Гроші вислизають крізь пальці: як знайти приховані втрати і перетворити їх на прибуток

Багато власників бізнесу переконані: якщо бухгалтерія під контролем, то прихованих витрат у них немає. Але правда в тому, що ці витрати – зовсім не те, що фіксує ваш бухгалтер.

Приховані витрати – це невидимі ресурси, які щодня витікають із бізнесу. Вони не лежать на поверхні й тому часто не враховуються, але їхній вплив відчутний: збільшення собівартості, зниження прибутковості, проблеми з комунікацією, ризики для розвитку.

Такі витрати ховаються у звичних процесах, які ви звикли сприймати як "норму". Це може бути зайвий запас матеріалів, перевиробництво, час очікування між етапами роботи чи, навіть, зайві дії ваших працівників. Їх не видно без ретельного аналізу, і саме тому вони небезпечні і продовжують "з'їдати" ваші ресурси.

Суттєву частину таких втрат становлять надмірні запаси. Це будь-які матеріали, сировина або товари, які не використовуються вчасно. Часто їх закуповують "про запас", не маючи реальної потреби. Але запаси — це не лише про фізичні об’єкти. Наприклад, закладений додатковий час на виконання рутинних задач через різницю в кваліфікації працівників теж є запасом, який забирає гроші. Так само і з інформацією: дані, які ви збираєте, але не використовуєте, створюють зайве навантаження і витрати на збір, обробку, аналітику та зберігання такої інформації. Іноді вони засмічують робочий простір настільки сильно, що легше знайти та обробити цю інформацію заново, чим шукати її в каталозі чи базі даних на сервері.

Ще одним прикладом прихованих втрат є перевиробництво — виготовлення продукції або підготовка послуг раніше, ніж потрібно, або більше, ніж потрібно. Це типова ситуація, коли товар створюється "на всякий випадок", без замовлення, а потім лежить на складі в очікуванні свого покупця. Такий вид витрат є найбільш суттєвим, тому що зазвичай він провокує появу інших видів втрат.

У адміністративних офісних працівників до перевиробництва відноситься підготовка звітів, яких ніхто не читає, або дублювання однієї і тієї ж інформації в різних відділах. А ще згадайте ту саму ситуацію, коли ну дуже термінова аналітика, яка виконувалась підлеглим понаднормовий час, не виявилась такою потрібно і терміновою, в момент коли вже була виконана. Але заробітну плату ж треба заплатити працівнику за виконану роботу.

Не менш значними є втрати, пов’язані з браком і дефектами. Дефекти, які потребують переробки, недосконалий продукт, який не можна використовувати за призначенням, або помилки в роботі з клієнтами, які створюють додаткові витрати. Сюди ж можна віднести неправильний підбір працівників для роботи, некоректно поставлені завдання підлеглим, нечітко сформульовані розпорядження, чи документи, які доводиться виправляти кілька разів.

Важливе місце серед прихованих витрат займають очікування. Це прогалини між етапами роботи: затримки у підписанні договорів, простої через нерозуміння наступних кроків, потреба отримати погодження, багаторівневі погодження, потреба отримати інструкцію як діяти далі, узгодження наступних кроків. Подібні паузи збільшують час виконання завдань і підвищують собівартість процесів.

Іноді втрати виникають через зайві рухи. Це ті рухи, які потрібно здійснити, щоб дотягтися до інвентаря, пошукати інструмент в коробці інструментів, запитати в колеги, де поклали ту чи іншу річ, сходити в сусіднє приміщення за матеріалами або щоб почути напрямок пошуку. Зайві рухи суттєво уповільнюють роботу. І пов’язані вони зазвичай з погано організованими робочими місцями, в результаті чого здійснюється тривалий пошук потрібної інформації чи інструментів, з непродуманими маршрутами переміщення матеріалів або документів.

Втрати від транспортування характеризуються переміщенням матеріалів, продукції, документів чи навіть інформації, яке не додає цінності вашому продукту або послузі, але збільшує витрати ресурсів, коштів, часу на таке переміщення. Наприклад, зайві перевезення між складами, часті й необґрунтовані переміщення товарів, або навіть доставка паперових документів між офісами — усе це подовжує ланцюг створення цінності, не підвищуючи її. Аналогічно, розрізнене зберігання інформації ускладнює її пошук і доступ, що створює "транспортувальні" затримки всередині компанії. Компактне розташування відділів, оптимізація логістики та впровадження цифрових рішень можуть значно скоротити ці втрати. 

Ще один вид втрат — зайва (надмірна) обробка. Це виконання непотрібних додаткових дій щодо продукту чи послуги, на які не було запиту від клієнта. З точки зору споживача такі дії не несуть додаткової цінності. До них можна віднести вдосконалення продукту, якого клієнт не потребує, повторну перевірку там, де її можна уникнути.

Окремої уваги потребує нереалізований потенціал працівників. На мій погляд, це найбільш цікавий і творчий вид втрат. Зазвичай він присутній в великій кількості там, де персонал використовується лише як "машина для роботи", без залучення до прийняття рішень. Думкою працівників не цікавляться, покращення та вдосконалення впроваджують не запитавши в працівника, що саме було б доречно покращити, де виникають вузькі місця в процесі. Зазвичай такі компанії характеризуються швидкоплинністю кадрів, або скаржаться на відсутність ініціативності персоналу. Наприклад, недооцінка професійних навичок або нерівномірний розподіл робочого навантаження може призводити до втрати ефективності бізнес-процесів.

Ну що ж, як виглядають ці втрати розібрались, але давайте приручим цього дракона. Нехай вони працюють не проти нас, а з нами. Є дуже простий інструмент пошуку таких витрат в бізнесі. Щоб знайти такі витрати, варто розкласти кожен процес на етапи та проаналізувати, чи створює кожен із них цінність для клієнта. Виявлені "зайві" кроки можна скоротити або оптимізувати, що дозволить знизити собівартість і підвищити прибутковість.

Один із моїх клієнтів зіткнувся з проблемою, коли процес підписання договору займав близько тижня. Це затримувало старт роботи, накопичувало запаси й вимагало додаткового часу від працівників на постійну комунікацію та уточнення. Іноді до підписання договорів не доходило, бо клієнта перехоплювали інші постачальники. Після оптимізації процес скоротився до одного дня, що дозволило зменшити собівартість процесу, збільшити швидкість обігу коштів і знизити ризики відмов в черзі.

Отож, приховані витрати — це ваші невидимі ресурси. Виявивши й усунувши їх, ви можете суттєво підвищити ефективність бізнесу. Це не лише про гроші, які ви перестанете втрачати, а й про можливості, які відкриються перед вашим бізнесом.

P.S. Цікаво, якби усі такі види витрат виносились в окрему статтю, чи цікаво було б керівникам та власникам дивитися в звіт P&L і аналізувати ефективність бізнесу? Хм, питання риторичне.