Масштабируй свой бизнес: как успешно систематизировать компанию

Когда вы отводите взгляд от проекта, он останавливается или рушится. Когда вы добавляете проекты, службы и уровни управления, все равно чувствуете, что вручную их контролируете?

Вы владелец бизнеса, а рабочий день дольше, чем у нанятых сотрудников? Работаете около 60 часов вместо 40? Доход ключевых сотрудников равен вашему, и они требуют надбавки?  У вас есть небольшая команда и, возможно, даже собственный офис? Вам кажется, что еще немного и вы наладите систему работы компании, передадите административные дела?

Но что-то не так. Когда вы отводите взгляд от проекта, он останавливается или рушится. Когда вы добавляете проекты, службы и уровни управления, все равно чувствуете, что вручную их контролируете? Все это создает ощущение того, что вы являетесь одним трудягой в коллективе, а сотрудники сидят на плечах. По мере того, как компания масштабируется, груз на спине просто продолжает расти и расти.

Большинство владельцев бизнеса устали от ручного управления делом. Хочется наладить систему, в которой все будет работать слаженно. Но для этого вы, человек создавший бизнес, должен знать, что передав административные функции директору - все будет идти гладко. 

В компании должны существовать системы, позволяющие другим выполнять задачи самостоятельно, следуя документированным процедурам.

Это то, что мы называем систематизацией, длинное слово, которое означает переход от управления одним человеком к созданию хорошо организованной системы управления бизнесом, которая может работать и масштабироваться сама по себе.

Почему нужно систематизировать бизнес?

Систематизация - это процесс создания стандартных рабочих процедур или документов, специально предназначенных для вашей компании, для обеспечения бесперебойной работы, упорядоченности и производительности. 

Вы можете воспользоваться сильными сторонами своего бизнеса и найти непрерывный успех, копируя те процедуры, которые работают лучше всего.

Назову несколько позитивных вещей, что вы получите систематизируя компанию:

Синхронизируете бизнес-процессы

Задокументируете пошаговую процедуру для достижения поставленных целей и выравнивания различных аспектов вашей работы для создания легкого потока. Поскольку каждый аспект вашего бизнеса способствует общему успеху, вы можете создать своего рода часовую взаимосвязь между различными компонентами, а затем контролировать производительность каждого элемента.

Получите контроль качества

Систематизация обеспечивает качество и последовательность вашего бизнеса, так как ваши установленные процедуры создают рутину для сотрудников для тиражирования одного и того же качественного сервиса путем тиражирования одних и тех же действий. Вам не нужно будет беспокоиться о снижении качества предоставления услуг, что приводит к неудовлетворенности клиентов.

Поможете сотрудникам

Поначалу кажется, что систематизация превращает ваш персонал на зубья в часовом механизме, но на самом деле все наоборот. Когда все сделано правильно, системность распределяет власть среди ваших сотрудников, так как она показывает им, что делать и как это делать правильно, без того, чтобы менеджер выполнял все свои действия или подписывался на каждую задачу. Это избавляет их от необходимости задавать вопросы, которые заставляют их выглядеть и чувствовать себя некомпетентными, и не позволяет им полагаться на неопределенности для принятия решений. Когда сотрудники выполняют документированные процедуры с течением времени, они знакомятся с ними, и их навыки оттачиваются, делая их экспертами на работе.

Как систематизировать бизнес и достичь успеха

Систематизация означает, как вы предполагали, создание и описание систем управления, которые работают. Этот процесс объединяет действия, которые вы выполняете для достижения успеха процесса от начала и до конца.

Вот как это сделать:

1. Описать существующие подразделения

Этот процесс заключается не в демонтаже и повторной сборке вашего бизнеса, а в том, чтобы как старые, так и новые процедуры заставить работать как можно лучше, в обязательном порядке. 

Начните, составив список всех ваших структурных подразделений. Пройдите через свой список и задайте себе эти вопросы для каждого элемента: “Почему это подразделение было создано? Какие проблемы в нем решаются?”. Чтобы организационная структура компании была эффективной, каждое отделение должно решать проблему, иначе оно не имеет значения. Когда каждое отделение решает РАЗНЫЕ вопросы, вы обязательно должны получать положительные результаты.

2. Определите повторяющиеся задачи и лучший способ выполнить их

Каковы задачи, которые вы и ваши сотрудники выполняете для выполнения каждого вида работы? Прежде чем вы пройдете этот процесс, я бы поспорила, что некоторые из вас даже не знают о сетке коммуникации, которая держит все процессы вместе.

Чтобы сложить четкую картинку обо всех этих деталях, поручите своим сотрудникам вести учет своих ежедневных индивидуальных и групповых действий примерно на неделю. В конце этого периода их записи дадут вам четкое представление о том, что каждый сотрудник выполняет.

Изучите записи об их действиях, чтобы определить нерелевантные и повторяющиеся задачи и затем определите задачи, которые лучше выполнять индивидуально или в группе. Вы ведь не хотите, чтобы два или более сотрудника делали то же самое или тратили время на процедуры, которые вы можете обойти? Группируйте похожие задачи вместе и назначьте конкретных сотрудников для их обработки.

3. Создайте последовательность

Это может показаться основным, но иногда, сотрудники жонглируют процессами, не понимая, какое влияние оно оказывает на конечный результат. Работа без организованного потока процедур - создает беспорядок в вашей компании и затрудняет работу.

Определите основные задачи, которые необходимо выполнить перед вторичными, для достижения хороших результатов. Важно отметить, что для того, чтобы вещи были совершенными, каждая задача имеет значение. Первичные задачи должны быть выполнены надлежащим образом, в противном случае они будут влиять на качество вторичных из-за их шаткого основания.

Кто должен делать то, что первым? Например, сотрудник, ответственный за ввод данных, должен делать это точно, чтобы работник, отвечающий за анализ данных, мог делать это эффективно, без какого-либо смешения. Если в записи есть ошибка, анализ будет неточным.

4. Документируйте

Теперь, когда вы знаете все подразделения отвечающие на разные вопросы, устраняете повторяющиеся задачи и определяете последовательность, вам нужно все записать в письменной форме.

Идея состоит в том, чтобы дать своим сотрудникам пошаговое руководство о том, что делать и как это сделать, в ваше отсутствие. 

5. Проверяйте выполненную работу

Попробуйте работает ли система построенная выше, назначив задания для сотрудников несколько раз. Контролируйте их прогресс по мере их работы. Если, в конце концов, результаты, достигнутые на разных испытаниях, не совпадают, это означает, что они не получили некоторые детали, и из вашего наблюдения. Вы можете определить, откуда возникла путаница. Переходите к процедурам с ними снова и направляйте их через шаги, пока они не смогут его совершенствовать.

Вы хотите систематизировать и масштабировать свой бизнес?

Когда дело доходит до больших вопросов о том, как масштабировать свой бизнес, систематизация имеет много ответов. Вы можете обращаться в надежные консалтинговые компании за помощью. Это в конечном итоге позволяет вам избавиться от каждого не налаженного процесса, протекающего в вашем бизнесе.

Если вы решите пойти по этому пути, есть много инструментов, которые помогут вам систематизировать. Они начинаются с ручки и пачки бумаги и наращивают ресурсы, подобные тем, которые предлагает моя компания, которая специализируется на том, чтобы помочь владельцам бизнеса создавать эффективные системы управления.

Посмотрите, как вы можете применить принципы, перечисленные выше, чтобы дать вашему бизнесу более организованную структуру, устранить все эти изломы, удовлетворить ваших клиентов и создать условия для роста компании.