Как наладить эффективную работу финансового отделения в бизнесе?

Руководитель финансового отделения - это человек, который имеет специальные знания в области бухгалтерии, умеет работать с бухгалтерскими программами.

В специфике нашей технологии, руководитель финансового отделения - это не классический бухгалтер. Задача бухгалтера - отразить все операции в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством страны, задача руководителя отделения финансов - защищать, учитывать и приумножать активы и резервы компании. Это делается посредством отслеживания и контроля каждой денежной частицы в компании, с момента, когда она поступает в компанию в качестве дохода, до момента, когда она уходит из организации в качестве расходов.

Задача руководителя отделения финансов - организовать работу таким образом, чтоб все данные были отражены и не вызывали ни капли сомнения как у руководства компании, так и у контролирующих органов. Современные программы и технологии позволяют полностью синхронизировать  различные базы бухгалтерских программ. 

В идеале работа финансового отделения должна быть поделена на 3 отдела - дохода, расхода, учета. Таким образом будет гораздо легче контролировать результаты. 

Отдел доходов должен:

1. Контролировать своевременное и в полном объеме поступление доходов компании.

2. Организовать сбор долгов, по согласованным рассрочкам.  

3. Вести кассы.

4.Искать наиболее оптимальный по времени и затратам (налоги, комиссии) способ получения доходов.

5. Вносить данные по плановым и фактическим доходам за неделю в файл “План/факт по доходам”.

6. Еженедельно отправлять владельцу отчет по доходам компании в формате графика, и если необходимо - разъяснение.

Отдел расходов должен:

1. Готовить данные для проведения финансового планирования. 

3. Осуществлять выплаты (наличными  и безналичным расчетом) по статьям расходов, утвержденных на финансовом планировании.

5. Своевременно и точно рассчитывать и выдавать зарплату персоналу .

6. Своевременно и точно рассчитывать и выплачивать дивиденды и резервы. Эти выплаты приоритетны.

7. Своевременно организовывать оплаты и взаиморасчеты с остальными филиалами.

Отдел учета должен:

1. Готовить и сдавать в контролирующие органы отчеты и другие финансовые документы по компании.

2. Организовывать инвентаризацию имущества. Минимум раз в квартал. Идеально раз в месяц. Для того, чтобы инвентаризации проходили гладко и быстро, нужно следовать определенным правилам: все приобретаемое имущество должно СРАЗУ в момент поступления вноситься в базу имущества(инвентарный номер присвоить и наклеить) и должен быть назначен ответственный за имущество, о всех перемещениях имущества и прочих событиях должно быть известно бухгалтерии - все что происходит, должно быть отмечено в базе и должна быть информация об этом, все имущество компании должно быть закреплено за сотрудниками - не должно быть имущества "без хозяина".

3. Вести в календаре компании так называемый календарь, где будут даты начала подготовки к сдаче отчетов и даты сдачи отчетов. Этот календарь - основа для планирования деятельности по сдаче отчетов.

Обратите внимание, взгляд начальника отдела учета направлен в прошлое: он отражает ту или иную хозяйственную операцию, которая уже произошла, он составляет отчеты за прошедший период и т.д. Руководитель же финансового отделения анализирует прошлое и смотрит в настоящее. Его задача - держать под контролем доходы и расходы, контролировать финансы с целью сохранности активов.

В работе финансового отделения все должно быть четко налажено, все понятно как для руководителя отделения, так и для руководства компании, которые могут провести инспекцию и получит полную информацию. Не должно быть никаких данных, которые не отражены в отчетах, выписках, официальных документах (т.е. не верим ни единому устному факту, все должно быть подтверждено документально). 

Успешные действия

Хочу поделится действиями, которые помогли наладить эффективную работу отделений финансов в 450 компаниях Украины:

1. Использование письменной коммуникации.

2. Своевременная подготовка данных для финансового планирования.

3. Ежедневное проведение ревизии кассы.

4. Составление плана оплат и согласование его с заказчиками. Идеально определить точные дни и часы, когда вы будете проводить оплаты наличными и безналично. Например, выплаты наличными проводяться в четверг с 12:00 до 14:00 и в понедельник с 10:00 по 12:00. Оплаты безналично в пятницу и во вторник с 10:00 до 11:00.

5. Своевременное оформление документов в соответствующие папки.

6. Обязательное сохранение файлов на сервер по единому четко установленному стандарту (в нашей компании названия всех документов такие ГОД-МЕСЯЦ-ДАТА НАЗВАНИЕ).

7. Сохранение архива бланков документов в электронном виде в папке на сервере.

9. Ведение файла Оплаты услуг в Google doc. Чтоб каждый сотрудник не бегал к Вам с вопросами: Когда оплатят по моей платежке? 

10. Составление и ведение файла План/факт по доходам и расходам. Успешно запрашивать данные на следующее полугодие за месяц до окончания текущего. Далее периодически обновлять данные и акцентировать на этом внимание других руководителей. Это позволяет анализировать плановое и текущее финансовое состояние компании.

11. В Google doc. отмечать файлы, с которыми постоянно работаешь, знаком «звездочка» (план/факт по доходам филиалов, отчеты по переданным материалам в филиалы, файлы по сверкам). Тогда их быстро можно найти в разделе «Помеченные». Также успешно ежедневно просматривать эту папку чтобы видеть какие данные изменились и оперативно быть в курсе событий.

Как вести оценку работы отделения финансов? 

Наверное проще всего и нагляднее будет оценивать работу по графику статистики.  Главной статистикой и оценкой эффективности руководителя отделения является стоимость активов с учетом износа 

В статистику включают общую стоимость денег на счетах и в кассе компании, общую стоимость основных средств компании с учетом износа, складские остатки. Чтобы посчитать стоимость основных средств, они должны быть правильно учтены и переданы в эксплуатацию ответственным лицам, назначены нормы амортизации и произведен расчет стоимости с учетом износа. Обратите внимание на то, что в эту статистику не включается сумма дебиторской задолженности.

Также необходимо вести статистику по просроченной кредиторской задолженности (перевернутая)

Это сумма неоплаченных вовремя счетов и любых других обязательств компании на конец отчетной недели (оказанные услуги, предоставленные материальные ценности, заработная плата, оплаты по кредитам и другим обязательствам). Статистика перевернутая, то есть, признаком эффективной работы руководителя будет ноль на графике. 

Выводы

В отделении финансов есть прописанный план по доходу и расходу. Выполнение этих планов достигается путем строгого контроля по сбору дебиторской задолженности; оплаты расходов, строго по принципу Финансового Планирования, регулярных координаций с отделом продаж по получению дохода. Компания должна иметь высокую кредитоспособность, и это обеспечивает финансовое отделение.

В конечном итоге именно финансовое отделение несет ответственность за жизнеспособность организации в том, что касается финансов.

Деятельность отделения, по существу,  заключается в обеспечении компании материальными ценностями и денежными средствами, без которых производство становится практически невозможным.

Таким образом качество работы финансового отделения напрямую связано с процветанием компании и потенциалом ее выживания. Это одна из тех жизненно важных областей в компании, которую руководитель не может игнорировать.