Как работать меньше, но все успевать
Лекарство от прокрастинации.
«На когда это нужно?» – «На вчера!» - такая постановка задачи наверняка знакома каждому. Систематические авралы на работе, постоянное чувство усталости и разбитости от вала незавершенных дел подтачивают силы организма – причем не только психологически, но и на физическом уровне. Самые продвинутые из нас уже прочитали множество книг по организации личного времени, и пытаются упорядочить свой график по принципу квадрата «важное – срочное». Но даже и этот правильный и простой инструмент не всегда помогает. Почему и что делать?
Почему? Ответ на этот вопрос – противное слово «прокрастинация». Только редких из нас не затрагивает этот страшный вирус. Причем он настигает ни в чем не повинного менеджера как при решении сложных и непонятных задач, так и мелких. Осознать это – уже половина успеха. Как развивается болезнь? Например, сотрудник, записав со слов уставшего и раздраженного руководителя что-то про бюджет, стесняется спросить, что, когда, и в каком виде надо сделать. Придя на свое рабочее место, отвлекается на звонок телефона, письмо, вопрос коллеги. Через час вспоминает, что была непонятная задача «бюджет» - и начинаются попытки вспомнить, что же говорил начальник или что делали в прошлом месяце/квартале, не было ли каких-нибудь изменений в форме за этот период… и т.д. В голове сумбур – это верный предвестник того, что надо покурить или попить чаю. Время идет – ничего не делается – напряжение растет. В итоге потеряна куча времени, задача выполнена «на авось», и следующий день мы тратим на переделывание и дорабатывание. Остальные задачи – ждут.
В случае с небольшой задачей часто включается наш «студенческий синдром»: если задачу я могу сделать за 5 минут, то я начну ее делать за 5 минут до срока. Таким образом, мы сами себя подставляем под риски невыполнения сроков.
Что делать?
1. Крупные задачи необходимо делить на мелкие шаги. Таким образом все, что от вас нужно прямо сейчас - определите первый шаг и сделать его. Как разбить задачу на шаги? Если я чего-то не понимаю, то я начинаю рисовать в голове картину, как бы это могло выглядеть в идеале, затем продумываю разницу между тем, что сейчас и затем записываю все мысли о том, что надо сделать в виде мелких задач. Помогает!
2. Выполнение одной задачи должно укладываться в 30 минут. Все, что больше, - надо делить на части. Доказано, что человек может работать с максимальной концентрацией не более 30 минут, дальше следует переключиться или сделать перерыв.
3. Чтобы иметь возможность работать хоть 30 минут подряд, необходимо
отключить все всплывающие подсказки на компьютере и включить беззвучный режим на телефоне. Не брать трубку при входящем звонке (если это не руководитель или другой экстренно важный абонент). Вы заняты! За 30 минут ничего не произойдет – потом сразу перезвоните.
4. Важно то, КАК мы формулируем задачу в ежедневниках! Начните с глагола действия – «проверить», «обновить», «консолидировать» и т.д. Затем укажите объект действия и максимально уточните: «оперативный бюджет на июнь 2016 года по предприятию». В конце - срок: «к 09:00 завтра». Только в такой форме есть шанс выполнить задачу в срок, качественно и быстро!
По сути, эти правила – и есть принципы бережливого производства, только для офисных сотрудников, которые производят документы, мысли и идеи.
Также очень рекомендую посмотреть видео Максима Дорофеева «Джедайская техника 2.0», в котором автор очень доходчиво рассказывает и показывает, как бороться с прокрастинацией, повышать личную эффективность и понижать личный и производственный уровень стресса.
- Legal instruments to combat stalking, based on international experience Руслана Абрамович 17:39
- Спрощення процедур чи посилення контролю? Нове Положення НБУ під час воєнного стану Світлана Приймак 16:35
- Ключові тренди сталого інвестування та ESG для добувної галузі у 2025 році Ксенія Оринчак 14:54
- Як забезпечити стабільність та вигоду на енергоринку України у 2025 роци? Ростислав Никітенко 13:31
- Право на здоров’я та трансплантацію: фундаментальне благо і виклик сучасного суспільства Дмитро Зенкін 13:17
- Як змусити інтер’єр працювати на ваш бренд? Алеся Карнаухова 11:48
- Успіх компанії залежить від ефективності кожного працівника Катерина Мілютенко вчора о 23:55
- Поділу доходів отриманих другим із подружжя від зайняття підприємницькою діяльністю Євген Морозов вчора о 20:34
- Скасування повідомлення про підготовчі роботи: юридичні аспекти Павло Васильєв вчора о 17:22
- Судова практика: сервітут без переговорів – шлях до відмови в позові Світлана Приймак вчора о 16:11
- Доцільність залучення експерта у виконавчому провадженні Дмитро Зенкін вчора о 13:14
- 2025. Рік економічного відновлення, репатріації та інтеграції військових. Чи буде так? Сергій Лабазюк вчора о 11:43
- Розпорядження майном "цивільного подружжя" при поділі спільного сумісного майна Євген Морозов 22.12.2024 20:34
- JIT – концепція, час якої настав Наталія Качан 22.12.2024 19:43
- Оновлення законодавства про захист персональних даних: GDPR в законопроєкті 8153 Анастасія Полтавцева 21.12.2024 18:47
- Україна сировинний придаток, тепер офіційно? 1428
- Когнітивка від Psymetrics – прогнозований бар’єр для Вищого антикорупційного суду 710
- Вчимося та вчимо дітей: мотивація та управління часом 354
- 2025. Рік економічного відновлення, репатріації та інтеграції військових. Чи буде так? 236
- БЕБ, OnlyFans та податкова істерика: хто насправді винен? 139
-
Укренерго дало команду на екстрені відключення світла: причина
оновлено Бізнес 4968
-
"Ми повинні потримати цю штуку ще трохи". Трамп виступив проти заборони TikTok в США
Бізнес 3477
-
"Особливі буряти" Путіна. Як солдати КНДР воюють проти України: ексклюзивні подробиці
3441
-
"Умови сприятливіші за довоєнні". Вартість житла у Києві відповідає десяти рокам оренди
Бізнес 3372
-
П'ятірка найкасовіших різдвяних фільмів в історії: класика святкового кіно
Життя 2647