Как работать меньше, но все успевать
Лекарство от прокрастинации.
«На когда это нужно?» – «На вчера!» - такая постановка задачи наверняка знакома каждому. Систематические авралы на работе, постоянное чувство усталости и разбитости от вала незавершенных дел подтачивают силы организма – причем не только психологически, но и на физическом уровне. Самые продвинутые из нас уже прочитали множество книг по организации личного времени, и пытаются упорядочить свой график по принципу квадрата «важное – срочное». Но даже и этот правильный и простой инструмент не всегда помогает. Почему и что делать?
Почему? Ответ на этот вопрос – противное слово «прокрастинация». Только редких из нас не затрагивает этот страшный вирус. Причем он настигает ни в чем не повинного менеджера как при решении сложных и непонятных задач, так и мелких. Осознать это – уже половина успеха. Как развивается болезнь? Например, сотрудник, записав со слов уставшего и раздраженного руководителя что-то про бюджет, стесняется спросить, что, когда, и в каком виде надо сделать. Придя на свое рабочее место, отвлекается на звонок телефона, письмо, вопрос коллеги. Через час вспоминает, что была непонятная задача «бюджет» - и начинаются попытки вспомнить, что же говорил начальник или что делали в прошлом месяце/квартале, не было ли каких-нибудь изменений в форме за этот период… и т.д. В голове сумбур – это верный предвестник того, что надо покурить или попить чаю. Время идет – ничего не делается – напряжение растет. В итоге потеряна куча времени, задача выполнена «на авось», и следующий день мы тратим на переделывание и дорабатывание. Остальные задачи – ждут.
В случае с небольшой задачей часто включается наш «студенческий синдром»: если задачу я могу сделать за 5 минут, то я начну ее делать за 5 минут до срока. Таким образом, мы сами себя подставляем под риски невыполнения сроков.
Что делать?
1. Крупные задачи необходимо делить на мелкие шаги. Таким образом все, что от вас нужно прямо сейчас - определите первый шаг и сделать его. Как разбить задачу на шаги? Если я чего-то не понимаю, то я начинаю рисовать в голове картину, как бы это могло выглядеть в идеале, затем продумываю разницу между тем, что сейчас и затем записываю все мысли о том, что надо сделать в виде мелких задач. Помогает!
2. Выполнение одной задачи должно укладываться в 30 минут. Все, что больше, - надо делить на части. Доказано, что человек может работать с максимальной концентрацией не более 30 минут, дальше следует переключиться или сделать перерыв.
3. Чтобы иметь возможность работать хоть 30 минут подряд, необходимо
отключить все всплывающие подсказки на компьютере и включить беззвучный режим на телефоне. Не брать трубку при входящем звонке (если это не руководитель или другой экстренно важный абонент). Вы заняты! За 30 минут ничего не произойдет – потом сразу перезвоните.
4. Важно то, КАК мы формулируем задачу в ежедневниках! Начните с глагола действия – «проверить», «обновить», «консолидировать» и т.д. Затем укажите объект действия и максимально уточните: «оперативный бюджет на июнь 2016 года по предприятию». В конце - срок: «к 09:00 завтра». Только в такой форме есть шанс выполнить задачу в срок, качественно и быстро!
По сути, эти правила – и есть принципы бережливого производства, только для офисных сотрудников, которые производят документы, мысли и идеи.
Также очень рекомендую посмотреть видео Максима Дорофеева «Джедайская техника 2.0», в котором автор очень доходчиво рассказывает и показывает, как бороться с прокрастинацией, повышать личную эффективность и понижать личный и производственный уровень стресса.
- Охорона спадкового майна безвісно відсутніх осіб: ключові правові нюанси Юлія Кабриль вчора о 15:45
- Як встановити цифрові правила в сім’ї та навчити дитину керувати гаджетами Олександр Висоцький вчора о 11:22
- Тиха енергетична анексія: як "дешеві" кредити дають іноземцям контроль над генерацією Ростислав Никітенко вчора о 10:15
- Свідомість, простір-час і ШІ: що змінила Нобелівка-2025 Олег Устименко вчора о 10:06
- Як мислити не про грант, а про розвиток: 5 стратегічних запитань до проєкту Олександра Смілянець вчора о 09:56
- Бібліотека в кожній школі: чому британська ініціатива важлива для майбутнього Віктор Круглов вчора о 09:52
- Українська національна велика мовна модель – шанс для цифрового суверенітету Світлана Сидоренко вчора о 03:31
- Від символу до суб’єкта: як Україні вибудувати сильний голос у світі Ольга Дьякова 12.10.2025 11:02
- Як ШІ трансформує грантрайтинг – і чи професійні грантрайтери ще нам потрібні Олександра Смілянець 12.10.2025 06:21
- Як розвинути емоційну стійкість і відновлюватися після життєвих ударів Олександр Скнар 11.10.2025 19:58
- Як скасувати незаконний розшук ТЦК через суд: алгоритм дій та приклади рішень Павло Васильєв 11.10.2025 14:53
- Як грантрайтинг змінює жіноче підприємництво в Україні і чому цьому варто вчитись Олександра Смілянець 11.10.2025 09:57
- Мовчання – не золото. Як правильна комунікація може врятувати репутацію у кризу Вікторія Мартинюк 09.10.2025 16:58
- Як зрозуміти, чи ваш ІТ-продукт росте правильно: ключові метрики, які бачать інвестори Анна Одринська 09.10.2025 15:50
- Працюй на ОПК без військового квитка – Рада ухвалила закон про тимчасове бронювання Галина Янченко 09.10.2025 15:43
- Помилки у фінансовій звітності: погляд аудитора 207
- Роздуми щодо законопроєкту № 13628 118
- Як скасувати незаконний розшук ТЦК через суд: алгоритм дій та приклади рішень 117
- Чому Україні потрібні іноземні працівники: виклики ринку праці та стратегії бізнесу 90
- Як власникам бізнесу оптимізувати податки та мінімізувати штрафи у період війни в Україні 76
-
Як зрозуміти, що час змінювати роботу – і не зробити фатальну помилку
Життя 12478
-
"Багаж – це не право людини". У WizzAir виступили проти скасування плати за ручну поклажу
Бізнес 9324
-
Чи має значення вік у коханні: результати опитування серед українців
Життя 8471
-
Найдорожчі стартапи у світі, створені українцями: 10 історій успіху
Життя 2535
-
Як навчитися говорити "ні": чому це важко і як встановлювати особисті кордони без почуття провини
Життя 1663