7 правил організації робочого часу бухгалтера
Сучасний світ бухгалтера — це світ дедлайнів, невідкладних задач, тонн важливої інформації та документації. Звичайний ритм роботи — це ритм термінових платежів, узгоджень договорів, підготовки звітності, роботи із податкової інспекцією та аудиторами. До ць
Сучасний світ бухгалтера — це світ дедлайнів, невідкладних задач, тонн важливої інформації та документації. Звичайний ритм роботи- це ритм термінових платежів, узгоджень договорів, підготовки звітності, роботи із податкової інспекцією та аудиторами. До цього ще потрібно додати постійну необхідність підвищувати кваліфікацію і щоденно відслідковувати зміни у законодавстві. Погодьтеся, що поточні та термінові справи іноді займає більше часу, аніж планувалось. Але, насправді, 8 нормованих годин робочого часу —це досить багато, протягом яких можна зробити більшість справ із запланованих.
Основа продуктивності та ефективного використання робочого часу — планування та організація — щоб цього досягти рекомендуємо використовувати техніки тайм-менеджменту. Наводимо основні правила, які можуть допомогти бухгалтерам не тільки бути більш організованими, але і більше часу виокремлювати на відпочинок.
Правило перше: розставляйте пріоритети. Це не тільки розподіл справ за тим, що має бути виконано в першу чергу, але і за тим, наскільки справи важливі. Можна розробити власну класифікацію - наприклад, найбільш термінові і важливі завдання відмічати цифрою 1, менш важливі — 2, щоденні і регулярні — 0 або 3. Шкала пріорітетності дозволить орієнтуватись наскільки завантаженим буде робочий день, та допоможе виокремити справи, що потребують найбільшої уваги саме зараз.
Класифікація пріоритетності задач, що запропонована відомим американським дослідником Стівеном Кові:
- Термінові і найважливіші — невідкладні завдання, які потребують вирішення негайно (відправити звіт в податкову, здати декларацію з ПДВ за 12 місяців, провести терміновий платіж чи підготувати термінові документи).
- Важливі, але не термінові — завдання, які необхідно зробити, але можна відкласти (розібратися зі змінами з податку на прибуток, обговорити з директором здачу звітів до податкової інспекції, заповнити бухгалтерський баланс за 2017 рік і інше). Тут важливо слідкувати за строками, щоб не проґавити час, коли задачі перемістяться в категорію “термінові і важливі”; краще заздалегідь запланувати додатковий час на їх виконання.
- Термінові, але не важливі — завдання, які потребують уваги тут і зараз, але не є першочерговими (відповісти на email, поговорити по телефону, виконати рутинні справи).
- Не термінові і не важливі — завдання, які можна сміливо викреслювати зі списку нагальних справ і відкласти до часів менш завантажених.
Друге правило підкріплює перше: занотовуйте в органайзер чи планер всі справи. Візуалізація допоможе запам’ятати задачі та слугуватиме постійним нагадуванням. Процедура планування займає менше ніж 20 хвилин, але в кілька разів підвищує продуктивність.
Третє правило: більше користуйтесь здобутками інформаційних технологій. Дозвольте бухгалтерським програмам робити частину роботи за Вас. У більшості програмних продуктів є автоматизовані операції, які не треба виконувати вручну. Так само із формуванням звітності: у бухгалтерських програмах є шаблони форм та видів звітів, які готуються для друку всього за кілька натискань без довгого введення даних. Слідування правилу допоможе раціоналізувати використання часу та спростить роботу бухгалтера.
Четверте правило, яке дотично третьому, — використовуйте збережений час на відпочинок. Якщо Вам вдалось зберегти 15-20 хвилин завдяки роботі бухгалтерської програми, не поспішайте відразу хапатись за інше завдання. Робіть короткочасні перерви: відпочиньте, зробіть обідню перерву, відволічіться від комп’ютера, щоб дати перепочинок очам. Чергування виконання робочих задач і короткострокових перерв не тільки нормалізує робочий ритм, але і підвищить продуктивність виконання наступних задач.
П’яте правило, яким часто нехтують, — дотримуйтесь порядку на робочому місці. Напрацюйте корисну звичку виділяти 10-15 хвилин в день на наведення порядку: зберігайте на робочому місці лише необхідні папери, а файли в комп'ютері зберігайте в упорядкованих папках. Ця звичка заощадить час, який часто витрачається на пошук необхідного документа чи запису.
Шостим правилом є мінімізація шкоди “поглиначів часу”. Якщо це не час перерви, то не відволікайтесь на пусті справи — щодесять хвилин оновити стрічку Facebook чи відповісти на сотню неробочих питань від колеги. Сміливо говоріть “ні”, якщо відчуваєте, що за кожною позитивною відповіддю стоїть марнування часу. Ставте на перше місце пріоритетні завдання своєї компетенції та не витрачайте час на тих, хто любить побайдикувати та перекинути частину своєї роботи на інших.
Сьоме правило: знайдіть собі мотивацію. Ніщо так не стимулює працювати краще і продуктивніше, як заохочення у вигляді вільного вечора в колі з рідними, спокійні вихідні без думок про незавершені справи чи премія від керівництва. Плануйте невеликі заохочення: подивитись фільм увечері після здачі річного звіту, чи з’їздити на пікнік після підготовки квартальної звітності.
Якщо Ви налаштовані працювати на результат — витратить 20 хвилин на організацію найбільш продуктивного розпорядку робочого дня, та за їх допомогою збережіть 2 години, які були б витрачені на пошук документів чи пригадування, що необхідно зробити впродовж дня.
- Трамп, путін і барабани Страдіварі Андріян Фітьо вчора о 21:39
- Судова боротьба за природу: захист озера Московське в Дніпрі Павло Васильєв вчора о 20:45
- Молочні зуби: лікувати чи ні? Помилка, яка може коштувати здоров’я дитини Анастасія Опанасюк вчора о 19:31
- Закон пише долю народження: чия дитина? Світлана Приймак вчора о 15:40
- Чи дійсно нам потрібні трудові мігранти? Дмитро Соболєв вчора о 15:01
- Антикрихкість: Як перетворити життєві виклики на трамплін до успіху Юлія Буневич вчора о 13:12
- Отсрочка без визита в ТЦК: как это возможно в 2025 году? Віра Тарасенко вчора о 12:15
- Фінансові потоки на енергоринку ЄС: як працюють платформи для торгівлі електроенергією Ростислав Никітенко вчора о 11:47
- Чи витримає ваш військовий квиток перевірку цифрової епохи війни? Світлана Приймак 18.03.2025 15:40
- Викрадення суверенітету Валерій Карпунцов 18.03.2025 14:23
- Фінансові санкції США та ЄС: виклики для українських енерготрейдерів Ростислав Никітенко 18.03.2025 13:23
- Екологічні наслідки руйнування Каховської ГЕС: загрози, виклики та шляхи вирішення Олена Криворучкіна 18.03.2025 08:53
- Бізнес-моделі для розвитку та масштабування вашого бізнесу: що сьогодні працює? Сильвія Красонь-Копаніаж 17.03.2025 19:50
- Цивільний позивач, як учасник кримінального провадження Євгенія Тонконожко 17.03.2025 15:29
- Суб’єктність замість паніки Євген Магда 17.03.2025 13:58
-
П’ять висновків із розмови Трампа та Путіна – що пишуть західні медіа
9956
-
Революційна технологія китайського конкурента обвалила акції Tesla
Бізнес 6745
-
Як Трамп допомагає Путіну перетворити Україну на failed state
Думка 3799
-
Ferrexpo попередила про можливі претензії до України
Бізнес 3344
-
Повне фіаско Трампа. Так соромно за США ще не було
Думка 3329