Как работать меньше, но все успевать
Лекарство от прокрастинации.
«На когда это нужно?» – «На вчера!» - такая постановка задачи наверняка знакома каждому. Систематические авралы на работе, постоянное чувство усталости и разбитости от вала незавершенных дел подтачивают силы организма – причем не только психологически, но и на физическом уровне. Самые продвинутые из нас уже прочитали множество книг по организации личного времени, и пытаются упорядочить свой график по принципу квадрата «важное – срочное». Но даже и этот правильный и простой инструмент не всегда помогает. Почему и что делать?
Почему? Ответ на этот вопрос – противное слово «прокрастинация». Только редких из нас не затрагивает этот страшный вирус. Причем он настигает ни в чем не повинного менеджера как при решении сложных и непонятных задач, так и мелких. Осознать это – уже половина успеха. Как развивается болезнь? Например, сотрудник, записав со слов уставшего и раздраженного руководителя что-то про бюджет, стесняется спросить, что, когда, и в каком виде надо сделать. Придя на свое рабочее место, отвлекается на звонок телефона, письмо, вопрос коллеги. Через час вспоминает, что была непонятная задача «бюджет» - и начинаются попытки вспомнить, что же говорил начальник или что делали в прошлом месяце/квартале, не было ли каких-нибудь изменений в форме за этот период… и т.д. В голове сумбур – это верный предвестник того, что надо покурить или попить чаю. Время идет – ничего не делается – напряжение растет. В итоге потеряна куча времени, задача выполнена «на авось», и следующий день мы тратим на переделывание и дорабатывание. Остальные задачи – ждут.
В случае с небольшой задачей часто включается наш «студенческий синдром»: если задачу я могу сделать за 5 минут, то я начну ее делать за 5 минут до срока. Таким образом, мы сами себя подставляем под риски невыполнения сроков.
Что делать?
1. Крупные задачи необходимо делить на мелкие шаги. Таким образом все, что от вас нужно прямо сейчас - определите первый шаг и сделать его. Как разбить задачу на шаги? Если я чего-то не понимаю, то я начинаю рисовать в голове картину, как бы это могло выглядеть в идеале, затем продумываю разницу между тем, что сейчас и затем записываю все мысли о том, что надо сделать в виде мелких задач. Помогает!
2. Выполнение одной задачи должно укладываться в 30 минут. Все, что больше, - надо делить на части. Доказано, что человек может работать с максимальной концентрацией не более 30 минут, дальше следует переключиться или сделать перерыв.
3. Чтобы иметь возможность работать хоть 30 минут подряд, необходимо
отключить все всплывающие подсказки на компьютере и включить беззвучный режим на телефоне. Не брать трубку при входящем звонке (если это не руководитель или другой экстренно важный абонент). Вы заняты! За 30 минут ничего не произойдет – потом сразу перезвоните.
4. Важно то, КАК мы формулируем задачу в ежедневниках! Начните с глагола действия – «проверить», «обновить», «консолидировать» и т.д. Затем укажите объект действия и максимально уточните: «оперативный бюджет на июнь 2016 года по предприятию». В конце - срок: «к 09:00 завтра». Только в такой форме есть шанс выполнить задачу в срок, качественно и быстро!
По сути, эти правила – и есть принципы бережливого производства, только для офисных сотрудников, которые производят документы, мысли и идеи.
Также очень рекомендую посмотреть видео Максима Дорофеева «Джедайская техника 2.0», в котором автор очень доходчиво рассказывает и показывает, как бороться с прокрастинацией, повышать личную эффективность и понижать личный и производственный уровень стресса.
- Американські спонсори російського тероризму Володимир Горковенко вчора о 23:52
- Китайські електрокари та регуляторна політика ЄС: чи є шанс у Європи вийти з кризи? Олексій Гнатенко вчора о 12:47
- Перший президент США, який вступить на посаду із судимістю Світлана Приймак 10.01.2025 17:36
- Советы по обжалованию штрафов за отсутствие военного документа Віра Тарасенко 10.01.2025 17:16
- Три покарання за одне порушення – це абсурд. Маємо залишити одне адекватне Галина Янченко 10.01.2025 16:03
- Колективний договір як гарант трудових прав: практика, виклики, і закордонний досвід Дмитро Зенкін 10.01.2025 15:18
- Фактична перевірка податковою і місце її проведення Леся Дубчак 10.01.2025 13:57
- Про пенсії і справедливість… Андрій Павловський 10.01.2025 12:44
- 50% піратських сервісів – російські. Яку загрозу це становить для українців? В’ячеслав Мієнко 10.01.2025 10:00
- Нові правила ліцензування у 2025 році: що зміниться для бізнесу? Юлія Мороз 10.01.2025 09:49
- Як ірландський досвід (не)резонує українську драму Ірина Голіздра 09.01.2025 16:38
- Опіка над майном безвісно відсутніх осіб: як законодавчі зміни змінюють реальність? Світлана Приймак 09.01.2025 14:21
- Інновація у збереженні енергії в епоху ВДЕ Олексій Гнатенко 09.01.2025 11:37
- Міжнародна енергетична співпраця: виклики, можливості та юридичні аспекти Ростислав Никітенко 09.01.2025 11:36
- Як змінити систему, що закриває очі на насильство? Механізм захисту дітей у закладах Микола Литвиненко 08.01.2025 16:43
-
"Це будуть великі гроші". Шмигаль пояснив, чому не можна зупинити транзит нафти з РФ
Бізнес 21818
-
Таки вся Одеса за це пересварилась. Що одесити думають про деколонізацію
5682
-
Після дронів. Яка зброя може переламати ситуацію на фронті цього року
Думка 4539
-
Від волонтерства до бізнесу: як ветлікар став партнером Нової пошти у прифронтовому місті
Бізнес 4278
-
Біля берегів Німеччини втратив управління танкер із 99 000 тонн російської нафти
Бізнес 3452