Купівля ТМЦ у закордонному відрядженні

Чи може працівник придбавати за кордоном товари для підприємства за готівкову інвалюту або із застосуванням ПК?

Придбання за готівкову інвалюту

Розглянемо типову ситуацію. Працівник підприємства під час закордонного відрядження на виставці придбав для підприємства зразки товарів. Повернувшись із відрядження, він подав до бухгалтерії документи, що підтверджують його витрати. Чи може підприємство оприбуткувати ці зразки та відшкодувати працівнику витрати на их придбання?

Протестуємо таку купівлю на предмет порушення норм валютного законодавства.

Що являє собою придбання товарів (робіт, послуг) за плату? Це поточна торговельна операція за ЗЕД-договором (ст. 1 Закону № 959; п. 4, 5 Положення № 2). А розрахунки за такими операціями повинні проводитися тільки через банки (п. 31 Положення № 2, п. 16 Положення № 5). Значить, як раніше, під час дії Декрету № 15-93, так і зараз, придбавати товари (роботи, послуги) за готівкову інвалюту в закордонному відрядженні не можна – це порушення валютного законодавства. Виняток зроблено тільки для оплати експлуатаційних витрат з обслуговування транспорту за кордоном у рамках виконання експортного ЗЕД-контракту (п. 43 Положення № 2, п. 16 Положення № 5).

Придбання з використанням платіжної картки

Припустимо, працівник купив зразки товарів на закордонній виставці, використавши для їх оплати особисту платіжну картку (далі – ОПК). Чи буде це порушенням валютного законодавства Так, оскільки така операція не вписується в загальні правила розрахунків між резидентами та нерезидентами за поточними торговельними операціями.

Тепер проаналізуємо, чи може працівник скористатися корпоративною платіжною карткою (далі – КПК).

Припустимо, що працівник розрахувався гривневою КПК (із можливістю розрахунків в інвалюті). Така операція теж уважається порушенням валютного законодавства. Згідно з п. 8.3 Інструкції № 492 юрособам і фізособам-підприємцям забороняється використовувати кошти з поточних рахунків із застосуванням КПК для розрахунків за ЗЕД-договорами.

Що ж стосується валютних КПК, то тут ситуація не така безнадійна. Усе залежить від суми операції. За загальним правилом використовувати валютні КПК для розрахунків за торговельними ЗЕД-договорами не дозволяється. Однак якщо сума платежу за одним договором протягом одного дня не перевищує незначний розмір, то операцію можна провести, не побоюючись наслідків за порушення валютного законодавства (п. 109 Положення № 5).

Цією новою можливістю (до 07.02.19 р. її не було) можна активно користуватися, адже дозволена сума не така вже мала. Правда, незрозуміло, чому подібні операції заборонені для гривневих КПК. Тим більше що операції незначного розміру взагалі виведено з-під валютного нагляду (п. 22 Положення № 5). Можливо, норми Інструкції № 492 згодом будуть узгоджені з нормами Положень № 2 і № 5.

Повернемося до нашої ситуації. Що робити, якщо працівник купив для підприємства за кордоном цінні зразки товарів із порушенням валютного законодавства і підприємство не проти поставити їх на облік.

Працівник оплатив купівлю зразків товарів за рахунок підзвітної суми (готівкова інвалюта або знята із КПК), значить, вартість покупки вважається зайво витраченою сумою. А така сума повинна бути повернута в касу підприємства в законодавчо встановлений строк. Інакше і підприємство, і працівника очікують неприємні наслідки.

Для працівника ця сума буде вважатися зайво витраченими підзвітними коштами, які доведеться включити до його оподатковуваного доходу й обкласти ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта та ВЗ (пп. 164.2.11, п. 164.5, пп. 170.9.1, пп. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПК). Підприємство в цьому випадку підпадає під штраф у розмірі 25 % неповерненої підзвітної суми згідно з п. 19 Положення № 148 та абзацом п'ятим ст. 1 Указу № 436.

Але й це ще не все. Заборгованість працівників підприємства за виданим в інвалюті авансом (у випадку її неповернення у встановлений строк) стягується з них у розмірі, еквівалентному потроєній сумі авансу, переліченій в гривні за курсом НБУ на дату погашення заборгованості. Стягнена сума направляється на погашення збитків підприємства від неповернення авансу, а залишок повинен перераховуватися до бюджету (ст. 3 Закону № 217).

Крім того, адміністративна відповідальність за валютні порушення посилена. Штраф на посадових осіб підприємства та підприємців за порушення вимог валютного законодавства становить від 17 000 до 51 000 грн. (ст. 162¹ КУпАП). Проведення недозволених розрахунків у відрядженні цілком уписується в цю загальну норму. Тому працівнику краще повернути перевитрату в касу. (От вам і ліберальне валютне регулювання на практиці!)

Якщо ви вирішили не прибуткувати привезені зразки і не карати працівника, то можна знайти спосіб компенсувати його витрати. Наприклад, можна розрахуватися із працівником шляхом збільшення добових (у межах максимуму, що не обкладається ПДФО) або видати йому премію чи матеріальну допомогу.

Якщо ж ви вирішили оприбуткувати привезені товари, то їх можна купити в працівника. Тоді ви виплатите працівнику узгоджену суму з урахуванням утриманого ПДФО, а працівник внесе в касу перевитрату за відрядженням у встановлений строк.