У чому цінність договору для бізнесу?

Договір - це не тільки про права та обов'язки. Договір допомагає знайти спільну мову, оптимізувати процеси та краще управляти ризиками

Якось почув від одного молодого бізнесмена фразу в тому дусі, що «ми вже домовилися,  залишилася дрібниця - щоби юристи договір написали».

В принципі, це може бути справедливим, якщо угода укладається за типовим договором. Якщо ж угода нетипова (а саме так вона виглядала в тому випадку), то підготовка якісного договору навряд чи буде «дрібницею». Принаймні, якщо ви хочете отримати максимально корисний для вашого бізнесу договір.

Отже, в чому є користь та цінність якісного договору? Якісний договір дає бізнесу наступну цінність:

1) Реальність домовленості. Фіксує домовленість такою, якою сторони її досягли, а не такою, якою кожна зі сторін собі її уявляє або пам’ятає. Текст договору заземляє сторони і допомагає їм триматися в реальності.

2) Порозуміння сторін. Якісний договір забезпечує те, що сторони однаково розуміють домовленість.

3) Інструмент взаємодії сторін. Якісний договір містить чітко розписаний процес - алгоритм дій сторін, який приводить їх до бажаного результату. Якісний договір також зв’язує бізнес-процеси двох сторін в єдиний бізнес-процес.

4) Управління ризиками. Хороший договір завжди містить відповіді на питання: «Що, якщо щось піде не так?»

5) Визначеність кордонів. Хороший договір чітко визначає межі відповідальності кожної зі сторін за бажаний результат.

Зупинимося детальніше на кожному пункті:

1) Реальність домовленості

Кожен письмовий договір - це меморандум, запис для пам’яті. Перша функція договору – зафіксувати для пам’яті домовленість сторін такою, якою вона є в момент цієї домовленості.

Людська психологія завжди грає з нами жарти. Кожен, хто має досвід усних домовленостей в бізнесі чи в приватному житті, знає, що з часом люди природно забувають, або несвідомо перекручують як сказане, так і почуте. Навіть на наступний день людина може вже по-іншому переказувати деталі вчорашньої розмови. Що вже казати про розмову, яка сталася рік тому чи більше.

Викладення проговореного у письмовій формі допомагає зафіксувати домовленість і допомогти пам’яті сторін через місяць, рік, два – коли це буде потрібно. Меморандум, протокол, аудіозапис з наступною розшифровкою, «понятійка» - в принципі, будь-яке письмове вираження домовленості є кращим, ніж його відсутність.

Більше того - кожен, хто пробував записувати свої думки на папері, знає, що на папері вони виглядають інакше, ніж щойно відчувалися в голові. Тому перша серйозна правка договору часто відбувається ще до того, як проект відсилається іншій стороні.

Насамкінець зазначу, що це корисно як для кожної сторони самостійно – «що там у нас в договорі?», так і для вирішення можливих суперечок. Хорошим тоном є передача спору на вирішення неупередженій третій стороні. Але як третя сторона зрозуміє, про що була початкова домовленість? Тільки зі слів «мовчазного свідка» - тексту договору, написаного на папері.

2) Порозуміння сторін

Кожен договір – це словник спільної мови двох сторін.

Кожна людина розмовляє однаковими словами, але при цьому наповнює їх своїм змістом. У щоденних, побутових стосунках більшість непорозумінь з’ясовується швидко і здебільшого є предметом для жартів. У бізнесі просте непорозуміння може коштувати суттєвих втрат.

Саме тому добрий юрист завжди уточнить у свого клієнта, що мається на увазі під важливими поняттями договору. Що таке «негайна» або «своєчасна» оплата?» - скільки це у днях? Що таке «бездоганної якості»? - Як цю якість можна оцінити, довести або спростувати? Чи є якісь загальновизнані стандарти чи практики, на які можна послатися в договорі? «10 днів» - це робочих чи календарних?

Окреме питання – для обох сторін - «що для вас найважливіше в цьому договорі?». Для когось – гарантований обсяг постачання, для когось – строки. Для когось – навпаки, гнучкість співпраці та можливість легко вийти з договору з мінімальними штрафами. У кожного своє, і саме це – важливе - має бути визначеним у договорі.

Ще більш окрема історія – договори міжнародні, коли обидві сторони не тільки розмовляють буквально різними мовами, а живуть в двох різних правових реальностях. Тут договір стає ще важливішим, оскільки допомагає висвітлити ті питання, які «і так зрозумілі» для кожної зі сторін.

3) Робочий інструмент взаємодії сторін

Хороший договір містить в собі добре прописаний і продуманий процес взаємодії сторін. Хто робить перший крок (замовлення), як цей крок має виглядати, що відбувається, якщо цей крок не робиться, які варіанти реакції другої сторони (прийняття/відмова/корекція тощо), в якій формі ця реакція має проявлятися, в який строк, яким каналом має проходити комунікація тощо.

Як бізнес-процес починається, проходить, і як закінчується. Добрий юрист пройде по кожній стадії виконання договору зі своїм клієнтом, як по дитячій грі з квадратиками, щоби переконатися, що процес технічно зрозумілий та доступний клієнту, його операційному підрозділу та всім залученим сторонам.

В ідеалі бажано пройти такий самий шлях і для іншої сторони.

«Тут написана поставка протягом 3 днів – ви реально здатні зробити цю поставку»? «Чи здатні ви дати таку якість?» «Тут написано здійснити оплату протягом Х днів» - ваші фінансисти готові до цього? «Тут написано, що ваші працівники повинні мати такі-то сертифікати кваліфікації» - чи вони у вас в наявності? І так далі, залежно від кожного договору.

В ідеалі, договір має виконувати функцію безшовної змички бізнес-процесів сторін. Гроші, товари, послуги, ресурси, інформація мають рухатися (і обліковуватися) між сторонами в найбільш ефективний спосіб для максимізації віддачі від договору. Якщо навіть кожна зі сторін має ідеальні процеси всередині, погано прописаний договір змушуватиме сторони зупинятися, передомовлюватися, уточнювати, перераховувати, переробляти – і зрештою зведе всю внутрішню операційну досконалість нанівець.

4) Управління ризиками

Договір - це інструмент управління ризиками. Кожен добрий юрист завжди запитає свого клієнта: «а що, якщо щось піде не так?» «Що, якщо ви не зможете поставити весь обсяг протягом вказаного строку?» «Що, якщо інша сторона не зможе оплатити поставку?» «Що, якщо інша сторона відмовиться передавати актив?» - «Які будуть ваші дії?».

Очевидно, що це розмова не тільки про штрафи та відповідальність. Якщо виробничий процес передбачає безперервну поставку сировини, стягнення штрафів з винуватця через півтори роки – не найкраще рішення проблеми. Можливо, варто укласти резервний договір з альтернативним постачальником?

Більше того, чи є впевненість в тому, що інша сторона буде здатна сплатити цей штраф? Наскільки ви особисто впевнені в контрагенті? Наскільки ви впевнені в його матеріальному стані? Яка у нього історія виконання своїх зобов’язань?

Навіть якщо обидві сторони максимально добросовісно виконуватимуть свої обов’язки, щось може піти не так не з їх вини. В Україні ми це особливо яскраво відчуваємо протягом останніх років. Що робити сторонам у такому випадку? Чи може сторона відмовитися від договору без сплати штрафів? У яких випадках? Це все може бути продумано, проговорено, прописано ще на етапі підписання договору.

Сюди ж ідуть гарантії, застави, ескроу рахунки, аккредитиви, передплати та інші механізми управління чи розподілу ризиків між сторонами.

І так, часто саме на цьому етапі може статися відмова від підписання контракту. Або підписання - з кращим усвідомленням – і готовністю – до ризиків, які бере на себе бізнесмен.

5) Визначеність кордонів

Хороший договір чітко визначає межі відповідальності кожної зі сторін за бажаний результат.

Права та обов’язки мають чітко накладатися на бізнес-процес, погоджений сторонами, щоби у кожної дії чи події був власник – відповідальна сторона.

«Постачальник зобов’язаний поставити товар, а Замовник зобов’язаний прийняти товар». Здавалося б, усе зрозуміло. Але хвилиночку - хто ж замовляє доставку, за чий рахунок, коли переходять ризики втрати товару?

Сфери відповідальності (обов’язків) сторін мають бути чітко прописані і змикатися в одній точці – щоби не було ні провалів, коли неясно, хто відповідає за певну дію, ні перехльостів, коли обидві сторони відповідають за одну й ту саму частину договору.

Це закільцьований процес, оскільки прояснення прав та обов’язків часто повертає нас до уточнення процесу виконання договору та до переоцінки ризиків та способів їх мінімізації. Тому навіть при внутрішньому обговоренні договору він може пройти більше одного кола обговорень, і це нормально.

Насамкінець, декілька важливих зауважень.

Договір може бути або «дрібничкою», або корисним інструментом в роботі бізнесу – залежно від бажання самого бізнесмена.

Очевидно, що не кожен договір потребує ретельної зборки і розборки. Інвестиції в договір мають бути пропорційні його значимості для бізнесу. Ідеться, очевидно, не лише про розмір і суми втрат, але й про нематеріальні ризики, наприклад, репутаційні.

Підготовка договору – це командна робота. Вона потребує не лише юриста, але й участі профільних співробітників бізнесу – і так, на жаль, навіть участі найголовнішої Особи, Яка Приймає Рішення. Тут так само – рівень залученості має бути пропорційним ризикам та важливості договору.

Далеко не всі питання, які вирішуються/обговорюються під час підготовки договору, мають бути прописані в договорі. Але вони мають бути продумані чи проговорені всередині команди – для комфорту самої команди протягом виконання договору.

У результаті такої роботи буде створено документ, який створить найбільший комфорт як з юридичного боку (права та обов’язки), так і з технічного/операційного, і з фінансового боку.

Договір, який не заважатиме робити бізнес - як часом скаржаться бізнесмени - а допомагатиме його робити.