Как работать меньше, но все успевать
Лекарство от прокрастинации.
«На когда это нужно?» – «На вчера!» - такая постановка задачи наверняка знакома каждому. Систематические авралы на работе, постоянное чувство усталости и разбитости от вала незавершенных дел подтачивают силы организма – причем не только психологически, но и на физическом уровне. Самые продвинутые из нас уже прочитали множество книг по организации личного времени, и пытаются упорядочить свой график по принципу квадрата «важное – срочное». Но даже и этот правильный и простой инструмент не всегда помогает. Почему и что делать?
Почему? Ответ на этот вопрос – противное слово «прокрастинация». Только редких из нас не затрагивает этот страшный вирус. Причем он настигает ни в чем не повинного менеджера как при решении сложных и непонятных задач, так и мелких. Осознать это – уже половина успеха. Как развивается болезнь? Например, сотрудник, записав со слов уставшего и раздраженного руководителя что-то про бюджет, стесняется спросить, что, когда, и в каком виде надо сделать. Придя на свое рабочее место, отвлекается на звонок телефона, письмо, вопрос коллеги. Через час вспоминает, что была непонятная задача «бюджет» - и начинаются попытки вспомнить, что же говорил начальник или что делали в прошлом месяце/квартале, не было ли каких-нибудь изменений в форме за этот период… и т.д. В голове сумбур – это верный предвестник того, что надо покурить или попить чаю. Время идет – ничего не делается – напряжение растет. В итоге потеряна куча времени, задача выполнена «на авось», и следующий день мы тратим на переделывание и дорабатывание. Остальные задачи – ждут.
В случае с небольшой задачей часто включается наш «студенческий синдром»: если задачу я могу сделать за 5 минут, то я начну ее делать за 5 минут до срока. Таким образом, мы сами себя подставляем под риски невыполнения сроков.
Что делать?
1. Крупные задачи необходимо делить на мелкие шаги. Таким образом все, что от вас нужно прямо сейчас - определите первый шаг и сделать его. Как разбить задачу на шаги? Если я чего-то не понимаю, то я начинаю рисовать в голове картину, как бы это могло выглядеть в идеале, затем продумываю разницу между тем, что сейчас и затем записываю все мысли о том, что надо сделать в виде мелких задач. Помогает!
2. Выполнение одной задачи должно укладываться в 30 минут. Все, что больше, - надо делить на части. Доказано, что человек может работать с максимальной концентрацией не более 30 минут, дальше следует переключиться или сделать перерыв.
3. Чтобы иметь возможность работать хоть 30 минут подряд, необходимо
отключить все всплывающие подсказки на компьютере и включить беззвучный режим на телефоне. Не брать трубку при входящем звонке (если это не руководитель или другой экстренно важный абонент). Вы заняты! За 30 минут ничего не произойдет – потом сразу перезвоните.
4. Важно то, КАК мы формулируем задачу в ежедневниках! Начните с глагола действия – «проверить», «обновить», «консолидировать» и т.д. Затем укажите объект действия и максимально уточните: «оперативный бюджет на июнь 2016 года по предприятию». В конце - срок: «к 09:00 завтра». Только в такой форме есть шанс выполнить задачу в срок, качественно и быстро!
По сути, эти правила – и есть принципы бережливого производства, только для офисных сотрудников, которые производят документы, мысли и идеи.
Также очень рекомендую посмотреть видео Максима Дорофеева «Джедайская техника 2.0», в котором автор очень доходчиво рассказывает и показывает, как бороться с прокрастинацией, повышать личную эффективность и понижать личный и производственный уровень стресса.
- Стягнення коштів, які належать особі, яка має заборгованість перед боржником Євген Морозов 10:30
- Справи про адміністративні правопорушення, які розглядають ТЦК і СП Євген Морозов вчора о 12:18
- "Єдиний" спосіб оскарження результатів оцінки в рамках виконавчого провадження Євген Морозов 04.10.2024 12:19
- Wi-Fi у школах: на якому етапі ми зараз і як відбувається облаштування Петро Оленич 04.10.2024 12:07
- Perplexity AI: Коли пошуковик розуміє вас з півслова Олеся Стойко 04.10.2024 07:40
- Як збільшити прибуток через систематизацію бізнес-процесів Жанна Кудрицька 03.10.2024 22:44
- Визначаємо місця проживання дитини під час війни Світлана Приймак 03.10.2024 19:22
- Декілька роздумів щодо "тарифного подвигу" Укрпошти Олег Пендзин 03.10.2024 16:44
- Забезпечення прав людини в умовах війни Дмитро Зенкін 03.10.2024 14:16
- Відключення споживачів від комунальних послуг за борги по ЖКХ Євген Морозов 03.10.2024 12:24
- Я вдома! Як ефективно встановити і захистити особисті кордони Алла Заднепровська 03.10.2024 09:07
- Де знайти додаткові інвестиції: кредит, грант чи інвестор? Костянтин Соловйов 02.10.2024 20:37
- Мобілізація по новому. Особливості призову командирами ВЧ Ігор Калініченко 02.10.2024 17:34
- Зобов`язання ДПС України зареєструвати в ЄРПН податкову накладну Євген Морозов 02.10.2024 12:16
- Бізнес під прицілом: як новітні розвідтехнології стають щитом в умовах війни Ігор Шевцов 02.10.2024 10:21
- Відбір постачальника – це не вся закупівля: ключові ролі в закупівельному процесі 292
- Мобілізація по новому. Особливості призову командирами ВЧ 249
- Відстрочка від мобілізації для студентів іноземних ВНЗ: Покарання невинних за чужі провини 228
- Де знайти додаткові інвестиції: кредит, грант чи інвестор? 120
- Бізнес під прицілом: як новітні розвідтехнології стають щитом в умовах війни 75
-
Названо 10 криптовалют, які найкраще купувати зараз
Фінанси 12785
-
Підконтрольна ГУР компанія заборгувала державі понад 800 млн грн – розслідування
Бізнес 6621
-
Італія звинувачує сім осіб і дві компанії у бракованих деталях для літаків Boeing
Бізнес 5467
-
В Україні сповільнилося зростання реальних зарплат, у НБУ назвали причини
Фінанси 4777
-
Бохо-шик, переосмислене ретро та інші модні тренди із Paris Fashion Week: ФОТО
Життя 4515