. П. Бибик, Г. М. Сюта) «факсиміле» - це:

1. Точне відтворення будь-якого графічного оригіналу (кресленика, рукопису, малюнка, документа, підпису тощо) фотографічним способом, печаткою чи іншою репродукцією; копія.

2. Кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис.

3. Точно відтворений, у точному відтворенні.

Тобто, «факсиміле» - це креслення/малюнок, яке є точним відтворенням власноручного підпису особи.

2. Підстави використання «факсиміле».

Відповідно до ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Згідно положень ст. 12 Закону України «Про електронну комерцію» якщо відповідно до акта цивільного законодавства або за домовленістю сторін електронний правочин має бути підписаний сторонами, моментом його підписання є використання:

- електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис", за умови використання засобу електронного цифрового підпису усіма сторонами електронного правочину;

- електронного підпису одноразовим ідентифікатором, визначеним цим Законом;

- аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

Тобто, для використання факсиміле при вчиненні правочину сторони повинні домовитися про це завчасно шляхом укладення відповідної окремої угоди, яка повинна містити зразки власноручних підписів осіб, що відтворюються, або включення відповідних положень до умов договору.

3. Щодо використання «факсиміле» на первинних документах.

Відповідно до положень ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Згідно п. 2.5 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

З наведеного вбачається, що нормативними актами, якими регулюється порядок складення первинних документів прямо не передбачається можливість використання факсиміле при оформленні первинних документів.

У свою чергу, як судова практика так і окремі роз’яснення компетентних державних органів з цього питання є неоднозначними.

Так, у своєму листі від 27.02.2012 № 31-08410-07-29/4796 Міністерство фінансів України допускає можливість оформлення первинних документів за допомогою «факсиміле».

Натомість, відповідно до Узагальнюючої податкової консультації з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затвердженої наказом Державної податкової служби України від 22.11.2012 № 1047/479, податкова служба, аналізуючи положення чинного законодавства вказує на те, що первинні документи не можуть бути оформлені за допомогою «факсиміле».

Однак, вже в 2015 році надаючи відповідь на питання щодо того чи може при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку, застосовуватись факсиміле податковий орган дійшов висновку, що використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України (інформація розміщена на загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі інформаційно-довідкового департаменту ДФС http://zir.sfs.gov.ua/main/bz/view/?src=ci).

Аналогічна позиція міститься в листах Державної фіскальної служби України від 20.11.2015 р. N 24762/6/99-95-42-03-15 та від 28.12.2015 р. N 27862/6/99-95-42-03-15.

3.1. Позиція судів.

Вищий господарський суд України у своїй постанові від 14.04.2011 у справі № 07/2076 переглядаючи рішення судів попередніх інстанцій дійшов висновку, що підписання первинних документів для надання їм юридичної сили та доказовості може вчинятися, як особисто, так і з застосуванням факсиміле, штампу, символу тощо.

Крім того, Вищий господарський суд України не погодився з позицією судів попередніх інстанцій, які відмовили в задоволені вимоги про визнання договору недійсним, вважаючи, що він є неукладеним, лише на тій підставі, що він укладений з використанням факсиміле без попередньої згоди сторін на таке використання.

Натомість, Вищий господарський суд України вказав, що факт поставки та отримання товару, часткової оплати Відповідачем за отриманий товар, підтверджується матеріалами справи, а відтак судами неправомірно визнано неукладеним договір, який виконувався сторонами.

31.01.2013 Вищий господарський суд України переглядаючи судові рішення у справі № 6/5009/7748/11 про стягнення коштів за виконані роботи на підставі акту виконаних робіт оформленого за допомогою факсиміле без попередньої згоди сторін на використання факсиміле, дійшов висновку, що враховуючи те, що між сторонами у справі не узгоджено використання факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання суди обґрунтовано, з урахуванням пояснень представника відповідача, висновку експертизи, прийшли до висновку, що акт № ОУ - 145 від 01.12.2008 року не може бути доказом надання послуг по збору і запуску а/с БілАЗ вартість яких, з урахуванням ПДВ складає 85 000 грн.

Вищий господарський суд України у своїй постанові від 04.02.2013 у справі № 1/126/2011, розглядаючи вимоги позивача про стягнення збитків за договором оренди, що був укладений з використанням факсиміле без попередньої згоди сторін на використання факсиміле, залишив в силі судові рішення місцевого та апеляційного суду про відмову в задоволенні позову та дійшов наступного висновку: «Таким чином, як вірно зазначено судами, в спірному договорі сторонами не було узгоджено застосування відповідачем факсиміле при його підписанні, відтак даний договір неможливо вважати укладеним. Відповідно, відсутні і підстави для стягнення збитків за договором, який фактично не є укладеним.».

У постанові від 08.10.2013 у справі № 910/4825/13 Вищий господарський суд України, розглядаючи вимоги про визнання недійсним в частині договору що був укладений з використанням факсиміле без попередньої згоди сторін на використання факсиміле, підтримав позицію судів нижчих інстанцій, які дійшли висновків про безпідставність позовних вимог, у зв'язку з тим, що норми, на які покликається позивач в обґрунтування своїх вимог, пов'язують недійсність договору з суперечністю законові його змісту, а не форми, отже, визнати недійсним пункт договору, який викладений у письмовій формі, підписаний сторонами, скріплений їх печатками та виконаний сторонами, лише на тій підставі, що він підписаний контрагентом з використанням факсиміле не можна.

Крім того, Вищий господарський суд України вказав: «При цьому, враховуючи встановлення судами попередніх інстанцій фактів регламентації використання факсимільного підпису директора товариства відповідача на господарських договорах, що ним укладаються, відсутність посилань як позивача, так і відповідача на незаконне використання факсиміле під час укладення договору та/або вчинення даного правочину з перевищенням відповідачем повноважень, а також вчинення сторонами конклюдентних дій на виконання договору, колегія суддів погоджується з висновками судів попередніх інстанцій щодо безпідставності заявлених позивачем вимог.».

Як вбачається з наведеного, судова практика з цього питання є різноманітною, однак, здебільшого досить послідовною.

Так, дуже важливим моментом є те, що загалом суди допускають можливість використання «факсиміле» для оформлення первинних документів, а тому, результат розгляду окремої справи залежить від конкретних обставин за яких виникли спірні правовідносини, в тому числі, досліджується факт вчинення реальних дій для виконання правочинів та наявності згоди сторін на використання «факсиміле» для оформлення окремих документів.

Враховуючи положення чинного законодавства, позицію компетентних органів влади та судову практику можна дійти висновку, що загалом використання «факсиміле» для оформлення первинних документів допускається, однак, таке використання несе певні ризики і в кожному окремому випадку наслідки від використання «факсиміле» можуть бути різними.

Таким чином, у разі якщо є необхідність використовувати факсиміле для оформлення первинних документів та з метою мінімізації потенційних ризиків необхідно укласти з контрагентом відповідну угоду, якою це буде прямо передбачено.

Така угода може бути викладена окремим документом, в основному (первинному) договорі або ж в додатку/додатковій угоді до відповідного договору.

Крім того, хоча чинним законодавством і не передбачена необхідність видання наказу про можливість використання факсиміле, наявність такого наказу, як слідує із судової практики, буде сприяти позитивному вирішенню спірних ситуацій, пов’язаних з використанням «факсиміле».

Доцільно передбачити в такому наказі перелік посадових осіб підписи яких можуть відтворюватися за допомогою «факсиміле», перелік документів, які можуть бути оформлені за допомогою «факсиміле» (договори, первинні документи, листи тощо).

Виходячи із судової практики та положень чинного законодавства надання повноважень окремим працівникам на використання «факсиміле» іншої особи, наприклад, надання права секретарю оформляти договори за допомогою факсимільного відтворення підпису директора підприємства, є неправомірним та не відповідає меті використання факсиміле.

4. Документи, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле.

Положеннями чинного законодавства встановлена пряма заборона або не визначений порядок оформлення окремих документів з використанням «факсиміле», тобто оформлення таких документів з використанням «факсиміле» не допускається.

До таких документів відносяться:

- розрахункові документи при безготівкових розрахунках (платіжне доручення, платіжна вимога, платіжна вимога-доручення, розрахунковий чек та ін.) – на підставі п. 2.8, п. 7.6 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 № 22;

- касові документи в банках (заява на переказ готівки, прибутково-видатковий касовий ордер, заява на видачу готівки, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, грошовий чек, рахунки на сплату платежів та ін.) – на підставі п. 1.9, Додатку № 16 до Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 01.06.2011 № 174;

- податкова звітність – на підставі пп. 48.5.1 п. 48.5 ст. 48 Податкового кодексу України;

- фінансова звітність – на підставі ст. 11 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»;

- процесуальні документи, що подаються до суду – чинними процесуальними кодексами не передбачена можливість оформлення позовних, заяв, скарг або інших процесуальних документів, що подаються до суду, з використанням «факсиміле».

Щодо оформлення процесуальних документів, то Верховний Суд у своїх численних рішеннях, зокрема, у постановах від 03.05.2018 у справі № 922/1743/17, від 15.03.2018 у справі № 922/4590/16, від 24.05.2018 у справі № 5027/805-б/2012, від 05.06.2018 у справі № 826/811/17 приходить до висновку, що підписання заяви за допомогою факсиміле не дає можливості встановити вираження справжньої волі особи, чий підпис відтворено, на настання відповідних правових наслідків.

Зазвичай обґрунтування позиції суду виглядає наступним чином:

«Суд зазначає, що оскільки процесуальним законодавством не передбачено інших способів звернення до суду, окрім особистого звернення заявника та підписання заяви уповноваженою особою, то подання заяв з використанням факсимільного відтворення підпису певної особи, який є фактично штампом із зображенням певного підпису фізичної особи, не відповідає вимогам частини 2 статті 4, статті 46, частини 2 статті 162 ГПК України та не може бути доказом волевиявлення певної особи на підписання документа.».

5. Хто може використовувати факсиміле.

Хоча серед суб’єктів господарювання і поширена практика щодо надання окремим співробітникам повноважень на використання факсиміле уповноваженої посадової особи (наприклад, директора підприємства) вважаю, що такі дії є неправомірними.

До такого висновку можна дійти як із визначення терміну «факсиміле» приведеного вище так і з самої природи та цілей його використання.

За своєю природою і цілями «факсиміле» покликане спростити виконання обов’язків певної посадової особи щодо підписання великої кількості документів, однак, ні в якому разі ціллю використання факсиміле не є можливість підписання тих чи інших документів за відсутності уповноваженої на те особи або поза її волею.

Подібної позиції притримується і Верховний Суд, який, як наведено вище, пов’язує підписання особою документу з вираженням її волі, у свою чергу, оформлення документа за допомогою «факсиміле», на думку Верховного Суду, не дає можливості встановити вираження справжньої волі такої особи.

За таких обставин, надання повноважень окремим особам використовувати «факсиміле» іншої особи для оформлення тих чи інших документів фактично завідомо говорить про те, що такі документи можуть бути підписані поза волею відповідної особи, що тягне за собою відповідні негативні наслідки.

Враховуючи наведене вважаю, що використовувати «факсиміле» має право лише особа підпис якої відтворюється таким чином і тільки ця особа несе відповідальність за оформлення окремих документів таким чином.